加油站资金监控系统操作流程

1加油站资金监控系统操作流程一、出纳员操作模块1、销售数据核查做以下操作前，是根据油站已在整合平台上传完相关报表后进行操作。核查上传的各项资金数据有无差异，点击菜单栏的“数据核查管理—销售数据核查”，点击“查询”，即显示“加油站销售数据核算表”（该表中的原有数据是从整合平台相关报表中取数的）：（1）填入现金明细：点击“现金缴款”旁边的“明细”按钮，进入后点击“添加”，输入现金存款凭证金额，点击“保存”图标，每一张入行单金额输入完毕后，点击“返回”，就可以看到系统自动汇总的现金总额。（2）支票出账：如果当天有达账的支票出账，就要对支票进行出帐才能在支票明细中有反映，具体操作：点击菜单栏的“支票管理”，点击“回单查询”，点击“查询”按钮，点击“待出帐支票数据”下面到账信息的“编辑”画笔，选择“出账时间”即日报表的日期，点击“保存”图标，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可，那笔支票就会下到“已出帐支票数据”，再返回“销售数据核查”处查看，支票栏就会反映那笔支票金额。（注意：支票不同于现金，支票不用在销售数据核查中填写明细金额，现金必须要填写每一笔现金才有反映。）2（3）填写公务卡结算：点击“公务卡结算”旁边的“明细”按钮，进入后填写各油品公务卡结算的数据，填完后点击“返回”按钮，就可以看到系统自动汇总的公务卡付油总额。这里只是有公务卡付油业务的市公司加油站才需要填写。（适用于有公务卡业务的公司，如江门公司）（4）其他数据：如有“其他收入”、“多缴货款”、“少缴货款”需要填写，可以在对应的栏目填写。（说明：其他收入就填便利店和润滑油收入，多缴货款就填今天存明天的货款金额，少缴货款就填昨天存今天货款金额。）（5）备注栏：如果当天数据有需要说明的必须在备注栏写清楚。（6）进行核对：出纳员填好各项资金数据后就需要利用系统的“平衡校验”功能进行核对数据。点击“核对”按钮，如果有差异，会显示“核对有差异”，并显示差异金额，这时出纳员就要对各项数据进行检验，查出问题，再核对到无差异为止；如果无差异，会显示“核对无差异”，并显示差异金额为零。这样就完成了销售数据核查的工作。（点击“核对”前必须所输入数据进行确认，确保数据准确无误，因“核对”后将出纳员没有权限进行再次修改）平衡校验公式：当日销售总额+当日应交金额—当日实交金额—当日油品记帐—IC卡结算—公务卡结算—POS机结算—自用油结算=0。32、IC卡充值金额录入登陆系统后，点击菜单栏“IC卡充值金额录入”，填写好各栏数据后，点击“确定”按钮即可。这里分为两个时段的数据进行填写，以便对资金回笼情况进行核对，一个是“入行前（日结时）”的数据（是指昨天交款后至今天日结的回笼金额）；一个是“入行后（日结后至营业结束时）”的数据（是指今天日结后至交款止的回笼金额）。点击“IC现金充值”旁边的“明细”按钮，进入后点击“添加”，输入现金存款凭证金额，点击“保存”图标，每一张入行单金额输入完毕后，点击“返回”，就可以看到系统自动汇总的现金总额。（二）支票管理1、油站收支票录入收到支票时：点击“油站收支票录入”，将支票的有关信息录入，其中“支票号”、“支票日期”、“客户名称”、“金额”为必填事项，其他项目由市公司根据核对需要进行要求填列。填完后点击“提交”，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可。2、公司收支票录入收到客户转账单或客户电话通知已转账时：点击“公司收支票录入”，将转账的有关信息录入，其中“支票日期”、“客户名称”、“金额”为必填事项。填完后点击“提交”，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可。43、油站收支票核对可以通过点击菜单栏的“油站收支票核对”，再点击“查询“按钮，就可以查看刚才提交的支票信息是否有误，如果有误，要电话通知市公司资金监控员把错误的信息删除，重新再录入。