档-案-信-息-化

档案信息化概述档案信息化概念：在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。实施馆（室）藏档案数字化是……在电子政务和办公自动化环境下，做好电子文件的形成、积累、归档、管理与利用，……一、档案信息化建设的主要任务基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设1、基础设施建设《全国档案信息建设实施纲要》：提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。计算机及外部设备选购（管理、加工、存储、安全）1、基础设施建设局域网建设原则：突出应用、适度先进、安全可靠、便于维护、易于扩展1、基础设施建设政务网接入（政务内网、政务外网物理隔离）1、基础设施建设互联网接入一、档案信息化建设的主要任务2、档案信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。档案目录数据库建设（根本上提高档案利用效率、质量）档案全文数据库建设（加强保护、利用效率和水平、全文检索）档案多媒体数据库建设电子文件归档管理一、档案信息化建设的主要任务3、应用系统建设档案管理软件的开发和应用（初步应用）文档一体化管理系统的开发应用3、应用系统建设档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设（将档案数据库纳入当地电子政务、信息港建设格局，档案管理部门在政府网有链接）建设示范数字档案馆和电子文件中心（高级阶段）二、档案信息化建设的原则文档一体化、纸质电子并存、确保网络安全1、文档一体化原则把文件管理和档案管理纳入一个统一系统，使成为一个整体文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化进行全程管理、前端控制政务网内网互联网（修改）（交换）纸质文件E-mail多媒体创建拟稿创建校批创建审批创建签发创建会商创建会签创建发文办理签收办理呈批办理承办归档鉴定归档格式转换归档收集整理办理批阅办理会办办理登记归档著录销毁归档保管归档利用归档进馆移交公文交换节点公文归档节点进馆移交节点办理分类办理著录归档脱机管理二、档案信息化建设的原则2、电子文件与纸质文件并存原则（载体寿命、暂无通用格式、过分依赖软硬件环境、法律效力）《电子文件归档与管理规范》：具有永久保存价值得的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品（异质备份）（双套制与双轨制）二、档案信息化建设的原则3、确保网络安全原则（网络复杂、操作系统、应用程序、黑客、病毒）党和国家机关办公自动化系统（包括档案信息化系统），涉及大量国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。涉密信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的方法措施，确保党政机关的信息安全。三、档案信息化保障体系1、标准规范建设设计开发电子档案管理系统软件所要遵循的相关技术标准有关电子档案的标识、存储、交换、管理2、人才队伍建设（计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理技术）3、信息安全措施（教育和管理、实体防护、漏洞扫描、入侵监测、病毒防治、数据加密、数据备份）档案信息资源建设主要内容档案目录数据库建设档案全文数据库建设档案多媒体数据库建设电子文件归档管理具体任务：采用计算机技术对馆（室）藏档案数字化，收集和接收各种形式的电子文件，统一汇总到档案数据库，加强档案资源信息管理和档案利用服务工作。一、档案目录数字化1、概念：采用数据库技术对原有非数字化目录进行加工、录入，将其转化为结构化、可共享的数字化目录数据库的过程。2、数字化的程序制定计划：确定范围，安排次序，调配人财物选定著录项目（可遵循的标准：档案著录规则、归档文件整理规则、革命、民国、明清、DB34/T450-2004）前期准备（对档案进行著录标引，统一规范）数据录入质量检查数据入库数据备份二、纸质档案数字化DA/T31-2005（一）概念：采用扫描仪或数码相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。基本环节：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理（二）数字化对象的确定原则1、符合国家法律法规的原则：符合国家档案开放规定以及有关规定2、价值性原则：属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。（三）纸质档案数字化环节1、档案整理（1）目录数据准备（DA/T18DA/T22DB34/450-2004）（见目录数字化）（2）拆除装订物（三）纸质档案数字化环节1、档案整理（3）区分扫描件和非扫描件(无价值、重份、非正本)（4）页面修整（5）档案整理登记（6）装订（三）纸质档案数字化环节2、档案扫描（1）确定扫描方式（幅面、纸质or胶片、平板、高速）（2）确定色彩模式（黑白、灰度、彩色）彩色灰度黑白（三）纸质档案数字化环节2、档案扫描（3）确定扫描分辨率（一般≥100DPI，OCR识别≥200DPI）（4）扫描登记（5）扫描（三）纸质档案数字化环节3、图像处理（1）图像质量检查（偏斜度、清晰度、失真度）（2）纠偏（3）去污（4）拼接（5）裁边（6）OCR识别（三）纸质档案数字化环节4、图像存储及目录建库（1）选定图像格式JPG、TIFG(G4)、PDF、CEB（2）图像命名（档号+电子文档数位号）Q001-02-025-018(2-1).TIFQ001-02-025-018(2-2).TIFQ001-02-025-018.TIF（3）建目录库（三）纸质档案数字化环节5、数据挂接6、数据验收（目录、图像、挂接5%）7、数据备份（多套、异质、异地、脱机载体编号）8、数字化档案管理（确保安全、完整和长期可用，提供上网检索要注意单位标识、数据格式）三、音像档案数字化（一）概念：采用数字化的采集设备，在一段时间内以一定速度和采样率对模拟信号进行捕获采样后形成数字化数据的处理过程。