秘书工作案例分析(全)

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秘书工作案例分析郴州高斯贝尔职业学校主讲:曾海林第一章秘书的基本条件案例1:男朋友的工作调动一、背景公司秘书于雪的男朋友是公司市场部胡毅。他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度。他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好,但由于公司不允许员工之间谈恋爱,所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午公司开司务会,讨论人事问题,于雪来到会议室为大家添茶。“最近香港分公司的王军病得很厉害,那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军……”人力资源部的刘经理说。“派市场部胡毅去如何?他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。“我看可以。”公司总经理说:“那就这样定了吧,这个月底就发调令,让他过去。”人力资源部的刘经理马上回答:“行!我们在月底前给胡毅办好调令。”于是胡毅去香港工作的事就这样定下来了。这天下班后,于雪和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想我们明年春天最好还是去新马泰……”胡毅说着,递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。他的目光清澈纯真,脸上显着红晕,那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。公司有规定,除非出差,公司外派人员半年之内不得回京探亲,即使过不惯外地的生活,也必须忍耐。于雪当然知道这些,所以,她感到十分苦恼。不仅明年春天结婚的计划可能泡汤,即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬,面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择:a、你下个月就要调到香港分公司去了,我们的婚期可能得推迟。b、到时候再说吧!c、默默无语。d、胡毅,听说你们部又新来了一个漂亮的MM,是吗?e、好,我俩就去新马泰旅游。二、问题对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是e。选a把胡毅即将调动的事告诉他,他就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。对于只有工资收入的一般职员来说,人事问题是一个相当敏感的问题,特别是到香港去,在一般人眼里是份肥差;如果张三李四知道了胡毅要调到香港去工作的话,那么,事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。调令还没有发,可调动的事已成了公开的秘密,这对于人力资源部经理来说,肯定是一件恼火的事。于是,他会把胡毅找去问个究竟。纸是包不住火的,这样胡毅会把自己与于雪的关系说出来。其结果就可想而知,于雪不仅不能在总经理办公室工作了,就连饭碗保得住保不住还是一回事……这一切都悔之晚矣!选b虽然没有明说调动的事,但它和c与d一样,这几种态度多多少少会引起胡毅的怀疑;他肯定会追问,如果于雪不说出真相,则有可能影响双方的感情;如果说出真相,则有可能跳进自己挖的陷阱里去。选e是一种正确的选择,当然,这也是一种无奈的选择。的确,对于像于雪这样的女性来说,爱情的地位仅仅次于生命,特别是结婚关系到一生的幸福,如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫,你可以说它是一种欺骗,甚至是对爱情的背叛。但是,这件事并不是件单纯的私事,因为于雪是在工作期间知道的,胡毅的调动也属于工作范围。作为公司的秘书,在权衡工作与私情的时候,必须以工作为重,以公司的利益为重。从这个角度来看,男秘书女秘书都一样,你不能用性别袒护自己。也许有人会说胡毅只是个普通的职员,不像上层干部的人事调动那样,提前泄露消息可能会给公司造成不良后果,何必小题大作?!在现实生活中,无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。秘书,顾名思义,就是要严守秘密。秘书的“秘”就是秘密的“秘”。作为秘书必须牢记:人事是秘密中的秘密!本题共记10分。如果找到了最佳选择得4分;如果回答出作为最佳选择的理由得2分。如果对其他4种选择进行了正确的评析,各得1分。案例2:老总的隐私一、背景公司负责销售的马总年富力强,他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但在公司内部也不时能听到一些有关他的风流韵事。于雪是总裁办秘书。这天,公司总裁问于雪:“近来公司好象有人在议论马总;你常去他的办公室,是不是知道一些这方面的情况?”事情是这样的:几天前,马总把于雪叫到自己的办公室,说:“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了,后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台,你说出我的名字后,人家就会给你一包东西。取到东西后,你再帮我送一下。”说着,递给于雪一张写着门牌号码的纸条。于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开,柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪:“您是打出租吗?这包东西很贵重,在路上要小心一点。”于雪当然明白,在首饰柜台前说的贵重东西,不是几百元或者一两千元能买得起的。根据马总的纸条,于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎,她接过东西,高兴得几乎有些忘形:“啊!马哥连我的生日也没有忘记,真是太好了,谢谢马哥!”总裁问的就是这件事。面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择:a、“前几天王总的老师过生日,马总要出差,让我帮他送了点礼物给他的老师。b、“最近一个时期马总从未找过我,对马总的事我一点也不知道!”c、“上个星期五下午,我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”d、“上个星期五下午,我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐,看她那打扮,肯定是哪个歌厅里的小姐。”e、“对马总我似乎不太了解。”二、问题对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a肯定是错误的。的确,作为秘书在替上司办私事时,有责任替上司保密。但是,当总裁问起这件事时,他代表的是整个公司的利益,这件私事也再是单纯的私事了,所以,作为秘书,于雪不能替马总隐瞒了,必须向公司的最高领导人说明事情的真相。选b与选a一样,甚至有过之而无不及。选d也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况,既不能掐头去尾,也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐,但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。