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前台接待专员客人各职能部门预约客人来访接待工作流程前台接待主管告知来访者情况开始配合①整理当天预约记录②确认与提醒访问事宜③来访登记④通知被访者来访客人等待⑤确认来访并告知相关事宜⑥引领会见⑦来访信息录入，记录汇总准备接待来访客人接待来访客人送走客户⑧存档结束审核任务概要节点控制①②③④⑤⑥⑦⑧预约客人来访接待工作流程说明前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统当日来客访问信息的及时汇总，报前台接待主管审核后存档被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项各部门人员将预约客人情况知会前台，前台接待专员每日汇总当日预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由、接待者通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候预约客人来访接待工作管理相关说明各部门或员工范围内在单位不在范围外外部单位人员来电转接流程前台接待专员①听到电话铃响②拿起话筒接听③倾听来电事宜④处理接电⑤转接⑥告知情况⑦留言记录明确被访人在否拨通电话开始结束任务概要节点控制①②③④⑤⑥⑦相关说明前台接待专员听到电话铃声响起前台接待专员在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听，电话接通后，可说“您好，这里是XX公司”若对方同意留言或前台接待专员代为转告，则前台接待专员要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式、要找的本公司人员、事由等，并跟对方确认无误后结束电话前台来电转接工作流程说明前台接待专员认真倾听对方来电事由前台接待专员对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方前台接待专员对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，若明确知道对方要找的人在办公室，则进行转接若前台接待专员明确知道对方要找的人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告前台来电转接工作管理各职能部门有无行政部经理前台接待专员信函收发工作流程②登记③分信⑥寄信④拆信⑤回信结束是否有明确收信人①接收信函开始⑦登记信息审核接收审核任务概要节点控制①②③④⑤⑥⑦对回复的信函底稿进行存档回复拟稿经过行政经理的审核后，邮寄信函前台人员收到外部信函，根据信函的类型和日期整理、分类前台人员在信函登记簿上进行登记，对于报刊杂志、商品和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由前台人员处置，或者用红笔将有关事项勾出，以便行政经理参阅信函归类后，送行政经理审核，前台人员对信函进行分发，其他职能部门接收2到前台人员发来的信函前台人员对剩下的不能分发的信函，进行拆封前台人员根据信函内容的要求及时进行回复拟稿信函收发工作流程说明信函收发工作管理相关说明前台接待专员各职能部门外部单位任务概要节点控制①②③④⑤前台接待专员将分拣的信函、快件分送到相应收件部门各部门签收后，前台接待专员每日将接收信件资料进行统计、存档接收信函、快件工作流程前台接待主管接收信函、快件工作流程说明接收信函、快件工作管理相关说明外部单位通过快递、邮寄等方式发来文件、信函、资料等，前台接待专员签收前台接待专员将收到的文件、信函进行登记，填写《信函与文件接收登记表》前台接待专员登记后按照部门进行筛选分类发来信函、文件开始①签收②登记③筛选④分送⑤记录存档接收结束前台接待专员各职能部门外部单位任务概要节点控制①②③④⑤相关说明各职能部门将需要邮寄、快递的信函、物品等送至前台，交待寄送地点、收件人等信息前台接待专员确认清楚各项事宜，接收信件、物品前台接待专员将需要寄送的信函、物品进行登记，以存档和备查前台接待专员根据寄送物品的种类确认寄送方式，若是快递则联络快递公司取件，若是邮寄则需要安排好自己的工作直接去最近的邮局办理快递公司、邮局接到信函、快件后分拣、发送寄送信函、快件工作流程前台接待主管寄送信函、快件工作流程说明寄送信函、快件工作管理①交待寄送信函、文件事宜开始②签收③登记④联络相应单位⑤接到服务要求处理发送结束员工任务概要节点控制①②③④传真发文工作流程行政部经理行政部人员根据传真收文的情况或上级领导的指导，提出发文申请，申请表要写明传真发文的理由、日期等；对于一般性的传真发文，行政经理进行核实、审批，重要的发文送总经理审核经过审核通过后，前台接到专员在传真发文登记簿上进行传真发文登记前台接待专员传真发文工作管理相关说明传真发文工作流程说明登记后，前台接待专员把传真发送出去并确认对方是否收到前台接待专员将传真原件存档填写申请表②登记③发传真结束①提出申请开始④原件存档审核各部门或员工任务概要节点控制①②③④⑤传真收文工作流程前台接待专员相关说明传真收文工作流程说明行政部经理传真收文工作管理前台接待专员接到其他公司人员发来的传真前台接待专员将传真的复印件交与接收人，由接收部门承办相关工作前台接待专员在传真收文登记簿上进行登记登记后，前台接待专员应将传真原件复印一份复印后，前台接待专员将传真原件存档②登记③复印结束①收文开始④存档⑤转交文件接收签收各部门或员工任务概要节点控制①②③④总经理审核后，送需要办理签字的部门进行承办各部门领导接到文件后，进行核查、签字签字后的文件转交行政部，行政部前台接到转交的文件，把签字的文件按照文件处理办法存档、保存收文背签工作流程行政部经理前台接待专员收文背签工作流程说明收文背签工作管理相关说明行政部将需要签字的文件交由前台，并由前台接待专员送总经理审核②转送文件④存档①递交文件开始③签字结束审核