Visio绘制组织机构图

9.3 任务三绘制组织结构图知识目标（1）创建组织机构图（2）从外部数据导入组织结构能力目标（1）学习组织结构图模具各种图素使用（2）掌握使用组织机构模具绘制组织机构图（3）掌握从导入外部数据自动创建组织机构图素质目标（1）培养同学沟通与语言表达能力（2）培养同学理解能力（3）协同工作能力（4）培养学生自主学习能力教学重点手动绘制组织机构图教学难点手动绘制组织机构图及形状排列效果展示图9­18 组织机构图 9.3.1 任务描述小张接到的第一个工作任务是为公司绘制组织结构图。经过公司相关工作人员帮助，小张已将公司的管理组织结构关系使用表格的方式列出，如表 10­1 所示，接下来就开始使用 Visio 2007 绘制组织机构图。表10­1 长春东方科技公司组织结构表 ID 姓名上级部门职务电子邮件电话 1 王强董事会总经理 [e-mail] 8001 2 赵小兵 1 董事会副总经理 [e-mail] 8002 3 王睿 1 董事会副总经理 [e-mail] 8003 4 李成令 1 财务部经理 [e-mail] 8004 5 赵一哲 2 人力资源部经理 [e-mail] 8005 6 朱铭 2 质检部经理 [e-mail] 8011 7 王光明 3 市场营销部经理 [e-mail] 8006 8 肖艳 3 研发中心经理 [e-mail] 8007 9 张生 3 技术支持中心经理 [e-mail] 8008 10 李丽 8 开发一部项目组长 [e-mail] 8009 11 曲小云 8 开发二部项目组长 [e-mail] 80109.3.2 创建组织结构图 1. 创建新文档启动 Visio 2007，在模板类别窗口中选择【商务】，再双击右侧模板中【组织结构图】创建新的绘图文档。 2. 将页面设置为“横向”执行【文件】→【页面设置】命令，在“页面设置”对话框中将页面改为“横向”。 3. 选择常用工具栏选用【常用】、【格式】、【动作】、【组织结构图】工具栏，如图 9­19 所示。图9­19 选取工具栏 4. 设置工作环境在【视图】菜单中选择【形状窗口】、【形状数据窗口】、【大小和位置窗口】、【标尺】、【网格】、【参考线】、【连接点】子菜单，如图 9­20所示。图9­20 选择子菜单 5. 保存文件绘图环境配置完成后，执行【Ctrl+S】命令将新文档保存为【组织结构.vsd】。 6. 添加总经理在【组织结构图形状】模具中选择【总经理】形状，将其拖入绘图区合适的位置，如图 9­21 所示。 7. 设置总经理形状数据在绘图区中选择【总经理】形状，参考表 10­1 中王强总经理的数据修改形状属性，如图 9­22 所示；图9­21 选取职位形状图9­22修改“总经理”形状属性8. 添加总经理下属（1）在【组织结构图形状】模具中选择【总经理】形状，将其拖入绘图区的【总经理】形状之上松开鼠标，这里自动为总经理添加一名下属，并将其属性设置为赵小兵副总经理；（2）重复相同的操作，添加王睿副总经理；（3）再选择【经理】形状，将其添加为总经理下属，并将其属性设置为账务部李成令经理，如图 9­23 所示。王强总经理赵小兵副总经理王睿副总经理李成令经理图9­23 添加下属 9. 完成其他组织组员根据表 10­1 中的组织结构关系，为各副总经理、经理添加下属，要注意，其中项目组长为一般职员，要选择【职位】形状。完成操作后如图 9­24 所示。图9­24 组织结构图 10. 排列下属形状如图 9­24 所示，完成后的组织结构图存在形状互相遮挡及摆放不合理现象，需要重新排列。操作步骤：选择【总经理】形状，单击右键鼠标，选择【排列下属形状】快捷菜单，在“排列下属形状”对话框“水平”布局中选择第一项，单击【确定】按钮，如图 9­25 所示。重新排列不尽人意时，用户可以选择需要再排列的形状，重复排列操作，也可以在绘图区中使用【指针工具】进行手工排列，最终完成效果所图 9­26所示。图9­25 排列下属形状图9­26 重新排列后的组织结构 11. 修改组织形状显示文本内容在默认状态下，组织结构形状显示的数据为姓名与职务，如图 9­26 所示。