搜索
需求说明书1引言1.1项目名称厦门XX科技有限公司OA选型及实施1.2编写目的本需求说明书是为了购买OA系统而编写，主要面向公司全体员工、系统供应商和实施人员。本说明书是整个系统购买和安装的依据，它对以后阶段的工作起指导作用。本文也是项目完成后系统验收的依据，同时本说明书还是《用户使用手册》的编写依据。1.3项目背景伴随着计算机技术、网络技术逐步的渗透到我们的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足发展的需要，影响领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。公司OA系统可以逐步实现办公流程（涵盖行政、人事、采购、品质、财务报销）规范化和无纸化，节省时间、提高效率，流程的责任人可以方便地查询流程的执行情况和每一步的执行状态以及减少人为失误。2任务概述2.1组织结构公司有总经理一名，旗下设置有总经办、管理部、财务部、业务部、研发部、品管部、资材部和生产部8个部门，每个部门有数名员工，如下组织结构图所示：2.3运行环境客户端（win7及以上、android1.5及以上、ios6.0及以上）Web服务器：Apache2.2或IIS7.0数据库：SQLServer2005数据库服务器操作系统：Winsvr2008R22.4约束条件①软硬件及二次开发的费用不可超过费用目标。②项目在双方一致同意的情况下可适当提前，项目不可推迟。③《项目范围说明书》中描述的任何细节都必须得到实现。④公司仅能保证项目负责人一人全面配合项目进行。3功能需求3.1行政办公需求3.2人事需求模块功能功能描述行政管理需求（自动关联职务代理人）会议管理会议及会议室的申请和受理、会议及会议室安排、发送会议通知、会议内容管理，自动提醒，具有检校功能，自动生成记录；用户可以查询记录；统计、汇总、分析功能，同时提供分析图表。车辆管理管理车辆的申请、审批，派车、收车，用车时间，自动生成记录，有权限的用户可查询。用品管理自定义字段，资源的入库、维护、外借、归还等进行统一管理，维修费用自动归集。用印管理盖章申请，印章外带、借用、处置管理；归还单与归期提醒，印章的信息管理，信息汇总；报表管理检查表、调查表等（如6S，内审）登记、汇总、分发，检查表有系统自己生成，或制作好引入模板，自动生成结果分析表；安全管理对事故的发生情况进行登记，例如工伤情况录入及查询；固定资产管理固定资产申请，报损报修，报废，到期前的提醒，折旧管理，报损报修，维修费用的归集。合同管理外联合同管理，到提醒公会管理公会费用使用申请，管理明细，年度活动表，根据要生成统计报表。模块功能功能描述人事需求考勤管理与多台考勤机关联设置上下班签到时间，批量设置休息日、导入、导出，自动统计加班工时，生成考勤日报、月报，查询、自定义打印统计报表，记录员工的考勤异常情况，记录请假信息。支持设置排版类型。请假管理自动生成假单，审批，请假信息自动与考勤关联（包括年假管理），信息自动汇总，员工可随时查询自己的请假情况。人事相关流程包含请假、用人需求、转正申请、调岗申请、调薪申请、离职申请、上岗申请、加班申请、外出申请，可直接调用系统的模板表；合同档案管理对档案进行信息化管理与统计分析，合同到期、员工转正、退休的预警，预警时间可设置。记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，并可设置到期提醒功能。建各种不同合同版本，供订立、变更、解除、批转。劳动合同分类统计，并转入档案等模块，合同到期自动提示。薪资管理通讯费导入以及工资条发放功能，导入集团电话系统的话费数据，自动计算话费并汇总，花费报销额度的灵活设置；允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流程，工资条通过内部邮件和手机短信发放；统计员工薪资变动。人才库简历管理（与浏览器结合，可完成OA系统与浏览器的数据传输）1.部门的岗位需求登记、审批流程。即时信息提醒2.