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档案管理：公司资料档案由收集整理归档更新销毁的全过程一．公司的档案范围1．公司行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。2．公司管理档案。包括公司经营计划、各种指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3．公司会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。4．公司业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、单据等。5．公司声像档案。包括照片、录音、录像档案等。二、公司档案管理体制1．公司档案管理机构：人事行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。2．公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全。档案管理流程收文管理公司统一签收政府部门及公司业务相关企业往来文件，并根据规定和要求进行办理及办理完毕后对文件进行立卷归档的全过程。政府部门及业务相关企业往来文件人事行政部文件管理员签收文件、登记相关职能部门相关职能部门人事行政总监审阅总经理、董事长批阅重要文件传阅、承办人事行政部文件管理员反馈结果催办结果文件注结文件归档普通文件董事长、总经理审批移交相关部门予以配合档案销毁公司各部门档案、档案人事行政部资料管理员档案移交登记收集档案鉴定、整理分类档案装订、归档保存申请档案销毁人事行政总监审核档案更新普通档案重要档案发文管理：公司发文包括对内及对外发文，公司发文指公司各部门文件由草拟到会签到发送的全过程。附表：1.《文件汇签表》2.《文件打印、盖章、发送审批表》3.《合同汇签表》各部门草拟文件、合同或函件根据文件类别填表:《文件汇签表》或《合同汇签表》或《文件打印、盖章、发送审批表》向人事行政部文件管理员申请文件编号或函号（机密文件由专人报送）重要文件、合同、函件部门总监审核律师审核给予意见对外发文及对内发布周知的文件、各部门联合办理的文件人事行政部、财务部、副总经理、总经理复核董事长签发承办部门申请盖章、用章登记、呈送承办部门盖章、发布、文件发放签收对外发文对内发文承办部门将电子文件和文件正本整理好交接给人事行政部文件管理员存档；文件复印件留承办部门归档1.文件汇签表部门文件编号律师审核意见部门负责人人事行政部财务部副总经理总经理董事长审核意见公司文件汇签表文件名称签名：日期：2．文件打印、盖章、发送审批表楼盘名称：文件名称：文件等级：文件类型：是否需要对方确认回函部门经理（项目总监）意见：副总经理意见：总经理意见：董事长意见：计划事项时间：年月日需对方签字确认□需对方盖章确认□需对方盖章回函□文件撰写人/盖章申请人：年月日年月日年月日文件内容：盖章:(公章□合同章□业务专用章□)打印□发送□其它□＿＿＿＿＿人事行政部用章确认XX集团文件盖章、发送审批表编号/函号：3．合同汇签表合同名称甲方乙方部门负责人签名：日期：人事行政部签名：日期：财务部签名：日期：副总经理签名：日期：总经理签名：日期：董事长签名：日期：总经理办公室人事行政部合同存档签收合同汇签表XX有限公司总经办/年月日合同审核意见合同签约情况文件盖章审批流程：公司各部门文件需申请加盖公司印章，由申请到逐级批复及文件盖章的全过程。文件打印、盖章、发送审批表楼盘名称：文件名称：文件等级：文件类型：是否需要对方确认回函部门经理（项目总监）意见：副总经理意见：总经理意见：董事长意见：计划事项时间：年月日需对方签字确认□需对方盖章确认□需对方盖章回函□文件撰写人/盖章申请人：年月日年月日年月日文件内容：盖章:(公章□合同章□业务专用章□)打印□发送□其它□＿＿＿＿＿人事行政部用章确认xx集团文件盖章、发送审批表编号/函号：根据需盖章文件内容填写《辉煌集团文件打印、盖章、发送审批表》直属部门领导签批副总经理签批人事行政总监签批总经理、董事长签批普通文件重要文件将《XX集团文件打印、盖章、发送审批表》交与公司印章管理员，盖章登记，文件予以盖章发送印章出借流程：公司各级职能部门因业务需要，出借公司印章外出办事的需办理的相关事宜的流程。印章出借申请表：申请部门申请人申请日期归还日期印章类型董事长意见部门领导意见人事行政部意见印章借出申请表公章□合同章□业务专用章□其它□___________借出理由申请人填写《印章出借申请表》部门负责人签批人事行政部签批董事长签批公司印章管理员处登记，领取印章印章借出归还印章，印章管理员检查印章完好性使用完毕印章存档