4、公司收支票核对可以通过点击菜单栏的“公司收支票核对”，再点击“查询“按钮，就可以查看刚才提交的转账信息是否有误，如果有误，要电话通知市公司监控员把错误的信息删除，重新再录入。5、查看到账通知：点击“回单查询”，点击“查询”按钮，即可显示最近的所有到账回单；还可以在“支票日期”与“金额范围”中设定日期与金额，进行准确查询。若没有经过资金监管员的核对，在“回单查询”这里是不会反映你所要查询的客户信息，表示支票或转账款项还没到账。6、出账：当在“回单查询”查到客户支票或转账款项到账后，需要在当日《销售日报表》中反映时，则需要对达账款进行出账，点击“待出帐支票数据”下面到账信息的“编辑”画笔，选择“出账时间”即日报表的日期，点击“保存”图标，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可，那笔支票就会下到“已出帐支票数据”,同时那笔金额也会在“销售数据核查”的支票明细处反映。7、到帐支票导入:主要考虑广州公司、佛山公司每天支票较多，本部人员根据网银导出的支票到帐信息全部导入本模块，以达到节省时间目的。58、退票查询：对于“回单查询”功能中无法查找到相应数据时，就点击“退票查询”，可以按支票日期对需查询数据进行筛选，退票具体原因与退票人取得联系、了解，及时通知客户重新开具票据或支付现金。二、营业部开票监管员（开票室收款员）操作模块以自己的账号登陆销售管理系统，登陆后点击“支票管理”。1、收到支票时：点击“油站收支票录入”，将支票的有关信息录入，其中“支票号”、“支票日期”、“客户名称”、“金额”为必填事项。填完后点击“提交”，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可。另可以通过点击菜单栏的“油站收支票核对”，再点击“查询“按钮，就可以查看刚才提交的支票信息是否有误，如果有误，要电话通知市公司监控员把错误的信息删除，重新再录入。2、收到客户转账底单或客户电话通知已转账时：点击“公司收支票录入”，将转账的有关信息录入，其中“支票日期”、“客户名称”、“金额”为必填事项。填完后点击“提交”，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可。另可以通过点击菜单栏的“公司收支票核对”，再点击“查询“按钮，就可以查看刚才提交的转账信息是否有误，如果有误，要电话通知市公司监控员把错误的信息删除，重新再录入。3、查看到账通知：点击“回单查询”，点击“查询”按钮，即可显示最近的所有到账回单；还可以在“支票日期”与“金额6范围”中设定日期与金额，进行准确查询。若没有经过资金监管员的核对，在“回单查询”这里是不会反映你所要查询的客户信息，表示支票或转账款项还没到账。4、出账：当在“回单查询”查到客户支票或转账款项到账后，需要在当日《销售日报表》或《收回赊销款明细表》中反映时，则需要对达账款进行出账，点击“待出帐支票数据”下面到账信息的“编辑”画笔，选择“出账时间”即日报表的日期，点击“保存”图标，系统会提示“提交成功”，点击“确定”即可，那笔支票就会下到“已出帐支票数据”。5、退票查询：对于“回单查询”功能中无法查找到相应数据时，就点击“退票查询”，可以按支票日期对需查询数据进行筛选，退票具体原因与退票人取得联系、了解，及时通知客户重新开具票据或支付现金。三、加油站IC卡充值员操作模块1、IC卡充值金额录入登陆系统后，点击菜单栏“IC卡充值金额录入”，填写好各栏数据后，点击“确定”按钮即可。这里分为两个时段的数据进行填写，以便对资金回笼情况进行核对，一个是“入行前（日结时）”的数据（是指昨天交款后至今天日结的充值金额）；一个是“入行后（日结后至营业结束时）”的数据（是指今天日结后至交款止的充值金额）。