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企业知识产权管理内审员培训GB/T29490—2013内部资料版权所有敬请保密知识产权管理体系审核要点交流DIRECTORY——知识产权管理体系内部审核——知识产权管理体系管理评审——知识产权管理体系审核主要内容——知识产权管理体系内部审核——在建立知识产权管理体系之前，企业业已存在自身管理体系；（知识产权管理体系不是一个完全独立的管理架构，是需要依附在企业现有管理体系之上的）——并不是将原有的管理手段、制度、组织机构等彻底推翻，而是应用管理体系标准的框架模式重新构造、安排、组合和完善组织现有的管理体系；——充分利用现有管理体系基础，增强体系运行的有效性、可行性，降低企业知识产权管理体系运行成本，提高运行效率。（包括策划、文件形成、记录形成等）如：文件审批流程及表单、专利申请及审批流程及表单等都可遵循现有建立管理体系的正确思路？——准确理解标准要求——整理公司现行有效的管理制度文件——编制适宜与本公司操作的体系文件、程序文件、记录表单等，一个文件可以包含多个程序，一个程序可以包含在多个文件中（充分结合现有文件体系，尽可能与现有体系进行融合，如果条件允许可以考虑将公司管理体系做全面融合形成一套体系文件，覆盖多个管理体系）——战略导向——领导重视——全员参与建立管理体系正确的运作方式？•体系审核——是从不同层面对体系运行的适宜性、有效性进行评价，进而完善和提高组织的管理绩效，形成ＰＤＣＡ循环（大、小）。•只提要求——以符合标准要求为准（基本要求）•不固定方法——结合企业实际进行策划（适宜、有效的才是最合理的）管理体系特点？术语和定义——审核准则：•一组方针、程序和要求•要求，如：法律法规、GB/T29490-2013、知识产权管理体系文件、其他要求。——审核证据：•与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息•审核证据可以定性的或者定量的术语和定义——审核发现•将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。•符合与不符合；合规与不合规——审核结论•审核组考虑审核目的和所有审核发现后得出的审核结果内部审核有时称为第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。可以由内部或外部审核员承担审核。内审标准内容应编制形成文件的程序，确保定期对知识产权管理体系进行内部审核，满足本标准的要求。•《内部审核控制程序》内审的目的和依据目的满足知识产权管理体系运行和改进的需要为了顺利通过第二方和第三方审核确保知识产权管理体系的持续满足有效性、适宜性作为一种知识产权管理手段，及时发现问题，采取措施加以改进。依据GB/T29490—2013《企业知识产权管理规范》组织知识产权管理体系文件相关法律法规要求内审的时机和频次内审的频次：GB/T29490—2013并没有明确规定，只是要求企业应按照策划的时间间隔进行即可，通常多常时间进行一次内审由企业自己进行策划，内部审核在一年期间内（不超过12个月）不少于一次。其审核范围覆盖公司《知识产权管理手册》的全部要素。根据知识产权管理体系变化情况及近期结果等情况可适当增加某些要素或区域的审核频次。通常情况，企业以一年进行一次或两次比较适宜。内审的时机和频次内审按照审核的时间分为例行性审核和特殊审核（临时审核）例行性审核—按照策划的时间间隔进行的审核特殊审核—针对突发性事件临时增加的审核。内审的时机：一般，当出现以下情况时，组织可以考虑增加内审：（1）发生了严重知识产权问题或侵权投诉；（2）本公司组织机构、知识产权方针和目标、产品工艺有重大改变；（3）知识产权管理体系初建、有重大改变或将进行第二方、第三方审核；（4）法律、法规及其他外部要求的变更；（5）在证书到期换证前。