行政机关公文处理解析

行政机关公文处理解析江西省民政厅办公室李新华2007年10月9日主要依据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）《江西省国家行政机关公文处理办法》（赣府发〔2000〕42号）《江西省民政厅机关公文处理规定》（赣民发〔2005〕32号）一、总则公文的定义:行政机关的公文(包括电报),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。一、总则公文处理的内容:公文拟制、公文办理（发文和收文）、公文管理、立卷归档原则:实事求是、精简、高效要求:及时、准确、安全(保密)二、公文种类国务院和省政府的办法中规定了13个种类，民政部门常用的有10种，另外3种：命令（适用于领导机关）公告（适用于权力机关和监督机关）议案（适用于各级人民政府向人大提请审议事项）二、公文种类1.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。(主要有决策性和奖惩性决定)特别提示：一般的表扬先进、批评错误，用“通报”。二、公文种类2.通告适用于公布社会各有关方面应当周知的事项。结尾用“特此通告”，也可以没有结语。结语都应另起一行，表示全文结束。举例：关于提高城市最低生活保障标准的通告二、公文种类3.通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。特别提示：通知是下行文，不得给平行或不相隶属机关发通知，需要了解的可用“抄送”形式。二、公文种类4.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。特别提示：奖惩性的注意与决定区别，周知性的注意与通告、通知区别。二、公文种类5.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。特别提示：向平行或不相隶属的单位或机关行文，不能为了“尊重”把“函”写成“报告”；不能“报告”和“请示”不分。结尾用“特此报告”、“以上报告，如有不当请指正”。不得用“以上报告妥否，请批示”。二、公文种类获奖范例：江西省民政厅关于全省农村特困群众社会救助工作落实情况的报告一、基本情况救助对象确定情况、救助资金落实情况、救助资金和救助证（卡）发放情况二、主要做法和经验1.领导重视、措施有力。2.程序规范、组织严密。3.落实资金、强化管理。4.部门协作、政策扶持。5.群众满意、效果明显。三、存在的问题与困难1.确定救助对象没有突出特别困难的原则。2.救助资金发放不够及时。3.工作中存在畏难情绪。4.资金拨付环节多、到位难。四、工作意见和建议1.省级财政要进一步加大救助资金的投入力度。2.要进一步加强农村特困群众社会救助工作的组织领导。3.要统筹解决乡镇民政所问题。4.要调整救助资金的运作方式。5.建议召开一次全省农村特困群众社会救助工作经验交流会。二、公文种类6.请示适用于向上级机关请求指示、批准。结尾用“以上妥否，请批示(批准、批复)”、“以上如无不妥，请批转××执行”。二、公文种类获奖范例：广东省民政厅关于要求增加省级抚恤补助经费的请示省人民政府：近年来优抚工作基本数据目前抚恤补助中存在的问题建议提高下列抚恤补助标准（七类）如：提高“三属”（烈士家属、因公牺牲军人家属、病故军人家属）的抚恤标准。全省享受定期抚恤的“三属”共16847人，期其中经济欠发达地区13497人，按每人每月提高30元算，全年共需486万元。以上七项全年共需经费11159万元，拟从今年下半年起列入每年省级财政预算。当否，请批示。二、公文种类7.批复适用于答复下级机关的请示事项。结尾用“此复”、“特此批复”。8.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。二、公文种类获奖范例：民政部等部门关于乡镇行政区划调整工作的指导意见一、乡镇行政区划调整工作要坚持实事求是、稳妥有序的原则二、要制定科学合理的乡镇调整撤并方案并精心组织实施三、做好调整撤并后的乡镇政府机构改革工作，加强基层政权建设四、妥善处理被撤乡镇政府驻地管理问题五、妥善处理乡镇集体资产六、积极稳妥地做好村委会调整撤并工作二、公文种类9.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。特别提示：常见的问题是以请示、报告,通知、批复代替函。结尾用“特此函告”、“特此函商”、“特此函询”、“专此函达，盼复”、“特此函复”。二、公文种类10.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。特别提示：与会议记录的区别，会议记录是会议情况的原始记录；会议纪要是经逻辑加工的，已形成了文章。二、公文种类小结以上十种是民政机关常用的公文文种。实际工作中可能还会出现办法、规定、方案、说明等，这些不是公文的文种，但可以在标题中使用，正式发文时，以通知的形式印发或转发。举例：关于印发××主题教育活动方案的通知三、公文格式公文的组成部分：发文机关、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送（抄报）机关、印发单位、印发日期和印制份数。三、公文格式发文机关(注意联合行文)应当使用发文机关全称或者规范化简称。主办机关排列在前。但与党政领导机关联合行文，领导机关排列在前。多家机关联合行文时，必须保证公文首页显示正文。三、公文格式联合发文机关排法赣民发江西省民政厅江西省财政厅文件江西省人事厅赣民字、赣民文江西省民政厅江西省财政厅江西省人事厅三、公文格式发文字号用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。