新中大政务OA解决方案

1XX单位协同办公项目解决方案新中大软件股份有限公司济南分公司2013年11月2XX单位协同办公项目解决方案一、XX项目协同办公管理解决方案G6系统功能框架图OA协同办公系统首页空间协同工作表单应用公文管理知识管理公共信息日程计划会议关联应用电子邮件移动应用系统管理(图1：XXX单位G6系统功能框架图)3二、XXX单位办公信息化需求与G6功能应答需求类型具体需求功能模块具体功能G6功能应答关键需求移动办公手机办公符合安全性电子签章电子签名符合核心需求流程审批表单制作流程设定审批处理工作催办审批统计符合行政综合公告管理信息管理调查投票员工评选外出登记重要提醒符合文档中心文件上传文件管理文件夹建立权限分配符合个人办公日程安排个人日志个人文件夹个人信息符合会议管理会议安排会议纪要会议查询符合即时通讯文字、语言、视频交流待办工作符合一般需求知识管理文档分类知识建立知识查询基本符合部门计划周、月计划起草、审核、发布、汇总及计划执行反馈计划不能汇总任务安排任务下达、执行、转发、进度监控基本满足工作报告工作总结工作汇报上级审阅（日程计划，表单）变相实现车辆管理车辆登记使用管理会议查询符合用品管理分类登记入库领用统计报表符合资产管理资产分类资产登记使用归还维修清理折旧管理符合手机短信符合电子邮件符合常用工具符合边缘需求合同管理基本符合报表中心基本符合企业文化电子论坛电子期刊文体活动基本符合4三、新中大OA办公系统功能描述G6协同管理软件集互联网新技术、移动应用技术、应用整合和平台接口技术、知识管理等最新发展的诸多应用。实现了以工作流为核心，以集团化管控、智能表单、公文管理、知识管理、移动应用等多种应用与技术手段，实现对组织和业务管理的支撑。G6协同管理软件全面覆盖了传统办公软件的公文、行政审批、业务审批、综合办公和公告、新闻、调查、讨论等公共信息，包含邮件、日程事件、计划管理和通讯录等应用功能，并创造性地抽象和提升了人员关联、协同关联、项目关联和业务系统整合等诸多应用，实现了消息、任务、知识和人的互联，实现了以人为中心的信息整合和利用，是全面、完整的协同应用解决方案和组织基于互联网的工作平台。1、首页空间（1）功能描述G6系统的首页空间是实现将最新的、最为关注的信息进行集中展现的窗口。根据所处视角不同，G6系统的首页空间分成了【个人空间】、【领导空间】、【部门空间】、【单位空间】、【自定义空间】。它形似企业网站的首页，但不同于网站。G6首页空间可以灵活控制读者的人群范围，以及发布者的人群范围，信息的发布与管理是直接在系统前台轻松进行，无需专门的网站维护技术。是团队高效协作沟通，透明展现的平台；是个人工作办公平台；是组织文化建设成果展现平台；是组织中各类资源整合展现平台；是扩展应用的集中展现平台，达成组织价值观、行为的统一和层级管理的和谐，为集团型组织提供了一个一体化的协同办公和业务管控平台。（2）应用特性首页空间包括的栏目如下，其中个人空间栏目中包括的是所有可以配置的栏目，这些栏目并不全在个人空间显示，可以从中挑选所需进行配置。2、协同工作（1）功能描述协同工作：G6中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管5理。从而规范管理流程，执行组织制度，充分发挥制度优势沉淀管理过程与结果，形成组织知识。在多个参与者之间，按照某种设定规则，传递符合的正文和附件文档，整个传递过程具有可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式即为协同工作，从而实现业务信息在办公环境中的展现以类图形化方式支持用户自由定义各类复杂流程，以满足不同类型的事务处理需要提供流程的二元化工作方式：模板流程和自建流程，让管理的纲性与柔性得到有益结合分时异地工作，共享传递信息，提高执行效率提供协同流程日志，用户可以了解到整个协同的流转状态，便于协同的发起者、处理者、督办人员对协同中每位参与者状况的跟踪。（2）应用特性基于互联网技术和工作流技术，G6协同管理软件设计并实现了协同应用系统，它具有以下特征：支持以类图形化方式自定义由串、并构成的复杂业务流程支持基于业务规则的条件分支流转支持流程节点的多种创建方式，如直接设定处理人、按岗位/职务设定处理人、按部门/组设定处理人、以及按角色设定处理人支持流程节点的动态调整，如加签、减签、会签、知会、取回、回退、撤销、终止等3、表单应用（1）功能描述表格和单据是机关企事业单位日常工作及沟通过程中常用到的信息载体。如：合同审批单、费用申请单、采购申请单、用车申请单、请假申请单、工作交接单等。这些被大量使用了的表格和单据即为表单。表单的实质就是通过分析和提炼业务属性,将其制订成表格,通过填写、处理和传递，来规范企业的生产和办公业务。表单及业务的处理方式即构成了现代组织行为管理的流程与模式，是企业运作和管理的基础。其处理效率及规范与否将直接影响到生产与管理的成效。6G6智能表单系统基于以人为本的思想和XML技术，通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段，以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，保证了制度的有效执行。（2）应用特性基于以人为本的思想和XML技术，G6协同管理软件设计并实现了智能表单系统，它具有以下特征：支持按需定义表单格式、表单录入方式、表单数据类型和录入代码支持按需定义表单的业务处理流程支持根据表单数据项内容，自动或人工转向不同的处理流程支持不同的表单流程节点对不同的表单数据项可以有不同的读写操作权限支持表单数据项的计算功能，货币大小写转换功能采用结构化数据接口，通过扩展，支持其他系统接入支持表单多视图与分段流程4、公文管理公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文既包括党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文，也包括专用公文（红头文件），还有信息类、简报类、礼仪类、讲话类等非规范性公文，其特定体式，正式、严肃、规范；具有针对性、政策性、指导性等特征。