发布招聘信息，以不同职位、人数而选择不同招聘方式把信息发出去。3.随时显示职位空缺信息，针对不同的职位空缺，提供基本信息、职位说明、对职位的具体要求、申请该职位必备条件等的管理。提供岗位招聘模板，批量导入。3.3公文管理公文公告：1、发布公司内部新闻及公告通知，可按照公告通知类别分配给有权限的用户查看，每条公告通知可以记录哪些用户查阅过。2、管理员管理公告通知类别，类别可以按照树形结构分为多级。可以设置每个公告类别的查看权限，没有权限的用户不能查看该类别下的公告通知。4.分类建立应聘人员档案库，便于查询检索。5.可根据自定义规则批量安排面试时间，相关人员面试后评价自动存储并汇总到人力资源部门。6.录用人员数据自动转人员工信息库。7.未录用人员转入后备人才库，以备今后查询，并对其进行后续的跟踪。绩效考核管理1.用户可以自己定义绩效考核的项目和绩效考核的类别；可设置指标KPI、平衡积分卡BSC、经济增长值EVA等考核设置模式。2.系统不同的职务设置不同的考核标准、考核试卷、考核时间。3.系统提供多种考评方式供用户根据实际情况选择，考核任务可下发。4.KPI数据的导入（从日报表周报表自动生成）；对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支持即时信息提醒。5.考核的结果可按部门及个人进行查询，按业绩态度，能多个方面排序。6.测试试卷由系统随机生成，答案可变更顺序。培训管理制定培训日常计划，月计划，年计划，设置自动提醒时间，培训成本根据部门统计，培训考试，总结报告，培训情况汇总与分析表单。3、管理员管理公司内部发布的新闻与公告，只有状态为已发布的，用户才可以看到，4、具有批量发布和取消发布的功能，每条公告可以上传一个附件，重要的公告通知可以设置置顶。5、普通员工查看公司内部发布的新闻与公告，列表中的未读公告会加粗显示。每条公告可以看到有多少用户查看过，分别是谁，属于哪个部门。文件管理：1、文件能够分部门存档，在系统上可对文件直接进行查看和修改。可查看文件的历史操作记录（如：修改日期，修改人，修改内容等）细致的权限控制功能。2、文件通过系统进行会签和盖章。支持电子签名，数字印章；3、文件的发放、回收、版本更新、作废、销毁等3.4客户管理（客户资料与ERP系统对接，实现信息共享）①对客户资料列表进行管理和统计，如：可按国家、客户类型等信息分类查询统计分析客户资料，按业务员的负责情况分类；②重要客户统计、查询（已对客户评好等级），年度、季度、月度新客户统计查询；③客诉管理。客户投诉录入，年度、月度、季度客诉数量统计查询，客诉处理状态更新（即可编辑，跟进处理进度），客诉损失统计；④客户特殊要求管理。客户特殊要求录入，年度、季度、月度客户特殊需求统计查询，客户特殊需求处理状态更新（可编辑），客户特殊需求费用统计查询，最终数据汇总；5.售后服务与集团电话系统的对接3.5销售管理（销售订单信息，费用与ERP系统对接，实现信息共享）1、销售数据管理。年度、季度、月度销售额统计查询；区域客户销售额统计查询；客户销售额排名；单个客户某一时间段的销售统计查询，新客户年度、季度、月度销售额统计查询，各业务员年度、季度、月度销售额统计查询；各机型年度、季度、月度销售数量统计查询，能直接和ERP系统对接，两边的数据信息一致；2、业务部费用管理。业务推广费用查询统计；业务部年度、季度、月度基本费用统计、查询；每笔订单的金额与操作费用统计、查询；差旅、招待费用统计、查询；其他费用统计、查询；并汇总；3、系统中可直接对K3ERP系统进行简单的操作，如对单据的审核、驳回、反审核等等，下单，选择性发送到ERP。4、用户可对信息流信息作批量处理，对信息流中的冗余信息进行消除。