基本建设项目档案管理工作手册

-1-前言为提高专兼职档案人员档案检查、指导、培训、审核、整理、编制、移交、验收等工作环节的业务能力，强化各级档案部门和各建设单位(指各工程建设指挥部或工程管理所，下同)对全局大中型建设项目档案管理，实现建设项目档案齐全、准确、系统、安全管理目标，根据国家、铁道部、路局有关建设项目档案编制移交管理办法和规定，借鉴秦沈铁路客运专线建设项目档案专项验收工作经验，特编制沈阳铁路局基本建设项目档案管理工作手册。本手册共分铁路基本建设概念及程序、建设项目档案管理工作流程、档案专项验收工作流程、档案组成保管单位的方法、竣工文件整理方法和案卷质量要求、需要说明的几个问题、国家部局文件等六章，用于档案部门指导全局各工程建设指挥部、各建设工程参建施工单位竣工资料组卷时参考，亦可供全局基层站段科技档案专(兼)职人员学习参考。本手册由局档案史志室负责编写，在编写过程中得到了局有关领导的大力支持，也得到了局建设处、工程建设指挥部、有关施工、监理单位的支持和协助，在此表示衷心感谢。本手册的编写限于时间和编者的水平有限，难免有许多不足之处，敬请读者批评指正。-2-目录第一章铁路基本建设概念及程序………………………..3第二章铁路基本建设项目档案管理工作流程…………..6第三章铁路基本建设项目档案专项验收工作流程…….57第四章铁路基本建设档案组成保管单位的方法……….60第五章竣工文件整理方法和案卷质量要求…………….65第六章需要说明的几个问题…………………………….72第七章国家、部、局相关文件………………………….74-3-第一章铁路基本建设概念及程序一、铁路基本建设概念铁路基本建设指铁路运输企业增加固定资产数量、提高固定资产技术水平、扩大和新增生产能力的建设工作。铁路基本建设项目包括：勘测设计、建筑施工、设备安装。铁路基本建设项目按建设性质划分为：新建、扩建、改造或更新改造、恢复工程项目等。铁路基本建设项目按建设阶段划分为：筹建项目、施工项目、投产项目、竣工项目。铁路基本建设项目按建设规模及投资额划分为：大中型项目和小型项目。二、铁路基本建设程序铁路基本建设程序包括立项决策、设计、工程实施和竣工验收，主要由四个阶段八个步骤组成。（一）四个阶段1、立项决策阶段。依据铁路建设规划，对拟建项目进行预可行性研究，编制项目建议书；根据批准的铁路中长期规划或项目建议书，在初测基础上进行可行性研究，编制可行性研究报告。项目建议书和可行性研究报告按国家规定报批。工程简易的建设项目，可直接进行可行性研究，编制可行性研究报告。2、设计阶段。根据批准的可行性研究报告，在定测基础上开展初步设计。初步设计经审查批准后，开展施工图设计。工程简易的建设项目，可根据批准的可行性研究报告，直接进行施工图设计。-4-3、工程实施阶段。在初步设计文件审查批准后，组织工程招标投标、编制开工报告。开工报告批准后，依据批准的建设规模、技术标准、建设工期和投资，按照施工图和施工组织设计文件组织建设。4、竣工验收阶段。按批准的设计文件全部竣工或分期、分段完成后，组织竣工验收，办理资产移交。（二）八个步骤1、根据国民经济发展长远规划和铁路建设布局，进行可行性研究，编制项目建议书上报国家发展和改革委员会审批。2、根据批准的项目建议书进行可行性研究，编制计划任务书（设计任务书）上报国家发展和改革委员会审批。3、三阶段设计：根据批准的设计任务书进行初步设计，由铁道部鉴定，根据鉴定的初步设计意见进行技术设计，再由铁道部鉴定。最后，根据鉴定的技术设计意见编制施工图。二阶段设计，根据批准的设计任务书进行初步设计，由铁道部鉴定。根据鉴定的初步设计意见编制施工图。4、进行建设准备，安排投资计划。5、施工准备和设备订货。6、组织施工。7、进行生产准备。8、竣工验收，交付生产。铁路基本建设程序见下图。-5--6-第二章铁路基本建设项目档案管理工作流程建立和实施铁路基本建设项目档案管理工作流程，是保证基本建设项目档案完整、准确、系统、安全管理的重要措施。各级档案部门和工程建设单位、施工单位、监理单位都要认真落实。