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战略管理高效领导四角色基业常青国际金融时尚品牌国际商务英语高效能人士的7个习惯经理人十项管理技能训练非财务经理的财务管理非人力资源经理的人力资源管理危机管理从优秀到卓越MBA工商管理课程计划性轮岗训练决策管理变革管理战略成本与控制团队管理会议管理招聘面试技巧新任主管管理技能IS09000ISO140016sigma预算与成本的控制员工职业生涯规划员工激励艺术与技巧业绩考核及面谈技巧跨文化交流企业品牌创立总裁课程董事课程办公软件操作商务礼仪有效沟通经济法、合同法创新意识服务意识演讲技能会务管理第五项修炼工作压力与变化管理团队配合时间管理总裁国际经营者人才发展经营者发展在职经理——在实践中学习——系统性理论知识学习新上任经理——新经理成长培训员工——核心能力课程如何成为会务通？一、学习目标二、会议管理概述•会前筹备•会中服务•会后落实•应急处理三、会务操办流程目录Contents分享时间：80分钟互动时间：25分钟休息时间：15分钟120分钟一、学习目标目录Contents一、学习目标学会拟定会议策划方案了解、掌握会务工作的各个流程及要点掌握会议管理中的文书工作能够应对会议管理中的突发事项•会议的要素•会议的类型•会务的要素二、会议管理概述目录Contents二、会议管理概述1、会议要素主体•名称•时间•地点•与会人员•会议方式内容•指导思想•议题•目的•任务•作用程序•会前•会中•会后成本•预算经费•成本•会议硬件•会议服务二、会议管理概述1、好的会议要素目标清晰议程合理流程规范准备充分准备充分二、会议管理概述2、会议类型规模大型（100人以上）中型（30-100人）小型（30人以下）性质决策性商洽会谈培训讲座纪念庆祝综合类时间定期不定期方式面谈类视频会议电话会议二、会议管理概述2、三川能源会议常见类型年会•春节前•大型•综合类董事会•定期•不定期•工作汇报•电话会议商务考查•不定期•对外•宣传推广经营例会•定期•月度例行日常会议•不定期•工作协调•专题研讨•电话会议会务工作难度二、会议管理概述3、会务工作的要素细心耐心精心二、会议管理概述3、会务工作的要素•周到、细致、严密•好记心不如烂笔头细心•不急不燥•胸有成竹耐心•专业、专注•准备充分精心•会前筹备•会中服务•会后落实•应急处理三、会务操办流程目录Contents会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作、会前筹备确定会议主题、议题确定会议名称确定会议规格确定会议时间、会期明确会议组织机构负责人分工确定参会人员名单选择会议地点安排会议议程、日程确定会议预算会议特殊工具及设备会议通知准备会议材料安排住行食布置会场会场检查、会前筹备会议的目的本公司的实际情况会议成本及产出1.1确定会议主题及议题、会前筹备主会方单位名称内容会议类型会议名称1.2确定会议名称1.3确定会议规格、规模会议规模：大、中、小型会议规格：高、中、一般、会前筹备参会人员是否能出席会议内容是否能讨论完成季节、天气、交通因素（如旅行淡旺季、学生假期、汛期？）工作时段及特点（财务结算、休假）1.4确定会议时间、会期、会前筹备1.4确定会议组织机构主办方承办方合作供应商、会前筹备1.5确定会议组织机构会务组接待组礼仪迎宾会场服务交通车队秘书后勤组文书设备道具宣传组摄影、摄像后期报导安全保卫节目组或活动组、会前筹备1.6确定会议组织机构人员分工总负责人会务负责人接待人（对来宾）财务负责人主持人对内交通食宿会场资料、会前筹备1.7确定参会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。如参会人员可选派，按如下原则问自己？•他来参加会议能带来什么？•他不参加会议会出现什么问题？•名单中可来可不来的人不要来。成本与效率•他对我们的核心业务有什么影响？•宁拉一群人、不拉一个人，不能厚此薄彼关系协调、会前筹备1.8选择会议地点•交通是否方便？•季节气候和环境是否满足要求？•会议类型？会议室是否满足要求？•主办方目标及参会人员意愿？规格、内容•消费水平？•预算成本？•附加价值？总体效率？成本及效率要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。、会前筹备1.9会议议程及日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。议程日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。要讨论什么？得到什么重要结果？什么时候讨论、讨论多少时间？会期几天？、会前筹备1.9会议议程及日程30分钟=可以忍耐60分钟=开始烦躁不安90分钟=开始头晕脑涨（需要休息，去洗手间，茶歇等）议程日程先考查还是先开会？是否会后安排旅游或其他项目？安排在周几适合？、会前筹备1.10会议预算投入成本产出效益•谁出钱？•能出多少钱？是否超预算？•是否需要提前申请预算？