公司内部流程简介

公司内部流程简介•公司组织架构及相关工作职责•费用报销流程•订单流程•发票及对帐流程•应收帐款对帐单流程公司组织架构及相关工作职责总经理财务部商务部销售部物流部工程部销售一组销售二组销售三组销售四组华东区华南区华北区华中区产品部工作职责•总经理发展、协调和执行通路销售策略•商务部•物流部•工程部•财务部•产品部•销售部商务部职责•客户管理•订单管理•帐款管理•库存管理•内勤销售•协调作业•管理报告物流部•运输信息理理•库存实物管理•货运单号管理•在途货物跟踪•每日库存统计•定期库存盘点•出入库单据管理•库房和货物安全防范技术工程部•开拓工程项目•跟踪项目进展•公司技术支持•产品技术趋势•售后服务支持•测试跟踪服务财务部产品部厂家政策竞争者政策公司政策产品经营价值库存管理呆料，进销存管理，价保,返点价格管理一般／特约促销，毛利经营渠道经营客户／渠道Sales沟通领导产品经营目标策略销售策略市场活动销售部•制定、落实部门销售规划•客户档案管理•各区域销售协调管理•开拓、管理销售渠道•客户销售目标、进度管理•市场竞争回报、建议•新客户开发经营•关联性产品交叉销售•客户拜访规划、记录•标案项目管理•客户数、总成交量•内勤业务callout•业务周会、月报•销售技巧、产品培训•市场活动、厂家互动区域负责人管理检核表业务销售目标、进度管理市场竞争回报、建议城市经营、渠道布建新客户开发经营关联性产品交叉销售客户拜访规划、记录标案项目管理客户数、总成交量内勤业务callout业务周会、月报销售技巧、产品培训市场活动、厂家互动可控制费用管理：交际、通讯、运输出差、交通、行政人力资源规划管理团队工作士气绩效评估与奖金费用、人事利润、库存库存周转慢,呆滞料过多，负毛利盲目竞争，低价销售高毛利产品销售少利润销售比率异常AR及时处理征信放账管理放账协议书签订担保协议书签订管理帐、税务帐资金使用效率AR、财务后勤、服务凭单作业管理物流成本管理库房使用率运交效率与竞争力维修服务管理费用报销•一、出差申请流程出差人员每次申请出差，请用邮件向总经理提出申请及预算，如果总经理不在或没有及时批复请用电话与总经理联系，经总经理同意后，邮件转发区域负责人，代签字，方可出差。•二、差旅费用报销流程原则上实际产生的费用不能超过预算，经由本区域负责人签字和总经理签字后方可报销•三、日常费用报销流程每月日常费用≤1200元，由本区域负责人签字后方可报销；每月日常费用报销上限：手机费：300元交通费：500元所有报销以及签字均以邮件为准，出差申请邮件以及费用报销邮件同时抄送深圳财务、总经理订单处理--特点/要求•重点客户订单特点–不同客户有不同的订单格式–几乎所有的客户都用自己的产品代码订货，订单上代码的排列有一定的规律(如从小到大或按品类分类等)–订单频繁且品种多，但每个单品的定量小，对于有些客户，不同的部门分开下订单。•要求–把不同客户的订单高效，准确地转化成统一的公司标准格式，以便输入系统。–及时，准确地货物送达，送货时要有客户订单。订单处理--需要了解信息•了解客户订单时间：–客户按固定周期下订单，如星期一，三，五或星期二，四等•了解客户的订单传送方式–基本下订单方式为：传真，网上下载，直接到客户取等。•严格遵循送货时间–一般的送货时间要求为48小时之内。即当天的订单第二天送货。–超过送货时间的订单会造成货物拒收和订单取消，从而损失销量并造成发票的更改。在预知货物不能按时送达的情况下，可与客户协商，看能否更改送货时间。•产品的再包装–了解客户是否需要产品再包装以及需要包装的规格、形式，考虑包装时间对货物运输的影响。目前包装方式有客户包装、公司包装及第三方包装等。•了解客户的产品代码–掌握客户产品代码与公司产品的对应关系，才能保证发货的准确。订单处理第二天送货的订单,IHS必须把释放后的订单与客户订单当天4：00PM之前交给后勤转换客户订单为公司标准订单并与客户订单一起交给IHS(当天2：00PM之前)IHS输入订单到系统:检查库存是否足够?价格是否正确?信用核查是否通过？