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1公文處理流程與製作高雄市立鳳林國中幹事包承艷(資料來源:侯科長)2高雄市政府人事處電腦公文系統操作流程創簽稿操作流程有來文操作流程流程.doc3簽及函稿的撰擬公文夾之使用須與夾內文書性質相稱：最速件─紅色卷宗速件─藍色卷宗普通件─白色卷宗4公文自收文（創稿）、會核、會簽、呈判至發文（存查），應依時限辦理，處理時限規定如次：一般公文:(除限期公文外，均應扣除例假日及國定假日，以實際工作日計算)（1）最速件：一天。(2）速件：三天。（3）普通件：六天。（4）限期公文：依文內期限辦理。（5）會稿會辦案件：按傳遞速別卷宗「最速件：一小時」、「速件：二小時」、「普通件：四小時」之時限辦理。5公文規範壹、公文的種類一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。五、公告：各機關對公眾或特定對象宣布周知時使用。六、其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。6公文規範一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。二、函：各機關處理公務有下列情形之ㄧ時使用：（一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。（二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。（三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。（四）民眾與機關間之申請答復時。7公文規範三、書函：公務還在磋商、諮詢階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性。但適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，對行政效率提升有助益。（一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。（二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用（三）政府機關答復簡單案情時使用。（四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用8公文規範書函的結構及作法：（一）書函文字、用語均比照函。（二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式–主旨、說明、辦法﹞或〔條例式〕，但對上級機關首長行文宜採三段式。9公文規範書函與函之區別︰（一）使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕；尚在磋商試探階段時使用〔書函〕。（二）受文對象︰〔函〕受文者大都為〔機關〕，對〔個人〕亦可；〔書函〕受文者大都為〔個人〕，對〔機關〕亦可。（三）行文系統︰〔函〕行文系統需受層級限制；〔書函〕則可直接行文，不受層限制。（四）署名用印︰〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職章或簽字章；〔書函〕蓋機關條戳。10公文規範四、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需其他機關處理者，得另行檢送。五、簽：承辦員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。六、開會通知單：召集會議時使用。11公文規範貳、公文處理之對象一、機關與人民。二、機關與人民團體。三、機關與機關—涉及政府機關組織層級體制〈行政系統〉。參、公文行文系統之種類一、上行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。〈一〉各機關對總統有所呈請或報告時所使用之〈呈〉。〈二〉下級機關對上級機關有所陳請或報告時，或承辦員對長官之簽、報告。二、平行文：無組織法上之隸屬關係，其同級機關或非同級機關間相互往來之公文書。〈一〉總統與立法院、監察院間所使用之〈咨〉。〈二〉同級機關或不相隸屬機關間公文之往復。〈三〉人民與機關間之申請答復時。三、下行文：有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。〈一〉各機關公布法規、任免、獎懲官員，總統、軍事機關部隊發布命令所屬用之令。〈二〉上級機關對下級機關有所指示時。12公文規範肆、行文系統判定標準〈一〉以行文機關間之隸屬關係判斷：即以是否有〈指揮監督關係〉判定，例如直轄市政府隸屬於行政院，則行政院與直轄市政府間為上、下行文關係；高雄市各中等以下學校隸屬於高雄市政府教育局，則高雄市政府教育局與本市各中等以下學校間為上、下行文關係。又如行政院以外的各部會與直轄市政府間，因雙方並無隸屬關係，則應以平行文處理。〈二〉以主管業務督導關係判定：如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政部亦可指揮各地警察及消防機關。13公文規範伍、公文用印與簽署一、公文用印規格公文必須具有法定的格式，舉凡機關公文的文別、用紙、行款、簽名、蓋章及用印等均必須依據文書處理手冊之規定辦理，說明如下：〈一〉發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約、證券、匾額及其他依法規定應加蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。〈二〉呈：用機關首長職銜、姓名、蓋職章。〈三〉函：上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章；平行文及下行文蓋職銜簽字章。對不相隸屬之上級機關用﹝函﹞時比照上行文規定辦理。14公文規範〈四〉書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文蓋用機關或承辦單位條戳。〈五〉機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由機關首長署名，蓋分層負責授權章或機關條戳。〈六〉機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長請假〈出國〉，發文用印均以實際發文日期為準，亦即首長批示之公文至首長請假〈出國〉後始送發文，除署首長姓名，註明不能視事理由外，由代行人附署職銜、姓名，加註﹝代行﹞兩字後發文。15公文規範陸、簽核版面規範公文簽擬分三面向：擬辦、會辦、決行。文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並於職名章下方註明8碼時間﹙上排月日，下排時分﹚。層次決行以國字小寫為之。