采购环节的风险控制

通过学习本课程，你将能够：●了解采购需求及采购计划环节的风险与管控措施；●掌握应对供应商选择环节风险的管控措施；●正确确定采购价格；●学会有效应对采购环节的风险控制。采购环节的风险控制一、采购需求及采购计划环节的风险与管控措施1.主要风险采购需求及采购计划环节的主要风险有：第一，需求或采购计划不合理；第二，不按实际需求安排采购或随意超计划采购；第三，与企业生产经营计划不协调。编制采购需求源于生产需求，生产需求源于销售需求。所以，在编制全面预算时，首先要确定生产，公司的销售量决定着生产量，产量确定了，才能确定采购量。在制定需求计划的过程中，如果销售计划做得不对，那么需求计划也会存在问题。2.管控措施针对采购需求及采购计划环节的风险，可以采取以下管控措施：采购计划必须纳入预算管理，由专人负责企业采购计划必须纳入预算管理，由专人负责，不能今天买多了明天买少了、用的时候没有，不用的时候闲置着。【案例】家族式企业的采购某典型的家族式企业的利润和盈利能力都很好，公司的管理者是董事长的亲戚，公司的采购就是一个采购员，买一个螺丝钉也需要董事长签字，没有仓库。公司一年有近一个亿的利润，有六个分公司，并且这六个分公司也没有仓库，公司认为买多少用多少。因为公司有个加油站，所以买油的时候不计算成本，年底时再结账。公司董事长认为，企业没有办法做预算，每年的预算大概做个估算就可以了，也从不盘点库存，为了防止丢东西就在仓库门口养了几只狗。后来，公司简单地做了预算，但是落实执行又出现了问题。由此可见，很多中国民营企业做不大也发展不起来，问题在于老板的思路。因此，企业要想变革就要先改变老板的思路，改变公司的体制，才能换一个制度，流程部分才有效果。明确需求和计算方式在清楚公司的需求后，一定要明确计算方式，计算方式在需求计划中非常重要。因为会计核算方法是在一定的假设方法基础上逻辑出来的数据，不同的计算方法得出的结果是完全不一样的。例如，时间的算法，计算三个月、四个月和一年的结果是不一样的，所以，方法一定要明确。这个计算方法要明确到采购数量的估计依据，生产消耗的某种产品的单位消耗量，这个标准是技术标准、实际标准、还是理想标准。合理考虑库存库存影响采购量，有的企业必须保持一定的库存，有的企业没有库存，没有库存的企业是实现最标准、最有效率的管理的企业。例如，戴尔公司是没有库存的，因为它整个原材料都在卡车上，有一套非常强大的控制体系，如果运输系统晚到八分钟，所有的生产线都得停下来，这意味着要实现零库存，就必须加强管理，而且管理必须很有效。通常来说，大多数企业不能实现这种有效的方式，就要保留核有的库存，例如零售行业，就必须有大量库存；生产行业原材料会备一些货，备货的环节中就会考虑期初、期末库存，当期用多少，然后才是采购多少。所以，在这个环节过程中看似比较简单，但操作起来比较复杂，很多企业就是因为计划没有协调性，影响到企业的生产，这也是企业制度的问题，流程图画得再好，制度做不好、执行不到位也是无用的，这样的计划是无效的。二、请购环节的风险与管控措施1.主要风险请购环节的主要风险有：第一，缺乏采购申请制度；第二，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。2.管控措施针对请购环节的风险，可以采取以下管控措施：第一，建立采购申请制度，规定好谁请、谁用、谁买；第二，请购要与预算相结合，要确定预算内的怎么做、预算外的怎么做；第三，公司要建立规范性内容的具体制度，例如，采购经理可以审批多少金额的采购，还是采购一律由总经理或董事长审批；第四，要建立惩罚制度，如果没有惩罚制度，公司所有的制度都相当于是虚设的。三、供应商选择环节的风险与管控措施1.主要风险在选择供应商环节的风险主要有：第一，如果选错了供应商，可能出现采购物资质次价高的情况；第二，有可能出现供应商与采购员联合做出的舞弊行为；第三，发生围标的情况。所以，在这个过程中，企业要建立一个底线，就是不管谁买、谁围、谁进，都要达到公司需要的材料、质量和价格的要求，而且要严格审查供应商的资质。2.管控措施针对选择供应商环节的风险，可以采取以下管控措施：设立供应商的入围标准企业要建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。提高舞弊的代价公司管理者要让采购人员知道舞弊的代价，提高采购舞弊后的代价，防患于未然。建立供应商信息系统要知道什么样的供应商能供货、供应商的资质情况。通常情况下，企业要对所有的供货人员和供货商建立档案。建立淘汰制企业要能自己制定游戏规则，否则将来不是公司淘汰对方，而是对方淘汰公司。建立供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单。四、确定采购价格环节的风险与管控措施1.主要风险确定采购环节的主要风险有：第一，采购定价机制不科学；第二，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控。2.管控措施针对确定采购价格环节的风险，可以采取以下管控措施：健全采购定价机制采购定价机制可以采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等方式，科学合理地确定采购价格，要让这个价格能在可控范围内。定期研究成本购价与市场价格变动的趋势采购部门要定期研究大宗通用重要物资的成本购价和市场价格变动的趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格的数据库建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势、价格走势和商情分析，并且合理利用；掌握最源头市场的材料信息，这是企业必须要掌握的基层信息。五、签订框架协议或合同环节的风险与管控措施1.主要风险签订框架协议或合同环节的主要风险有：第一，框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；第二，未经授权对外订立采购合同；第三，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。2.管控措施针对签订框架协议或合同环节的风险，可以采取以下管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估，框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力；第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同；第三，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作；第四，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。六、物流供应环节的风险与管控措施1.主要风险物流供应环节的主要风险有：第一，缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪；第二，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。2.管控措施针对物流供应环节的风险，可以采取以下管控措施：第一，跟踪合同的履行情况；第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度，对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报；第三，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜；第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。七、验货环节的风险与管控措施1.主要风险验货环节的风险主要有：第一，实际到货与请购单货物内容不符，给公司造成损失；第二，检验员、采购员和仓库保管员共同制造假单据；第三，供应商的造假行为。2.管控措施针对验货环节的风险，可以采取以下管控措施：建立明确的验货标准公司要建立明确的验货标准，检验员根据验货标准验货。明确检验人员的责任检验员在检验的过程中必须要承担责任，而不是检完了事。八、付款环节的风险与管控措施1.主要风险在付款环节的主要风险是，付款的审核不严格，随便付款，有可能付多也有可能付少。所以，企业在付款时要落实责任制，相关人员一定要承担责任。2.管控措施针对付款环节的风险，可以采取以下管控措施：核准单据数目采购发票和采购合同号、入库单和检验单这几张单据必须一致才能付款。如果采购合同、入库单和检验单都是虚假的，可以通过点货防止虚假的采购付款。按照采购合同规定的付款方式付款在采购付款的方式上，要按照采购合同规定的方式付款；在付款的过程中，要有付款计划和付款进度，给供应商一个很好的信用保证，供应商也愿意与公司继续合作。九、财务核对环节的风险与管控措施1.主要风险财务核对环节的风险主要有：采购是采购的数，与仓库的不一致；仓库有仓库的数，与财务的不一致；财务有财务的数，与采购和仓库不一致。2.管控措施要避免财务核对环节的风险就要定期对账，及时做好财务记录，保存资料和建立档案。