常见错误：赣民字［2006］001号正确写法：赣民字〔2006〕1号三、公文格式省民政厅发文字号种类赣民文〔20××〕×号（向省委、省政府和民政部等上级机关呈报的请示、报告、意见等文件）赣民发〔20××〕×号（向下级民政部门印发的通知、通报、意见、决定等文件，以及以厅名义印发的其他重要文件）赣民字〔20××〕×号（以厅名义印发的一般性的通知、通报、批复等文件）赣民函〔20××〕×号（向不相隶属机关发出的函、意见等）赣民电〔20××〕×号（向下级民政部门印发的内部明电，一般为有时间性的通知、通报）赣民办字〔20××〕×号（以厅办公室名义印发的文件，以一般性的会议、培训通知，机关内部事务的通知）三、公文格式公文的标题发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除转发的文件，引用的讲话、书目、法律、法规、规章、文件名称，授予的荣誉称号等需加书名号或引号外，一般不用标点符号。三、公文格式多行公文标题的排列方法(词或词组不能分二行)二行：正梯形和倒梯形。关于全面开展窗口单位行风建设的意见关于进一步加强农村敬老院建设的通知三行及以上：钻石形江西省民政厅江西省发展和改革委员会关于表彰社会福利院建设先进县的决定三、公文格式主送机关如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可在正文中只标识一个主送机关，并在后加注(其余见版记)，将其余主送机关名称移至主题词之下，抄送之上标识。公文署名本单位有文头的公文，正文结尾一般不用再署名。但与其他部门联合发文时，按发文单位顺序署名，置于正文之后。加盖印章的当页应当有正文，不得空页，也不能标“此页无正文”。三、公文格式正文后附件写法错误举例:附：《报名表》附件一：报名表。正确写法:附件：报名表附件1：报名表附件首页的写法首行顶格用3号黑体字标：附件附件1后面不加引号特别提示：印发、转发的文件不是附件。三、公文格式主题词的标注方法公文主题词一般以2至5个为宜。词与词之间空一个字，不加标点符号。平行文、下行文：第一个词为业务名称(如：社会福利社会事务等)，最后一个词为公文文种，中间的词为文件内容的概括，可以是标题内的词，也可以不是。不能把“关于转发加强进一步”等修饰词作为主题词。也不能标短语或句子(如：开展访贫问苦活动，可标“慰问”)。上行文：第一个词为“民政”。三、公文格式公文各组成部分的标识规则见附件四、行文规则确有必要、注重效用、依法行文(“八不发”)可发可不发的，不发；与上级政策法规相抵触的，不发；上级已有明文规定，本级只需照抄照转的，不发；应联合行文的，不单独发；四、行文规则确有必要、注重效用、依法行文(“八不发”)部门之间意见分歧，未协商一致的，不发；可口头请示、汇报、协商或用开会等形式解决问题的，不发；在报上公布或已开会布置的文件，不发；时效已过或内容重复的，不发。四、行文规则上行文：向省委、省政府和民政部特别提示：向省委的行文。根据《省委办公厅关于向省委报送文件等有关事项的通知》，党的职权范围的工作，以党组名义报省委；政府职权范围的工作，以厅里名义报省政府，如需要省委知道，可以抄送。如需同时报省委、省政府，以党组和厅里名义联合上报，套党组的文头。四、行文规则下行文：向设区市民政局，需要时可向县（市、区）民政局平行文：向不相隶属的机关、单位四、行文规则除以函的形式商洽工作、询问和答复问题，以及省政府授权审批事项外，一般不得向各市、县人民政府正式行文。除办公室外，机关内设机构不得对外正式行文。（只能以“函”的形式行文）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“报告”、“请示”和“意见”等。五、发文办理发文办理程序：拟稿人自审拟稿不合格文稿处室审核核稿办公室核稿签发签发人审核处室负责人复核缮印校对用印分发存档受文机关五、发文办理公文起草的要求：一、符合政策法规的要求和工作实际，体现工作的连续性，不与已发文件相矛盾或抵触。二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，语言规范，标点正确，篇幅力求简短。五、发文办理三、文内需使用简称的，一般应当先用全称，并注明简称。引用党和国家的有关政策、法律、法规及中央和省领导的重要讲话时，必须仔细核对，做到准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。五、发文办理四、公文的文种应当根据行文目的、与主送机关的行文关系等确定。五、起草紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。起草秘密公文，应当根据涉密事项，按照有关保密规定确定密级和保密期限。六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。五、发文办理七、应当使用国家法定计量单位。八、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。九、涉及其他部门职权范围的事项做好协商工作。十、正确填写“发文稿纸”。六、收文办理收文办理程序签收登记分流筛选、加工、补充材料需要办理的公文需要传阅的公文组织传阅归卷、整理拟办批办承办注办归档七、立卷、归档归档范围的确定文件要全面反映本机关主要职能活动公文处理程序完整公文具有查考利用价值七、立卷、归档公文的归档范围为：上级机关对本机关的指导性公文，需要本机关贯彻执行或参照执行的领导性公文，如上级的命令、决定、批复、规定、办法、通知、领导批示；本级机关主要职能活动中形成的公文材料，如请示、报告、计划、总结、通知，人事管理决定、通知，财务预决算报表、分析报告及各类账册、凭证，编辑的各类工作信息和简报，会议文件和材料；下级机关呈送的报请类公文，如请示、重要工作的报告、总结和统计数据；同级或不相隶属机关重要商洽性或审批性公文，或者本机关需要参照办理的各种公文。七、立卷、归档不予归档的范围：1.重份公文；2.无查考利用价值的事务性、临时性公文；3.未经领导审阅签发的未生效的公文；4.为起草公文收集的素材公文；5.与本机关工作活动无关的抄送类公文、无保存价值的会议公文；6.一般的人民来信及无特殊保存价值的信封。七、立卷、归档发文归档：每份文件按正本、发文稿纸、原稿的顺序整理。本机关制发的公文一般按业务归口归档。联合办理的公文，为主办单位的，将原件整理归档。为协办单位的，保存复制件或者公文副本。信息投稿地址《社会工