2、支票达账充值确认7（1）查询：点击菜单栏“IC卡充值管理”，点击“销售点充值“，点击“查询”按钮，可查到所有已达账支票的客户名称、到账日期、金额。或通过输入所要查询单位名称一二个字，点击“模糊查询”可查到相应对名称、到帐日期、金额。（2）充值确认：客户要求充值时，首先在“销售点充值”找到现在要充值的客户，点击“充值”，进入另一个窗口，（如需可填写备注），点击“充值”，然后进入IC卡系统进行充值业务，确保当日查询系统与充值系统客户、金额一致。（3）要求：①查询系统已显示支票达账，而客户还没有来充值的，绝对不能在“销售点充值”处进行充值操作。②查询系统已显示支票达账，而客户充值的金额小于查到的金额（即一笔转账支票分几次充值的），必须先打电话给财资部IC卡管理员进行额度分配，由财资部分配好后方可重新进入“销售点充值”查询相等的金额进行充值确认。五、网点财务监管员、销售清帐员操作模块（一）数据核查管理1、销售数据核查情况以网点财务监管员的账号与密码登陆系统，点击“数据核查管理”，点击“销售数据核查情况”，进入界面后，选择日期，有以下三种条件查询：（1）查询无差异油站数据，在“核查状态”中选择“无差异”，点击“查询”即可。（2）查询有差异油站数据，在“核查状态”中选择“有差异”，点击“查询”即可，发现有差8异的，立即跟出纳员联系，查明原因，是因为报表有误还是因资金未回笼等违规行为而造成。（3）查询未核对可未上传的油站数据，在“核查状态”中选择“未核对”，点击“查询”即可，发现未在规定的时间上传数据的，要查明原因。2、销售数据凭证主要用来汇总加油站销售报表，选择“油站名称”与“日期范围”，点击“查询”即可。（三）其他查询权限：参照资金监控员操作六、市公司资金监控员操作模块（一）数据核查管理1、销售数据核查情况与网点财务监管员操作方法一样，还需要将数据导出到EXCEL，汇总加油站每天的资金数据，与网银流水进行勾对工作。2、销售数据凭证与网点财务监管员操作方法一样。（二）支票管理1、油站收支票核对点击菜单栏的“油站收支票核对”，点击“查询”按钮，即可看到油站出纳员录入的所有等待资金监控员确认的支票信息，资金监控员查询收到的银行回单或导出的网银到账通知，如果相符，则点击“画笔”，选择“到账日期”，写好备注后，点击“保存”图标即可。然后在电子表格里做好核对记录，以备查询。9对于油站收支票核对过程，发现有退票的，必须点击“退票”按钮即可，此块数据将会转移到“退票查询”，以备油站相关岗位查询。2、公司收支票核对跟上述操作一样。3、现金缴款查询点击“现金缴款查询”，选择日期范围后，点击“查询”，即可显示所有油站的现金单明细，点击“导出报表”，保存为EXCEL表格，整理数据后与网上银行流水账进行勾对，检验现金单的真实性。（三）IC卡充值管理1、到账通知录入：收到银行回单或网银流水后，将其数据录入或复制至下载模板的EXCEL表格中，点击“预收款批量录入”，上传即可。2、查询已录入数据：点击“销售点充值”，点击“查询”按钮，即可查到所有录入系统的数据，如发现录入的数据有误，可以点击“修改充值”的画笔进行修改。3、冻结数据：如发现长时间没有被点充值的客户数据，可以点击“冻结”，这样就可以防止被人误点充值。如再有站查询的时候，可以在“冻结数据查询”处把其解冻。4、查询已充值数据：可以点击“充值查询”、“充值统计”，按设定条件进行查询。105、取消充值：如果充值员点错客户进行充值确认时，可以在“充值查询”处进行删除充值。6、IC卡充值数据统计：是针对出纳员录入的资金回笼金额与IC卡营业员录入系统充值金额进行核对。该查询可以直观地发现差异情况。七、IC卡管理员操作模块（一）IC卡充值管理1、预收款录入2、预收款批量导入3、销售点充值4、冻结数据查询5、充值查询6、充值统计7、IC卡充值数据统计以上模块操作跟资金监控员操作方法一样，不再重述。八、通用模块基础数据管理：由市公司系统管理员对用户、银行开户行名称、银行帐号进行管理。系统信息：主要是用户用来修改密码功能。