3.6工作流需求流程建立步骤流程管理：流程管理流程管理1、可以新建流程，并可以指定单据类型，可以修改流程，没有在使用的流程可以删除2、流程审批的常用审批表单、基于模版的流程定义，多线程无线节点流程，自定、预定、固定三种流程模型，节点的办理、只读和跳转3、用户可以根据权限查看流程的完成情况，可设置提醒功能（例如流程在一个节点停滞过久，自动提醒用户）审批管理：4、在流程需要的情况下，自动生成新的流程并自动发送到下一个节点，同时提醒该流程有关的用户设置节点一、用图的形式顺序显示现有节点二、可以添加、修改节点，修改后节点能正确显示节点信息三、可以指定按部门归属审批或者按相关部门审批四、节点必须是串联的并用箭头标注顺序3.7其他需求3.7.1系统管理需求分类子功能功能描述系统管理登陆模式采用域用户身份登陆模式权限管理设定角色对系统的使用权限，角色的设定，增减，修改，设定、修改角色的系统使用权限，对于部分用户，可选择部分赋权。角色管理可以添加、删除角色、设置角色权限（操作权限、文件查阅权限、审批权限等）流程设定用户可根据实际的业务流程自己定义计算机中的公文办理流程。数据库维护备份，恢复，优化数据库，设置数据导入导出的格式，设置自动备份周期和人工备份。审批管理单据审批1.提交单据要能自动进入到审批流程中2.审批人登录后能在首页看到待审的所有单据3.在待审单据中点一个单据可以进入审批页面4.审批页面可输入审批信息并显示原单据内容5.审批通过自动进入下级，审批不通过单据结束6.所有节点审批完毕，单据状态为审批通过公文审批流程集成PDF生成、加密证书服务，集成World和Excel公文流转可自动控制公文的拟定、审核、浏览、办理、完成等公文流程的全过程工作日志维护日志查询可分类，导出日志可选择格式，设置记录时间，支持时时刷新；3.7.2信息管理1、信息交流：有信息编辑器，编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办。用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理，可浏览、修改和删除信息。2、企业论坛：可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论3、文章的发布和编辑1、图文混排或提供丰富、个性、时尚的信息元素，因此对信息进行格式化信息高效传达的重要方式。2、信息编辑器就能够方便、快速的对网站信息内容进行编辑加工，不需要专业知识，也能发表图文并茂的专业级的信息内容。3、支持html代码，可插入表情、多图、flash，可上传图片，可链接其他网站的图片。可在线排版或者编辑图片和表格的大小。4、支持上传附件或批量上传附件，支持草稿功能（即未写完成暂存功能），支持从Word发送的功能。5、文章的发布、阅读、删除都可以有严格的权限设置。6、用户可以根据权限阅读或下载相关文件。3.7.3档案管理分类子功能功能描述档案管理档案批复借阅批复具有借阅批复权限的人，对档案借阅申请进行批复，及可查看自己的审批情况。借阅收回档案管理员对到期的档案完成收回。档案维护文件登记对公文办理完成需要归档的文件进行登记；也可以登记没有电子文档的档案文件。文件归档档案管理员对登记的文件进行归档操作。档案整理由档案管理员对归档的文件进行操作整理。销毁清册经过鉴定对失去价值的档案作销毁处置。案卷浏览以[一级目录-卷宗-文件]的层次浏览档案文件。文件查询根据标题、关键词、年度、责任者、文号、保管期限、密级等条件来查找所需档案。系统设置全宗设置设置全宗号，全宗名称。档案目录在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定性。案卷设置在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹。存放地设置案卷的存放地址，包括档案室、框架、书格。保管期限根据档案价值确定的档案应该保存的时间。密级设置文件保密程度的等级。载体类型档案存放形式即载体类型。责任者设置对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。权限设置对每个档案类型指定档案管理员及审批领导。流程模板管理对模板进行增加、修改、删除操作。流程管理对流程进行新增、修改、删除操作。流程定义对流程节点进行增加定义