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8.图章管理员岗位说明书岗位图章管理员岗位编号所在部门财务部岗位定员1人直接上级财务主管所辖人员无直接下级无本职工作描述负责付款业务票据的审核；负责财务专用章、公司公章、合同专用章、发票专用章等的管理；负责发票、收据及其他各类票据管理；完成上级主管交办的其他工作任务岗位职责与绩效标准工作职责描述（按重要性程度由上到下列出；）工作标准1.负责审核付款凭证及原始凭证附件再加盖“付讫”戳记，在支票上加盖相应公司有效印章准确率100％2.负责审核相关文件的审批情况，对手续齐全的相应文件加盖公章及时审核3.对每次加盖公章业务做好登记，并将盖章申请表整理存档并保存好完整准确4.对各类票据购入、领用、核销进行管理安全妥善5.负责财务专用章、公章、合同专用章、发票专用章等的保管；接到批文可将公章借出,要求借出人作好借出、归还登记及时准确6.完成上级主管交办的其他工作任务按时按质定期工作内容1.每月月初核对各公司的票证数,根据实际情况填写发票使用情况表,交各公司主办会计核对数据准确，及时报送2.每月对每间公司所用的票据做统计,并做发票缴销表到税所进行一个验旧供新数据准确，及时报送3.定期对车票进行加盖有效发票专用章准确无误4.定期对所缴销的发票存根联进行封箱标识完整有序工作权限1.对未履行审批程序的付款业务拒绝盖章权2.对不符合公司管理规定的文件、证明材料等拒绝盖章权工作关系1.内部协调关系：各部门。2.外部协调关系：银行、国税、地税。任职资格要求年龄22-40岁性别不限职业资格学历大专或以上专业管理类性格描述谨慎细致语言要求普通话、粤语良好；优秀的表达沟通能力专业知识1.熟悉国家、企业有关图章管理方面的法律、法规2.具有管理学、会计学理论等学科基础知识。工作经验1.行业：需具备一年以上房地产行业工作经验2.岗位：一年以上相关岗位工作经验能力描述1.通用能力：优秀的语言表达沟通能力，较强的组织协调能力，较强的亲和力2.专业能力：熟悉财务会计工作等管理规章制度。其他技能熟悉办公自动化设备的使用和操作。其他要求认同碧桂园集团的价值理念，为人诚实正直、责任心强。四、图章管理员岗位1、供应商货款支付操作规程1.1工作目标：确保货款的正确支付。1.2工作范围：所有已经经采购部审核，审批的货款。1.3操作规程：⑴发票，入库单等经采购部审核，审批完毕后交到财务部审核以下资料及相关内容：①核对货物是否记入本公司仓库，收款人与发票专用章是否一致，金额是否与发票开具的一致。如有错误应退回供应商，更改后重新办理；②入库单的最终审批人是否正确；③支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；④发票有采购部负责人签名（而不同的货款内容还需相应的负责人员签名），最终审批人签名。⑤非采购部负责的货款由分管各公司的董事签名审批⑵上述单据审核完毕后由出纳签发支票，交图章管理员复核⑶审核原始单据，附件及支票是否真实、合法、完整。⑷审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。2、工程款支付操作规程2.1工作目标：确保工程款的正确支付2.2工作范围：所有工程款2.3操作规程：⑴外包工程需填写进度款支付申请表，按照表中格式逐项审批。⑵集团内公司承建的工程由广东腾越建筑工程有限公司或雅骏装饰设计工程有限公司会计主管提出书面申请经最终审批人审批⑶财务部审核以下资料及相关内容：①支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；②外包工程需填报（碧桂园集团付款/预付申请单），审批人审批签名在申请单上签名确认。若凭发票付款的将发票附后。⑷上述单据审核完毕后由出纳签发支票，交图章管理员复核⑸审核原始单据，附件及支票是否真实、合法、完整。⑹审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。