代為決行章蓋在職名章下方。決行者批示意見應在職名章上方。16範例:012415000124150017公文規範機密檔案歸檔時，承辦員應使用專用封套裝封，並於封口處加蓋職名章，封面依規定格式詳實填註。辦畢案件應於５日內依序彙齊，併同歸檔清單送檔案室歸檔。18公文規範範例19公文共同格式~一般公文用語20公文共同格式~一般公文用語21公文共同格式~一般公文用語22公文共同格式~一般公文用語23公文共同格式~一般公文用語24公文共同格式~一般公文用語25公文製作要領函的製作重點1.主旨（何事？）（不可分項）要把握主要意旨簡述，最後再加期望語。2.說明（為何？）：（可以分項）A.先敘明創稿或復文或轉文。B.再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結）C.視主旨之訴求，增加相關之說明。D.檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。3.辦法（應如何做？）：（可以分項）26公文寫作要領分段款式﹝一﹞「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則。﹝二﹞「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。﹝三﹞「辦法」：為簽之重點，須擬具體意見供裁示，例如有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。27公文寫作要領一般原則〈一〉應力求「簡–文句少而意義足；淺–不用奇字、奧字、僻典；明–不為隱語誇張、諷刺；確–時間數字精確真實」，亦即語意肯定、用詞堅定﹐內容清晰、完整、簡潔、具體、精確。〈二〉注意雙方身分–上行文應謙謹有度，平行文應卑亢合宜，下行文應詞婉義正。〈三〉文句應正確使用標點符號，使句讀清楚，便於閱讀，免除誤解。〈四〉文內避免層層套敘來文，僅摘述要點。〈五〉應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。〈六〉段落要分明採三段活用式之結構，各段陳述清楚。28公文寫作要領寫作要求正確–避免錯誤、遺漏、主題偏差及主觀清晰–文意清楚、肯定簡明–用語簡鍊，詞句曉暢，主題鮮明迅速–自蒐集→分析→結論務必保握時效整潔–文稿保持整潔，字體字型一致一致–用語、結構格式、數字用法均應一致完整–對案情全盤深入瞭解，應考慮機關與單位之協調，擬具周詳具體、適切可行意見供核29公文寫作要領各段規格〈一〉每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。〈二〉「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。〈三〉「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號下書寫；如分項條列，應另縮格書寫為一、二、三......，〈一〉〈二〉〈三〉......1、2、3、......，〈1〉〈2〉〈3〉......。〈四〉「說明」、「辦法」中，其分項條例內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。30簽及函稿的撰擬一、簽之意義：﹝簽﹞為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作為抉擇之依據，亦即機關組織下級對上級之報告，屬上行文。二、簽的結構及作法：簽為機關內部之文書，不必填列發文機關，直接以文別為首，其製作應於首行首格書寫，以20號字標楷體書寫〈靠左對齊〉。（一）視案情之複雜情形，可分為三段式（主旨、說明、擬辦）、二段式（主旨、說明或主旨、擬辦）和一段式（主旨）等三種格式。（二）會辦單位較多時，應用簽稿會核單或影印分會，再彙整成〔綜簽〕方式辦理（三）簽辦時如能先與各單位充分溝通可減少歧見，增進行政效率。（四）署名：機關內部單位主管或人員向其機關長官之簽：署名於簽末最後一行，蓋承辦員之職名章，並於職名章下方簽押時間，以明責任。如12月6日15時簽押為1206150031簽及函稿的撰擬二、簽擬原則：力求簡明扼要：切記講該講的，不該講的不要講–亦即（一）必須讓長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理由、產生作用、經費負擔等。（二）以附件附陳有關資料，以減少簽之篇幅。（三）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者易瞭解看懂。（四）正確巧妙使用〔按語–一段的起頭，如關於、查…；轉接詞–如案經、嗣經、爰…〕。（五）有關機關意見或相關規定，以摘錄重點或敘明即可。（六）正確使用標點符號。（七）內容複雜時，應儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。32簽及函稿的撰擬一、擬辦方式：須視案情之繁簡度運用﹝1﹞先簽後稿◆訂定、修正、廢止法規案件。◆有關政策性或重大興革案件。◆牽涉較廣會商未獲結論案件。◆擬提決策會議討論案件。33﹝2﹞簽稿併陳◆文稿內容須另為說明或對以往處理情形需酌加析述之案件。◆依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。◆須限時辦發不及先行請示之案件。簽及函稿的撰擬34簽及函稿的撰擬﹝3﹞以稿代簽為一般案情簡單，或例行性承轉之案件。35簽及函稿的撰擬二、款式：﹝1﹞先簽後稿：簽應按﹝主旨﹞、﹝說明﹞、﹝擬辦﹞三段式辦理。﹝2﹞簽稿併陳：視情形使用﹝簽﹞，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條例式簽擬。36簽及函稿的撰擬機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦員擬辦（簽、創稿）。訂有辦理或復文期限，應在主旨敘明。37簽及函稿的撰擬有附件在說明段敘述附件名稱及份數。文稿增刪修改過多者，應送還原承辦員清稿，並將原稿附於清稿後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會核簽。須以副本分行者，應在副本右方列明，如需附本收受者有作為時，應在說明段敘明。38簽及函稿的撰擬文稿ㄧ頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章，並於每頁下緣加註頁碼。以稿代簽之公文，承辦員應在原來文件適當位置簽註〔如另稿〕字樣，另在行文稿面左上方註明〔以稿代簽〕。簽稿並陳之文，在〔簽〕左上方註明〔簽稿並陳〕﹙裝訂順序簽在上稿在下﹚39簽及函稿的撰擬承辦員對於來文簽擬意見，案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬；如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內容，得以A4、A5紙張採另簽方式辦理。