依据基本建设程序，铁路基本建设项目档案管理工作流程如下：一、立项决策阶段档案管理工作(一)、立项阶段建设工作流程建设单位根据承担的生产任务和本单位远景发展的需要，提出工程建设的请求，经过批准方可开始工程建设，它是整个工程建设的依据，相应地产生工程建设的申请报告和批准文件。建设单位提出设计委托书，设计单位着手做设计前的准备工作，收集原始基础资料，这是工程设计的基础，即设计前期阶段。(二)、立项阶段产生的科技资料建设的申请报告和批准文件。主要包括：项目建议书及批复；可行性研究报告；项目评估报告；环境预测、调查报告；设计任务书、计划任务书。(三)、建设单位立项阶段档案管理工作流程负责收集、编制、移交工程立项决策阶段文件。1、可行性研究资料1.1.项目建议书及批复；1.2.可行性研究报告、附件及审批意见；1.3.关于立项有关的会议纪要、领导讲话；1.4.专家建议文件；1.5.项目评估报告；-7-1.6.环境预测、调查报告；1.7.设计任务书、计划任务书。编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将立项决策文件按问题单独整理并组卷，形成项目前期立项决策阶段档案，经档案专项验收合格后，按规定时限向路局档案史志室办理移交。(四)、档案部门立项阶段接收档案工作流程负责审查、确认、接收归档立项文件。1.路局档案史志室负责科技档案专职人员对该项目工程进行日常档案管理工作检查指导期间,必须过问查看该项目工程指挥部收集立项文件是否齐全、完整、准确，是否保存安全，发现问题及时提出并要求建设单位处理解决；2.指导培训建设单位档案（或内业资料）专兼职人员整理方法；3.在档案专项验收和与建设单位办理竣工文件综合卷移交过程中，认真审查立项文件齐全、完整、准确状态，重点查看是否原件，如为复印件需询问原件归属，并在卷内备考表中说明；4.接收内容与建设单位移交内容一致，并办理移交手续（各一份存档备查）；5.完成整理、归档工作。二、设计阶段档案管理工作(一)、设计阶段建设工作流程设计单位根据批准的可行性研究报告，在定测基础上开展初步设计。初步设计经审查批准后，开展施工图设计。工程简易的建设项目，可根据批准的可行性研究报告，直接进行施工图设计。(二)、设计阶段产生的科技资料-8-设计基础材料包括：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单或通知书、地形测量和拨地测量成果报告。设计文件包括：申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、施工图及说明、设计计算书、审定设计方案通知书及审查意见、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。(三)、建设单位设计阶段档案管理工作流程负责收集、保存、编制、移交工程设计阶段文件。1、勘查测绘资料1.1.工程地质勘察报告；1.2.水文地质勘察报告；1.3.自然条件、地震调查报告；1.4.建设用地钉桩通知单或通知书；1.5.地形测量和拨地测量成果报告；编制份数：1份。移交路局档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将勘查测绘资料按问题单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。2、设计资料2.1.申报的规划设计条件及通知书；2.2.有关部门的审批、审查意见；2.3.初步设计及说明；2.4.技术设计及说明;2.5.施工图设计及说明;-9-编制份数：1份。移交路局档案档案史志室1份正本。移交说明：在编制项目竣工文件综合卷时，将设计资料按阶段单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。(四)、档案部门设计阶段档案接收工作流程负责审查确认接收设计阶段文件。1.路局档案史志室负责科技档案专职人员对该项目工程进行日常档案管理工作检查指导期间,必须过问查看该项目工程指挥部收集设计文件是否齐全、完整、准确，是否保存安全，发现问题及时提出并要求建设单位处理解决；2.