选c之所以正确,其理由很简单,那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下,作为职业秘书的操守,对于上司的隐私,看到了的要当作没看见,听到了的等于没听见;只有这样,上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪,才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说,于雪有义务为马总保密。但是,在现代企业中,上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。既然是一种工作关系,那就必须优先考虑公司利益,而不是个人之间的关系。总裁是在工作时间问这件事,而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的,所以送礼这件事不再单纯是件私事,因此,推说自己不清楚,甚至撒谎欺骗总裁,都是绝对错误的。当然,也不能在没有任何证据的情况下,凭想像说人家是歌厅里的小。这件事是总裁主动问起来的,也就说明总裁肯定是有备而来。在这种情况下,即使于雪想为马总两肋插刀,自己承担风险,那也是瞒不住的。这不仅对马总没有任何意义,还会把自己搭进去。实事求是,如实汇报,这是每一个做秘书的天职。也只有这样,秘书才能真正得到上司的信任。案例3:上司外出之后一、背景秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右,周经理对于雪说:“我现在要去趟银行办点私事,估计个把小时回来。”他刚走,公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理,说有几个财务数据要请他确认一下。面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择:a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了,并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认,是否可以把这几个财务指标告诉自己,等周经理回来后马上向他。c、告诉刘总说周经理外出了,估计一个小时之内能回来,并对刘总说:“周经理一回来我马上转告他,让他与您联系。”d、于雪回答:“刘总,实在对不起,我不知道周经理做什么去了。”e、于雪马上热情地说:“刘总,周经理外出办事了,我请我们部的老王跟你说说可以吗”二、问题对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a之所以不妥,是因为让刘总知道周经理上班时间去办私事,会有可能给周经理带来不必要的负面影响。选b不妥,是因为财务指标数据是公司的敏感信息,如果对方没有主动提出来让你转达,那你就要回避。选d也不妥,因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职,而且耍这种小聪明只会让对方不信任你。选e也不妥,因为财务指标数据是公司的敏感信息,作为秘书无权安排或指定人员来做这项工作。选c之所以合适,一是它既是实事求是对回答了刘总的问题,二是它没有向刘总透露多余的信息,从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。案例4:上司挨骂一、背景这家规模公司不大,总经理办公室只有3个秘书,主任老刘、经验丰富的于雪和小王。这天上午,于雪外出有事。十点左右,市场部有人来电话让小王过去取份材料,她刚走,总经理就来电话,让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻,怎么也找不到去年的工作总结,于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆:“怎么搞的?连份总结也找不到,你这个主任一天到晚在干些什么?”有什么办法?主任沮丧地只好等小王回来。小王刚进门,主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄:“托您的福,总经理给了好果子吃!你干什么去了?!”小王想说明,但主任没有给她说话的余地:“废物!饭桶!”小王怎么受得了这样的委屈,她泪流满面地冲出办公室,屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷烟。这时,于雪回来了。面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择:a、对上司说:“小王经常犯这种毛病,存完文件不说一声,我都说过她好几次了!”b、赶紧找出文件递给主任。c、安慰主任:“老总这些天也真像吃错药了!”d、赶紧找出文件给老总送去。e、安慰主任:“头,实在不好意思,我要是早点回来就好了。”二、问题对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是d。选a肯定不合适,虽然你这么说可能会让主任得到些安慰,但它只会让主任火上加油的,更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。选b虽然表现出秘书的主动性,但并没有把问题解决。让主任给老总送去吗?显然主任不太敢去,因为他怕老总怒气未消,再把他臭骂一顿。选c更不对,因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。选e也不合适,尽管你把过错揽到自己身上,想替主任承担责任,并缓和一下气氛了,但并没有解决问题,即让老总看到文件。选d之所以比较合适,是因为于雪巧妙地给了主任一个体面地下台阶的机会。自己给老总送去,老总火气再大,他也不太可能再冲你发火,这样,这件事也就到此为止了。如果让主任自己去送,即使老总火气己尽,他多少还会唠叨几句。作为一个优秀的秘书,应该时时为自己的上司着想。第一章秘书的基本条件案例5:戴大墨镜的客人一、背景这天上午秘书于雪正在前台值班,一个理着大光头、戴着大墨镜,显得很酷的中年客人推门而入。于雪马上站起身迎接客人:“您好!请问您是……”“我找你们老总!”客人说着就要里走。面对这种情况,于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择:a、对不起,我们老总正在跟客人谈话,有什么事请跟我说吧。b、对不起,先生,请你填写会客登记表。c、先生,你不能进去,否则我叫保安了!d、先生,您预约了吗?e、对不起,先生,请问您贵姓……二、问题对于于雪以上几种选择,你认为哪种选择比较合适,请说明理由,并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a之所以不合适,是因为你在没有弄清楚客人的身份和来访目的之前,不能向他透露本公司领导人的任何信息。从另一方面来说,如果客人来访是为了通报某种机密,他向你说合适吗?选b也不合适。对于一般的客人来说,他一进门你就请他作自我介绍和登记是对的,但是,现在这个客人的表现是不“一般”的,所以,对这种客人你再让他登记,实际上带有强迫的味道,是对他的一种不尊重,所以不太合适。选c明显不对,因为除非对方已经对公司造成了威胁,你才可以叫保安,否则,你叫保安是对客人的不尊重,有损于公司形象。你之所以用这种方式对待客人,实际上是一种无形的优越感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