﹕管理体系审核的分类依据审核范围分类——全部审核:全过程、全要素、全部门——部分审核：部分依据管理体系策划特点分类——单独型审核：知识产权、质量、环境、职业健康安全管理体系分别进行审核，称为“单独审核”。——结合型审核：当知识产权管理体系、质量、环境管理体系和或职业健康安全管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。内审工作流程内审准备审核实施•组建审核组，任命审核组长•收集相关信息例：如翻阅受审部门体系文件（文件评审）、确定审核目的、范围、依据等•编制审核计划和审核检查表•首次会议•现场审核，搜集证据（记录审核记录、开不符合报告）•末次会议（报告审核情况、宣布审核结论）内审工作流程内审报告编制内审不符合跟踪及验证内审报告内容：•审核目的、范围、依据、时间•审核组组成•审核情况分析综述•审核结论•附录•备注（必要时）•分发范围一般情况下由内审员或组进行跟踪验证：验证包括纠正和纠正措施的效果不符合事实、原因、纠正措施三者是否相互对照内审工作流程年度内审计划编制——说明•年度内审计划一般适用于一年计划做两次或以上内审时才编制，若计划做一次审核，则直接编制内审计划即可。•年度内审计划一般情况下根据上年度审核结果由管理者代表于上年年底或本年年初编制，最高管理者批准后实施。•年度内审计划每次可以进行全面审核，也可以分次进行抽样审核，一般情况下全年的审核要能覆盖所有区域和GB/T29490—2013所有过程。——年度内审计划应包括以下内容：•审核目的•审核依据•审核策划（审核时间、范围、审核组、审核日程）内审工作流程审核目的：确定公司知识产权管理体系是否得到有效实施和保持，同时为了顺利通过本年度监督审核做准备审核依据：GB/T29490—2013、公司知识产权管理体系文件、相关法律法规要求审核策划第一次审核范围：最高管理者/管理者代表、人力资源部、研发部、知识产权部以及与其相关的GB/T29490—2013过程审核时间：审核组：组长：组员：审核日程：具体见届时《内审计划》第二次审核范围：营销部、生产部、采购部、设备管理部（也可以根据第一次内审情况将运行比较薄弱部门加入进来）审核时间：审核组：组长：组员：审核日程：具体见届时《内审计划》备注年度内审计划（范例参考）编制/日期：批准/日期：内审工作流程内审说明：1.审核时可以组织规模大小进行分组审核例如可以将内审员分为几个小组，并每个小组任命一个小组组长。2.审核范围可以覆盖所有区域和所有要求，也可以根据实际情况进行抽样，例如抽几个部门审核或几个过程进行审核。3.对审核员进行调配和分工时，注意审核员不能审核自己的工作，如果内审员不够确实需要外聘需签订保密协议。4.审核时间的长短可以根据组织的规模大小和过程复杂程度来确定，对于每个部门审核时间策划长短可以根据该部门业务范围大小和过程复杂程度来确定，应提前通知受审部门。5.审核目的不必局限于上述，可以根据实际情况来确定，如外审前进行内审，则“目的即为了迎接外审，顺利通过外审。”6.一个审核组最好以2到3个人，最好不要超过3个人，但也最好不要低于2个人，因为一个人提问，一个人记录。内审工作流程审核计划应包括以下内容：审核目的审核范围审核依据审核时间审核组审核日程安排（包括日期、具体时间、受审部门及审核要素）内审工作流程内审目的：确定知识产权管理体系的符合性和有效性，并寻找持续改进的机会内审范围：公司知识产权管理体系覆盖的所有区域和GB/T29490—2013所有过程内审依据：GB/T29490—2013、公司知识产权管理体系文件以及相关法律法规要求内审时间：2002年8月18日—20日为期三天内审组：组长：康熙组员：刘庸和珅纪晓岚内审日程受审部门及要素日期及时间进度5月18日08：30—09：00首次会议09：00—10：00最高管理者及管理者代表：10：00—12：00人力资源部：12：00—14：00中午休息14：00—17：30生产部：内审计划（范例参考）内审工作流程检查表的编制：——对照GB/T29490—2013以及公司知识产权管理体系文件（手册、程序）。