（二）软硬件设备选择（硬件：播放、采集、编辑、存储；软件：采集、编辑）（三）工作程序1、前期准备2、参数选择（采样率、采样位数、数据速率、声道数、帧速率、制式、编解码算法）3、数据采集（全程监控）（二）音像档案数字化工作程序4、处理编辑（拼接、标题、降噪）5、质量检查6、著录（项目：全宗号、目录号、原盘号、文件号、光盘号、轨道号、光盘类型、文件格式、原盘类型、题名、分类号、主题词、采集人、刻录人、制作日期、密级、备注、讲话者、讲话日期、讲话地点、讲话所在的会场、开始语和结束语、录音质量、录音长度、制式、摄制日期、摄制地点、图像色彩、录像长度、图像质量、片头画面、片尾画面、人物；）。另可参考《音频资料元数据规范》、江西省标准7、数据存储（WAV、MP3、MPEG、AVI）8、入库保存电子文件归档与管理电子文件管理达到的目标使电子文件像纸质文件一样得到永久保存具有与纸质文件相同的效力必须做到：或保证电子文件的真实、完整、有效（GB/T18894-20023.7~3.9）电子文件管理现状调查管理存在的难点：电子文件种类繁多、技术依赖性大电子文件管理标准、规范不完善电子文件管理网络和信息系统相互独立一、电子文件概念以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件（《档案工作基本术语》（DA/T1-20002.13））指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-20023.1））二、电子文件的种类(按信息存在形式分类)1、文本文件（T）是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字和符号表达的文件。（文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312、GB18030等标准汉字代码构成。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。)二、电子文件的种类2、图像文件（I）是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数字相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。3、图形文件（G）是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。二、电子文件的种类4、影像文件（V）是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。5、声音文件（A）是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。二、电子文件的种类6、超媒体链接文件（O）指这样一种媒体（文本、图像、声音、视频等），它与其他媒体以非线性方式链接而成。7、程序文件（或称命令文件）（P）是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。8、数据文件（D）也称数据库电子文件其他分类方法IMT三、电子文件的特点1、非直读性[非人工识读性]（载体、格式）三、电子文件的特点2、系统依赖性（软件、硬件）三、电子文件的特点3、信息与载体的可分离性（分布不同地点）4、信息的不稳定性(载体、格式、易修改)三、电子文件的特点5、信息存储的高密度性（载体、压缩）3.5亿23.5亿110亿汉字35万235万1100万页700M4.7G22G字节三、电子文件的特点6、多媒体的集成性（文本、音视频……）7、信息的可操作性（易修改、压缩、还原、格式转换）纸质文件四、电子文件形成与归档1、电子文件的产生与运行过程与传统载体的区别文档一体化流程的三个关键节点2、电子文件归档的组织管理加强电子文件归档的组织领导明确电子文件归档的技术条件采取必要的质量控制措施四、电子文件的形成与归档3、程序一是电子文件形成签署、审批；二是收集积累；三是整理需归档的电子文件；四是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性；五是检测归档的电子文件；六是编制目录；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质；九是复制备份；十是进行载体标识。四、电子文件形成与归档4、归档形式逻辑归档——指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。物理归档——指把电子文件集中传输到独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（在线式、卸载式）四、电子文件形成与归档5、归档时间实时归档定期归档四、电子文件形成与归档6、电子文件归档要求保证内容准确（内容原始性、准确性真实、完整、有效）进行规范化整理（元数据、内容）（参照《归档文件整理规则》以件为单位，著录元数据）2009年12月16日发布，2010年6月1日实施《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48）元数据（Metadata）是什么•学术上，对元数据的最通俗的解释叫作：关于数据的数据。•元数据的英文为Metadata,最早见于美国航空航天局《格式转换字典》（DirectoryofInterchangeFormat,DIF）（1987）中。•Data在英语里就是数据。“meta”这一前缀来自希腊语，是“之中,伴随”的意思。DA/T463.5元数据metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[ISO15489-1:2001，定义3.12]我们熟知的元数据•档案卡片/目录中的元数据•案卷封面和备考表中的元数据•文件处理单/拟稿封面中的元数据•Word文档中的元数据元数据标准国外：都柏林核心元数据元素集ISO23081NAA、SouthAustralian、NSW、《维多利亚电子文件策略（VERS）》规范2、Minnesota国内：电子公