中华人民共和国国家标准文书档案案卷格式

1ICS01.140.20A14中华人民共和国国家标准GB/TXXXX—2008代替GB/T9705—88文书档案案卷格式Thefilingformsofadministrativerecords2008--发布2008--实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布2目次前言1范围2术语和定义3案卷卷皮格式3.1硬卷皮格式3.1.13.1.23.1.33.1.4卷脊项目3.23.2.13.2.23.2.33.2.4软卷皮封三项目3.33.3.1卷盒外形尺寸3.3.23.44.卷内文件目录格式4.1目录用纸幅面尺寸4.24.3卷内文件目录项目4.4卷内文件目录填写方法5.卷内备考表格式5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸5.2卷内备考表项目5.36.案卷各部分的排列格式7.文书档案案卷格式监制附录A（规范性附录）硬卷皮外形尺寸附录B（规范性附录）硬卷皮封面项目附录C（规范性附录）硬卷皮卷脊项目附录D（规范性附录）软卷皮封面项目附录E（规范性附录）软卷皮封二项目附录F（规范性附录）卷盒格式图F.1卷盒外形尺寸图F.2卷盒打开形态图F.3卷盒关闭形态附录G（规范性附录）卷盒卷脊格式附录H（规范性附录）卷内文件目录格式附录I（规范性附录）档号章格式附录J（规范性附录）卷内备考表格式3前言本标准从实施之日起代替GB/T9705—88。本标准与GB/T9705—88相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2000进行了修改；——增加了目次和前言；——修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；——增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目；——调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局、厦门市档案局。本标准主要起草人：曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。本标准于1988年9月5日首次发布，2008年X月第一次修订。4文书档案案卷格式1范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.1文书档案administrativearchives反映党务、行政管理等活动的档案。3文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。3.1硬卷皮格式3.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。3.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。3.1.3封面项目的填写方法3.1.3.1全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。3.1.3.2类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并5应保持分类体系的稳定性。3.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。3.1.4卷脊项目卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。3.2软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。3.2.1软卷皮外形尺寸软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为310mm×220mm的规格（见附录D）。3.2.2软卷皮封面项目软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见附录D）。3.2.3软卷皮封二项目软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录E）。软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。3.2.4软卷皮封三项目软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见附录J）。软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。3.3卷盒格式3.3.1卷盒外形尺寸采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F图F.1、图F.2、图F.3）。63.3.2卷盒封面和卷脊格式卷盒封面为空白面。卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮革是。各项目具体位置、尺寸（见附录G）3.4填写要求填写案卷封面及卷脊时一律使用碳素墨水或蓝黑墨水字迹材料，字迹要求工整。4.卷内文件目录格式4.1目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。4.2页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm（见附录H）4.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录H）。4.4卷内文件目录填写方法4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。机关团体责任者一般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，两个责任者之间的间隔用“；”。4.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。4.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。4.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录7I）。4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。5.卷内备考表格式5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录（见附录J）。5.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸（见附录J）。5.3卷内备考表填写方法5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。5.3.2立卷人：由责任立卷者签名。5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。5.3.4立卷时间：立卷完成的日期。6案卷各部分的排列格式6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)—文件—封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。7.7.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。7.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。8附录A（规范性附录）硬卷皮外形尺寸220404022070±d70+d310dddd单位：mm比例：1:2d=10=15=209附录B（规范性附录）硬卷皮封面项目(全宗名称)(类目名称)(案卷题名)自年月至年月保管期限本卷共件页归档号粗黑线2mm202025253333402202516161616153001全宗号目录号案卷号4035351单位：mm比例：1:210附录C（规范性附录）硬卷皮卷脊项目9045300135180235300粗黑线2mm全宗号目录号年度案卷号d粗黑线2mm22归档号280单位：mm比例：1:2d=10=15=2011附录D（规范性附录）软卷皮封面项目(全宗名称)(类目名称)(案卷题名)自年月至年月保管期限本卷共件页归档号粗黑线2mm202025253030452516161616153101全宗号目录号案卷号2540401单位：mm比例：1:212附录E（规范性附录）软卷皮封二项目21015251515151529736151520201018卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注单位：mm比例：1:213附录F（规范性附录）卷盒格式图F.1卷盒外形尺寸布绳布绳2202205050503104425016布绳布绳单位：mm比例：1:214图F.2卷盒打开形态15图F.3卷盒关闭形态16附录G（规范性附录）卷盒卷脊格式d190170300210230310（全宗名称）起至卷号年度目录号20粗黑线2mm单位：mm比例：1:2d=50=40=3017附录H（规范性附录）卷内文件目录格式25151515151529736151520201018卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注15210单位：mm比例：1:218附录I（规范性附录）档号章格式全宗号年度室编件号*机构或问题保管期限馆编件号注：标有“*”号的为选择项。3×15168单位：mm比例：1:119附录J（规范性附录）卷内备考表格式202515卷内备考表本卷情况说明3021015297361060立卷人检查人立卷时间60101010单位：mm比例：1:2