——结合收集的信息如审查受审部门的体系文件以及与受审部门的相关人员交谈等选择典型的问题。——抽样应具有代表性，所以确定了受审部门时，要考虑该部门的主要职能以及相关职能，以主要职能为主，相关职能为辅，确保审核内容能覆盖其所有相关活动。——按部门编制的检查表要考虑涉及的所有过程（包括直接相关的过程和间接相关的过程）；按过程编制的检查表要考虑涉及的所有部门（包括主要职能部门和相关配合职能部门）。——审核内容不能偏离受审区域/部门，要能在受审部门找到证据。——如果以过程为主编制检查表，从而评价过程的有效性时，应尊从过程的识别和确定—职责和权限—输入输出以及实现程序—有效性等流程来进行审核评价过程的有效性•内审检查表分类1.按照部门进行编制受审部门审核员审核时间审核地点相关过程标准要求审核内容及方法记录评价编制/日期批准/日期备注：A—符合；B—观察项；C一般不符合；D—严重不符合内审工作流程2.按照过程进行编制审核员审核时间审核地点办公室审核过程相关部门生管部、品管部、生产部、设备管理部部门审核内容及方法记录评价编制/日期批准/日期备注：A—符合；B—观察项；C—一般不符合；D—严重不符合内审工作流程内审检查表实例（参考）受审部门最高管理者/管理者代表审核员刘庸和珅审核地点会议室审核时间2015-05-18审核过程4.1/4.2.1/4.2.3标准要求审核内容及方法记录评价4.1总要求请问我公司知识产权管理体系都包括那些过程（现场交谈）请问如何确保这些过程实现策划结果的能力？（现场交谈）？请问当这些过程的结果未达到策划的结果时如何处理（现场交谈）？4.2.1文件要求请问我公司知识产权管理体系都有那些文件（现场交谈）？4.2.3手册请问我公司知识产权手册都包括那些内容？（查看手册）请问我公司知识产权管理体系对标准条款的删减是否在知识产权手册中进行详细说明（查看手册）？内审工作流程内审工作流程首次会议•由审核组长主持•与会者需要签到•审核组长向与会者介绍本次内审目的、范围、依据时间及日程、审核组•请受审部门在整个审核工作过程中给予支持与配合•介绍不符合项的分类准则内审工作流程现场审核——方式：•交谈•查阅文件•现场检查•收集证据（将体系运行效果及不符合项详细记录在检查表中，并请被审核方确认。）——内部会议：组长需每日召开内部会议，全面了解内审情况，对不符合事实进行核对，形成《不符合报告》。内审工作流程现场审核——审核组会议：审核组长主持审核组会议，主要内容有：（1）听取审核组成员关于审核进度、审核情况及审核中发现的不合格事项的汇报；（2）协调进度，解决组员提出的问题；（3）讨论发现的不合格项，作出评价与判定。——审核报告。现场审核后，审核组长完成《内部管理体系审核报告》，交管理者代表审核，最高管理者批准后下发。内审工作流程末次会议•由审核组长主持•与会者签到•审核组长重申本次审核目的、范围、依据、时间以及审核组组成•各审核员报告各自的审核发现—不符合报告•审核组长总结分析报告本次审核情况，宣布审核结论•感谢各受审部门给予的大力支持与配合，使本次审核顺利圆满完成•必要时与各受审部门讨论本次审核情况，交换意见内审工作流程不符合报告应包括如下内容：a.受审部门及负责人姓名b.审核员姓名c.审核依据d.不符合事实描述应力求具体（明确4W1Hwhat、who、where、when使受审方一目了然,对于who一般不写明，因为审核对事不对人），具有可追溯性e.不符合判定（违背标准还是文件应力求确切，遵循就近不就远、就小不就大的原则）包括不符合类型/性质判定（严重/一般）f.原因分析(why)g.纠正措施及预计完成日期（采取的纠正措施要与确定原因相对照）h.措施效果验证内审工作流程生产部审核时间2014-08-18审核员张三、王五、赵四审核依据GB/T29490—2013不合格事实：生产现场察看发现，挂放的文件生产过程控制程序没有任何的受控标识审核员：王五受审部门：李二不符合GB/T29490—2013标准4.2.2相关文件:文件控制程序编号：QP-01版本/状态：A/0不合格类别：