主办方•为达到开会的目的，需要最少投入多少？什么档次？宣传要求？规格•固定成本：会议室、设备、讲师•可变成本：单个人员的交通食宿、如何分摊、列支？人数、会前筹备1.11会议特殊工具及设备设计展版、奖杯、特殊仪器、旅行车、专业音响、摄影、照明器材等是否需要提前预定？1.12会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题、温馨提示及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。通知怎么发？发给谁？通知的目的？、会前筹备1.13准备会议材料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。会议材料日程及会务日程表、通讯录地图、指南、手册参会证（台签）议题材料报告材料、会前筹备1.13准备会议材料注意事项：收集时限经办人催收装订校验、排版编码、封面要求成册规格分发集中放置分发方式？、会前筹备1.14安排住行食1、会议规格、地点、回执。2、房间：各种房型（套间、商务间、标间、单间）、楼层要求、客人特别要求、早餐地点、康乐设施、网络、电话、电视要求至会议室路线等。房间安排时不能厚此薄彼。3、预留房间及随行人员安排。4、房间计划表（方便联系）。5、酒店水牌及布标准备。原则：卫生、舒适、安全。住1、用餐人数及规格。2、来宾饮食禁忌及爱好。3、正餐、茶憩及水果小食。原则：卫生、安全、有特色食预算1、异地、酒店、会议室、活动地点往返交通---合理安排路线2、车辆选择、驾驶员、陪同安排，行李放置。车辆安排。3、接站牌、时间表。原则：安全、便捷、线路合理行、会前筹备1.15布置会场—1）会议室会桌安排圆桌式：无主次之分、与用餐座位安排相同长方型、U型•中小型会议课桌式•培训•大型工作会议：主席台和来宾席、会前筹备1.15布置会场—2）会议室座位安排案例1：董事会，参加人13人•圆桌•长方型桌案例2：高层谈判会，参加人10人，有PPT•长方型桌•课桌、会前筹备1.15布置会场座位安排—课后思考用餐座位安排乘车座位安排“主左客右”、会前筹备签字仪式的座位安排客方人员主方人员客方助签人主方助签人客方主签人主方主签人文本文本吸墨水器吸墨水器小国旗笔笔大门、会前筹备1.15布置会场—3）会议室布置环境布置会标、背景板席台、桌牌鲜花、装饰展架、条幅灯光、电源座椅地毯设备道具纸笔、笔记本白板投影仪摄影摄像网络电脑音响小屏幕演出道具奖品礼品茶憩茶水点心（西中）水果烟酒服务服务员时间表仪容仪表文件拷备文件发放签到签到本指示牌会议材料参会证卡房间卡？采购清单、会前筹备1.16会场检查对照会务清单提前安全保卫提醒叫早会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作、会中服务报到、接待签到会场服务会议记录、会中服务2.1报到、接待•交通工具、编号•时刻表、接应牌、接应礼仪人员接送•车、船、飞机票的预定往返预订•先到人的安排活动安排、会中服务2.2签到•签到方式。代签？格式•包装。便携。材料发放•路线？礼仪？卫生间位置。引导、会中服务2.3会场服务•茶水•麦克风传递后勤•音响、投影仪、空调、摄影•板书、录音记录器材操作•时间提醒•现场秩序、氛围控制、会中服务2.3会议记录格式•会议记录与会议纪要的区别要求•准确、完整、简洁、明确重点1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；3、权威人士或代表人物的言论；4、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；5、会议已议决的或议而未决的事项；6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。7、是否需要全体参会人员签字。、会中服务2.3会议记录技巧•观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论必记•发言人、时间、概要做记号•听录音补齐或请发言人重复漏记？•与会者提的意见、建议，要记人名记名•修订后需要与会人员、领导签字确认•确认后不能再改动定稿会议接待的流程—流程图会前筹备工作231会中服务工作会后落实工作、会后落实安排人员离会分发会议纪要会议宣传报导会议总结催办与反馈会议文书立卷归档、会后落实引导人员离场检查会场是否有物品遗落整理物品资料注意保密及清理结算费用3.1安排人员离会、会后落实3.2分发会议纪要---准确、及时3.3宣传报导媒体关系信息披露目的、目标、时效、预算、会后落实3.4会议总结决议执行行动计划经验总结、会后落实3.5催办与反馈时限责任人任务、会后落实3.6会议立卷归档会议文件材料前期材料通知参会名单初稿会中材料报告讲话稿会议记录会后文件会议纪要会议简报会议电子材料电子文件影像录音实物材料现题字或作品•会前筹备•会中服务•会后落实•应急处理三、会务操办流程目录Contents、应急处理4.1应急节点风险地带意外人场地设备资料、应急处理4