公文构成：由［文单］、［正文］和［附件］构成。公文流转：由［发文］、［收文］和［交换］三部分构成。（签报不需要进行公文交换）7（1）功能描述G6公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。G6公文管理遵循规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度，并针对电子公文特点，提供相应的电子用印、加密控制、流程控制、权限控制和备份等应用，使得发文、收文、交换和公文档案库管理环环相扣；系统控制、安全防范和电子印章紧密相连。在整个公文流转过程中，都提供公文督办的功能。如图：G6公文应用体系G6公文管理还提供签报管理功能，实现公文流转，无需进行公文交换。可以根据实际工作需要，使用签报功能进行请假、报销、工作报告等工作处理。a)发文管理（1）功能描述：发文管理是建立公文和对应的发文流程，实现公文审核、审批、签发、复核、封发等操作，完成公文审批、修改、清稿、套红等一系列动作，并形成可交换的正式电子公文的过程。（2）应用特征：支持拟文、审批、审核、复核、会签、签发的公文成文审批过程；支持调用模板支持公文套红、用印、封发、归档的公文业务处理过程支持调用各类文单模板；支持行文过程的正文套红、公文单套红和打印输出支持行文过程的手写批注、文字批注、显示/隐藏痕迹、保存花脸、文档清稿、电子印章支持合并发文：适用于合并行文机制支持发文转公告支持会签、回退、终止8支持发起人附言；支持补充正文、补充附件；支持关联其他公文、关联知识文档；支持多种格式附件支持处理期限和超期管理；支持文号自动管理，支持断号选择。支持发文过程中进行公文督办监督。支持多级会签支持公文意见倒序、顺序两种排列方式b)公文交换（1）功能描述公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对外来公文的签收，并提供自动回执信息。此外，还可以撤销公文、补发公文。公文交换采用安全数据交换技术，通过统一的安全信息交换中心，实现公文的发送与接收，完成上下级单位之间、平级单位之间、集团公司与分支单位之间的公文交换。比如集团向各个单位下发公文，或是各省、直辖市XX部向中共中央XX部上报专题信息与公文等等，实现电子文件的上传下达。（2）应用特征：采用安全数据交换技术，实现公文安全可靠的交换支持同系统中不同单位、部门间公文交换支持公文补发：实现对已发公文的补漏处理。公文交换后，如果有漏发的单位，可以通过补发功能进行公文补发支持公文撤销：实现对已发公文的纠错处理。公文交换时，难免会出现文单或者正文填写错误的情况，为此，系统专门提供了撤销的功能，对于已交换、但对方未签收的公文，允许进行撤销操作。为公文交换员提供详细的送文单和签收单。公文接收方签收公文的同时，可以指定公文登记人，使得公文交换与公文收文紧密衔接。9为公文发送方提供详细的签收回执信息，并自动显示这些信息。c)收文管理（1）功能描述收文管理是指对来自本机关内外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。G6收文管理功能：登记公文，并根据来文特征，对来文进行收办或收阅处理，实现对来文进行拟办、批示、承办、办理、阅读、归档等操作。公文登记：既可以对同系统中其他单位、其他部门发送过来的电子公文进行自动登记；又可以对纸质公文进行手动登记，全面支持公文的电子化处理。收文处理：根据来文特征及办理情况，使用不同的收文单（如收阅单、收办单）和收文流程（收阅流程、收办流程），分别实现：对收阅文进行批示、阅读、归档等操作；对收办文进行批示、拟办、承办、办理、归档等操作。（2）应用特征支持收办件、收阅件处理；支持登记、拟办、会签、承办、办理、阅读、知会等节点动作；支持系统内部收文登记；支持外来文纸质公文、外来电子公文登记；支持收文转发文：实现对上级单位、上级行政部门来文的转发。支持调用收文模板；支持收文处理过程中的督办设置；支持收文处理流程期限设置、超期提醒设置、跟踪设置支持登记人登记公文时附言。支持公文收文号的自动引用10d)签报管理（1）功能描述签报是指在单位内部交流，是单位内部进行请示、报告、申请、通知的等公文的简化处理，不需要经过公文交换，直接实现公文的填写、拟办、批办、承办、阅读、归档等操作。可用于处室人员向上级部门提出申请、请示意见的正式行文流程；或部门领导向部门人员发放会议通知等公文。签报简化了“发文—交换—收文”这一公文流程，提高工作效率。与此同时，签报的使用范围有限，对于一些不是很重要、或者不太方便采用正式公文收发流程的请示、报告等，为了尽快得到解决可以采用签报的形式。签报是事业单位和政府办理要事的主要工作方式，与实际工作方式匹配（2）应用特征支持签报拟文、审批、审核、复核、会签、办理、归档等的签报处理过程；支持调用签报模板支持行文过程的手写批注、文字批注、显示/隐藏痕迹、保存花脸、文档清稿、电子印章支持回退、终止等异常处理支持发起人附言；支持补充正文、补充附件；支持关联其他公文、关联知识文档；支持多种格式附件支持处理期限和超期管理；支持签报文号自动引用。支持签报处理过程中进行督办监督。e)查询统计（1）功能描述自定义查询或统计条件，显示与条件匹配的查询或统计结果。查询：提供多种查询条件：类别（收文、发文、签报）、公文标题、公文文号、内部文号、主题词、公文种类、行文类型、建文人、发起日期、11发文单位、签发人、签发日期、主送单位等进行查询统计：提供了按发起部门、按公文类型对设定时段内的收文、发文和签报