2.4相关表格：《进度款支付申请表》3、资金往来款的操作规程：3.1工作目标：确保资金往来的正确调拨3.2工作范围：所有资金往来3.3操作规程：⑴各公司会计的书面申请资料；填写《碧桂园集团公司内部资金调拨申请表》⑵上市公司的资金的内部往来：由梁裕尤经理签名审批，杨文杰总经理签名审批；⑶非上市公司的资金的内部往来：由杨美容签名审批⑷资金外调最终由崔健波总裁审批。⑸审核最终审批人签名无误后在支票上加盖完整全套印鉴。在往来资金申请表上加盖付讫章，交还出纳。3.4相关表格：《碧桂园集团公司内部资金调拨申请表》4、支付借支、员工报销操作规程4.1工作目标：确保借支、员工报销的支付4.2工作范围：所有借支、员工报销4.3操作规程：⑴员工借支：填写碧桂园集团个人借支申请单，预计还款日期不得超过45天，所借款项必须在本申请单约定的还款日期前归。借支単上需有总裁或主管、董事审批签名及清晰的还款日期。⑴员工报销：填写碧桂园员工报销费用报销单。⑶审核以下资料及相关内容：①支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；②票据是否超过使用期限，使用范围，有无出现白条凭证等。需有部门主管及经理签名，以及董事或者总裁签名。⑷核对所报销的发票上的名称、项目是否完整正确、原始单据，附件及支票是否真实、合法。⑸审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。4.4相关表格：《碧桂园集团个人借支申请单》、《员工费用报销单》5.其他类业务支付操作规程5.1工作目标：确保其他类业务的正确支付5.2工作范围：所有其他类业务支付5.3操作规程：（1）审核支票、发票台头是否正确填写公司名称，大小写金额必须相符；（2）审核票据是否超过使用期限，使用范围，有无出现白条凭证等。（3）核对所报销的发票上的名称、项目是否完整正确、原始单据，附件及支票是否真实、合法。（4）审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。5.4相关表格：填写碧桂园其他业务相关的表格。6.合同类文件盖公章操作流程6.1工作目标：确保合同类文件按公司图章管理流程正确加盖公章6.2工作范围：所有合同类文件6.3操作规程：⑴文件盖章时需填写《文件盖章（非法人签名文件）确认表》（详见附表一），该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。⑵填写《碧桂园合同类文件签约代表人签名确认表》，该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。⑶审核审批人是否已签名，审核完毕盖公章。⑷盖章后收取一份合同正本存档，交相关会计人员核算相关成本费用。若不能即时交会存档的则需在《文件盖章（非法人签名文件）确认表》内的预计日期前移交。⑸办理合同的登记手续，如经办人、部门、事项、涉及金额等资料。6.4相关表格：《文件盖章（非法人签名文件）确认表》、《碧桂园合同类文件签约代表人签名确认表》、《盖章登记表》（见附表）7.非合同类文件盖公章操作流程7.1工作目标：确保非合同类文件按公司图章管理流程正确加盖公章7.2工作范围：所有非合同类文件7.3操作规程：（1）文件盖章时需填写《文件盖章（非法人签名文件）确认表》（详见附表），该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。（2）审核审批人是否已签名，审核完毕盖公章。（详见附表）（3）办理文件的登记手续，如经办人、部门、事项、涉及金额等资料。（4）重要文件盖章后必须存档。7.4相关表格：《文件盖章（非法人签名文件）确认表》、《盖章登记表》（见附表）6.5及7.5流程图：公章用印及备案存档流程流程图编码：GL-1-FC-4用印备案存档整理文档相关文件流程质量标准流程效率标准会计图章管理员用印部门或人员相符返还移交合同等重要文件留底备案重要合同原件规范用印加盖印章的资料检查盖章登记表经审批的盖章确认表、需盖章资料定期按序规整盖章登记表、盖章确认表及相应重要文件的复印件归档保存。