而东方科技公司在设计时要求按姓名、部门、职务的顺序显示员工信息，同时姓名字体要大一些。具体的操作步骤为：（1）修改形状显示字段与顺序：执行【组织结构图】→【选项】命令，在“选项”对话框中切换【字段】选项卡，在【块 1】中选择姓名、部门、职务，使用右侧的【上移】与【下移】按钮来调整显示的顺序，如图9­27所示；（2）修改形状字体：切换【文本】选项卡，在【字段】中选择“姓名”，将字体改为“10pt”，同时选中“加粗”复选框，如图 9­28 所示，单击【确定】按钮。（3）这时由于原来的形状大小可能无法显示全部内容，系统将弹出建议自动修改形状大小的交互对话框，如图 9­29 所示，用户选择【是】将自动调整大小。当然，如果形状大小合适时，这个对话框不会弹出。图9­27 修改形状显示字段与顺序董事会总经理图9­28 修改形状字体图9­29 自动调整形状高度 12. 插入图片选择总经理形状，单击鼠标右键，选择【插入图片】快捷菜单，选择总经理相片，单击【打开】按钮完成操作，如图9­30所示。图9­30 插入图片 13. 添加文本内容单击常用工具栏【文本工具】按钮，双击绘图区组织结构图下面空白位置，出现一个文本块，输入“长春东方科技公司组织结构图”，如图9­31所示，然后单击【指针工具】取消文本工具，使用格式工具栏将输入内容字号修改为“14pt”，单击【加粗】按钮, 拖动左右手柄改变文本块大小，使内容在一行内显示。图9­31 添加文本内容 14. 按下【Ctrl+S】快捷键保存文档，至此，组织结构图已经绘制完成，如图 9­32 所示。图 10­32 长东方科技公司组织结构图9.3.3导入组织结构组织结构还可以从外部数据源中导入创建，这里主要学习从 Excel 文档中导入，具体的操作步骤如下： 1. 将公司的组织结构做成 Excel表格（1）表格中需要有唯一标识每位员工的数据列，如每位员工的 ID值都不重复；（2）总经理上级为空，其他每位员工必须指定上级 ID；（3）将表格保存为“组织机构.xls”；图9­33 Excel组织结构图 2. 新建 Visio页使用 Visio 2007 打开“组织结构.vsd”，然后执行【插入】→【新建页】命令，在打开的“页面设置”对话框中将名称改为“东方科技组织结构”，如图 9­34所示。图9­34 页面设置 3. 导入组织结构数据（1）执行【组织结构图】→【导入组织结构数据】命令打开“组织结构向导”对话框，选中“已存储在文件或数据库的信息”选项，单击【下一步】按钮，如图9­35所示；（2）选中“文本、Org Plus (*.txt) 或 Excel 文件”选项, 单击【下一步】按钮，如图 9­36 所示；（3）单击【浏览】按钮选择“组织结构.xls”文件, 单击【下一步】按钮，如图 9­37 所示；（注意，如果弹出“无法打开文件”提示框时，可能是因为“组织结构.xls”文件正在使用，立即关闭就可以了。）图9­35 组织结构向导图①图9­36 组织结构向导图②图9­37 组织结构向导图③（4）在“姓名下接列表”中选择姓名字段，在“隶属于”下拉列表中选择“上级”字段, 单击【下一步】按钮，如图 9­38所示；（5）选择“数据文件列”中的“部门”字段，单击【添加】按钮将“部门”移到“显示字段”列表中，单击【上移】按钮将“部门”移动到“职务”之上，单击【下一步】按钮，如图 9­39所示；（6）将“数据文件列”列表中所有数据项移到“显示字段”列表, 单击【下一步】按钮，如图 9­40 所示；图9­38 组织结构向导图④图9­39 组织结构向导图⑤图9­40 组织结构向导图⑥（7）单击【完成】按钮，如图 9­41所示；图9­41组织结构向导图⑦（8）用户最终完成组织结构图，如图 9­42 所示，当用户单击相关职位时，显示形状数据。图9­42 公司组织结构图 9.3.4 任务小结本任务创建了一个公司组织结构图，创建过程中包含了 Visio 2007 一些基本操作，如配置环境、使用形状、修改形状属性、插入图片及外部数据导入等，通过学习，读者可以制作与之类似的组织结构图。