指导培训建设单位档案（或内业资料）专兼职人员整理方法；3.在对项目进行档案专项验收和与建设单位办理施工设计文件案卷移交过程中，认真审查设计文件齐全、完整、准确状态，重点查看是否原件，如是复印件需向办理移交人员询问原件归处，并在卷内备考表中说明；4.接收内容与建设单位移交内容一致，并办理移交手续（各一份存档备查）；5.完成整理、归档工作。三、工程实施阶段档案管理工作(一)、实施阶段建设工作流程建设单位在初步设计文件审查批准后，组织工程招标投标、编制开工报告。施工单位在开工报告批准后，依据批准的建设规模、技术标准、建设工期和投资，按照施工图和施工组织设计文件组织建设。由于铁道部实施《铁路基本建设工程承发包制度》（铁道部-10-合同办法规定——铁基字[1981]1116号），设计单位和施工单位，实行总包负责制。建设单位将各项的全部勘测设计任务交由一个勘测设计单位总包；将全部项目的工程施工任务交由一个施工单位总包。签订合同的各方应分工负责，按照铁道部合同办法规定：建设单位应负责下列工作：根据铁路基本建设长期计划与年度计划的安排，按照国家有关规定，正确掌握管理建设投资；按合同规定时间向勘测设计单位提供批准的计划（设计）任务书；按合同规定的时间向施工单位提供批准的初步设计、总概算（或修正总概算）、主要材料、设备清单和施工设计等；根据勘测设计单位提供的协议文件，办理施工界内征购用地、拆迁补偿等工作。必要时，可全部或部分委托施工单位办理；按批准的设计文件与基本建设计划，办理成套设备和非标设备的申请、订购、委托加工，并按合同规定时间交由施工单位保管、安装。必要时，可委托施工单位办理；及时向建设银行提供拨款依据，并按期办理验工计价，拨款和结算；对工程质量和进度进行技术监察，组织或参加竣工验收交接工作。勘测设计单位应负责下列工作：根据批准的计划（设计）任务书和设计标准、设计规范等正确进行勘测设计；按合同规定时间向建设单位提供批准的初步设计、总概算（或修正总概算）、主要材料、设备清单和施工设计；与县以上人民政府和有关部门办理施工界内用地、拆迁、接用正式投产所需水、电、道路等许可协议，并连同有关图纸资料提交建设单位；向建设单位和施工单位进行设计技术交底和施工设计的现场交桩；对大中型或指定的重点建设项目派驻工地代表，配合施工，负责联系解决设计中的问题，并参加试运转考核；参加竣工验收交接工作。-11-施工单位应负责下列工作：根据建设工期的要求，编制实施性施工组织设计或施工方案；接受建设单位的委托，办理征购用地、拆迁补偿，通接水、电、道路等工作；按照批准的设计文件及基本建设计划，提出材料、设备明细计划，直接与物资供应单位办理材料、设备的申请、订购、供运、检验和管理工作；接受建设单位的委托，办理成套设备与非标设备的申请、订购、委托加工等工作；严格按照施工图纸、施工技术规程正确进行施工，确保工程质量和工期；按合同规定的期限，提出完整的竣工文件和验收交接资料，如期交付使用。(二)、实施阶段产生的科技资料建设过程全部竣工文件（包括：开、竣工报告及批复；工程技术总结；各项施工原始记录和工程日志；主要机械设备技术证书、使用说明书；工程质量等级核验意见或结论；竣工决算附表一—四；竣工验收证书或验收交接记录表；与建设项目有关的文件、电报、协议、合同、会议记录等资料；工程检查证；竣工图及建交表）。各专业竣工文件（包括：线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、机务、车辆、给水排水、通信、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地，动车组运用后产生的动车组专业文件）。各类招投标文件（包括：勘察设计招投标、施工招投标、工程监理招投标、物资采购招投标）。监理文件（包括：监理规划、监理月报、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质材料、监理合同、监理工作总结）。财务文件（包括：财物凭证、报表、帐簿、决算）。声像档案（包括：工程照片、录音录像材料、电子档案）。(三)、建设单位实施阶段档案管理工作流程-12-