将盖章确认表对应盖章登记表顺序进行编号需盖章的资料与确认表审批的资料相符需盖章资料的完整，内容是否与审批内容一致盖章文件均已作准确登记重要合同文件已作留底《盖章登记表》实时处理整理及时开始核对盖章确认表与需盖章资料不相符实时处理《文件盖章(非法人签名文件)确认表》每月末结束按要求填写盖章登记表8、票据、各种IC卡管理业务的操作流程8.1工作目标：确保票据，各种IC卡数目收发、结存数量准确8.2工作范围：所有票据、IC卡8.3操作规程：⑴开票员、出纳、屋村管理处在图章管理员处领取各种票据、IC卡时需在票据登记本上签名确认。⑵使用完毕后经图章管理员核对无误后，确认还票日期。⑶每月月初开票员、出纳、屋村管理处交报表与图章管理员核对各种票据、IC卡的开具、结存数量。8.4相关表格：《碧桂园财务领用库存月报表》9、新成立公司印章、法人私章、业务专用章刻制及领用的操作流程9.1工作目标：确保印章按公司印章管理办法的流程进行刻制及领用9.2工作范围：所有印章9.3流程图：（1）新成立公司印章刻制及领用流程新成立公司印章刻制及领用流程流程图编码：GL-1-FC-1广东省内广东省外相关文件流程质量标准流程效率标准项目财务主管（经理）项目公司图章管理员集团财务部图章及档案管理分部集团办公室或其授权项目公司职能部门按照当地工商部门规定刻制印章核对、签收印章签收表开始核对印章、印模签收印章，签名确认备案登记签收印章，签名确认核对、签收开始备案登记印章签收表按照当地工商部门规定刻制印章核对印章、印模印章刻制完毕必须在两个工作日内移交交接手续及时《印章签收表》印章刻制完毕必须在两个工作日内移交交接手续及时、完备《印章签收表》《印章领用审批表》（2）法定代表人私章刻制与领用流程法定代表人私章刻制与领用流程流程图编码：GL-1-FC-2申请刻制启用、备案相关文件流程质量标准流程效率标准总裁办法定代表人财务部总经理集团财务部图章及档案管理分部图章管理员各职能部门同意同意同意同意不同意审核刻制印章审核印章刻制申请表审核审核在《印章领用审批表》上加盖印模,签名确认。开始三个工作日内所有审批及时、有效《印章刻制申请表》交接手续及时、完备两个工作日内《印章领用审批表》备案登记启用（3）业务专用章刻制与领用流程业务专用印章刻制与领用流程流程图编码：GL-1-FC-3申请刻制移交启用、备案相关文件流程质量标准流程效率标准区域负责人集团财务部图章及档案管理分部项目财务部项目公司各职能部门同意不同意同意核对领用人身份及《印章领用审批表》印章刻制申请表开始刻制印章审核签收印章核对印章，在《印章领用审批表》加盖印模》审核三个工作日内所有审批及时、有效《印章刻制申请表》两个工作日内《印章领用审批表》交接手续及时、完备备案登记启用9.4相关表格：《印章签收表》、《印章领用审批表》、《印章刻制申请表》、（见附表）10、印章外借的操作流程10.1工作目标：确保印章外借按公司印章管理办法的流程10.2工作范围：公章、财务专用章、法人私章等10.3流程图：印章外借流程流程图编码：GL-1-FC-5申请外借使用归还相关文件流程质量标准流程效率标准总裁办集团财务图章及档案管理分部图章管理员各职能部门同意同意不同意否勒令归还/追究责任不同意主管领导审核向集团财务部总经理汇报按借用用途使用印章在《借用印章审批表》加盖借用印章印模检查归还印章的完好性、真伪性当面检查印章进行签收呈报总裁办逾期未归还印章又未办理延期的，应责令归还双方签名确认核对各审批人签名样式及领章人身份证向集团财务图章及档案管理分部汇报借用印章审批表在《借用印章审批表》加盖归还印章印模审核所有审批及时、有效《借用印章审批表》》两个工作日内审批人签名有效、准确所有借出图章均作登记《借用印章审批表》》两个工作日内《借用印章审批表》按时收回印章，对未收回的印章进行追缴开始是否按期归还印章是10.4相关表格：《借用印章审批表》（见附表）11、印章收缴、销毁流程的操作流程11.1工作目标：确保印章收缴、销毁的规范11.2工作范围：所有印章11.3流程图：印章收缴、销毁流程流程图编码：GL-1-FC-6印章收缴印章销毁相关文件流程质量标准流程效率标准总裁办财务总经理集团财务部图章及档案管理分部印章保管责任人预存期满，无特殊情况指定人员进行监销需要不需要审批公安局出具的印章收缴证明