是否提醒客户没有收到订单是否订单日拿到客户订单价格正确库存足够通过信用核查是是销售人员向商务部申请释放订单与后勤协商移仓否否返回销售员更改需要预约送货的客户,销售人员与客户收货部门预约送货时间并通知后勤部。发票处理公司打印发票(送货出仓的第2天或更改发票后)寄给客户财务并把发票复印件给销售人员(3天)发票寄给销售人员(3天)销售人员记录发票相关信息(1天)销售人员拿到发票签收单(3天)销售人员寄发票或发票及送货回单(如果客户需要)给客户财务(3天)到协议回款期客户付款并提供付款发票明细，销售人员记录并检查付款情况是记录信息，退发票回财务(2天)能否直寄发票需要送货回单否是否拿到回单(送货后5天)发票准确填写收款联络单,根据付款明细,按发票冲销(1天)是否发票处理－发票更改原因•1定单送货单填写错误•2发货错误•3价格错误其中：价格维护错误定单挑选价格错误销售员提供价格错误系统价格错误•4无理拒收•5客户未及时提供主文件信息•6定单输入错误•7包装损坏•8客户要求拆分发票•9发货确认错误•10产品即将过期•11修改发票日期•12其它•注：本表按发票更改发生频率从高到低的顺序排列订单输入格式表订单输入格式表•需要输入的信息–客户代码–分送地址代码(在一个客户代码有多个分送地址的情况下使用)–客户订单号及要求送货日期–在箱数一栏根据客户订单上的产品代码输入订货数量–如果客户所订产品为促销产品，在促销价格(特价)一栏输入促销价格–如果对应同一个客户产品代码，公司有两个产品代码(例同一种产品有促销装)，使用第二产品代码，同时清空对应的第一产品代码。–输入完成后，使用箱数栏的过滤器功能，把没有订货的产品滤掉。订单输出格式表产品信息数据库产品信息数据库•数据库的维护–当公司有新的产品代码出现时，插入空行并填入相应的产品信息客户信息数据库•客户信息数据库的维护–新增客户时，插入空行，填入对应的客户信息。–如果对应一个客户代码有多个分送地址，用相同的客户代码插入一个紧邻的新的客户信息行，但在客户名称栏填入用以区分的分送代码，送货地址栏填写新的送货地址，其它信息不变。(见下页事例)客户信息数据库客户系统的创建•在已有的系统的基础上进行修改，可以不用再输入公式•在客户信息数据库中输入相应的客户信息•在产品代码对照表中创建新客户可以下订单的代码对照表。•在空的订单输入表中按客户订单的代码规律输入客户产品代码。其余信息会自动跳出。•用新的空的订单输入表覆盖订单输入表系统使用中的数据更新•新产品的加入。–在产品信息库加入新产品信息–在代码对照表插入新产品，并输入对应的客户代码–在订单输入空表中合适的方插入空行，把上一行的信息全部复制到此空行，–把产品代码栏的信息该为新产品代码。–把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。•旧产品的删除。在代码对照表清空不再供应客户的产品对应的客户代码•在订单输入空表中删除对应旧产品的信息行。•把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。应收帐款对帐单回收（由Sales完成）方案一Sales将经客户确认的对帐单交给财务客户打印关于我公司的《应付帐款清单》，并加盖公章注意：方案一或方案二每年至少二次。客户在《应收帐款对帐单》上签字盖章方案二Sales将该清单与我公司的《应收帐款对帐单》核对Sales找出误差原因，并在对帐单上注明Sales在对帐单上签字确认应收帐款对帐单回收(由Sales完成)方案三Sales每月整理一份当月《客户已付货款清单》(样张附后)Sales每次将发票送至客户处让客户在《发票签收清单》(样张附后)上签收Sales将上述二份清单与我公司的《应收帐款对帐单》核对Sales找出误差原因，并在对帐单上注明Sales在对帐单上签字确认Sales将自己确认的对帐单交给财务，并附上述二清单及有关汇票等单据的复印件发票签收清单(由Sales填写)深圳市万迅达科技有限公司发票签收单客户号客户名称发票日期发票号客户订单号发票金额客户签收签收日期1234567区域负责人签字：内部联系方式