外贸企业工作流程介绍

29-外贸企业工作流程介绍一．外贸企业业务类型自营进口自营出口代理进口代理出口内贸进料加工来料加工二．进出口企业的机构设置及外部联系（一）一般地，进出口公司设立的内部职位和部门有：董事长/总经理、办公室、计划/财务部、贸易管理部、外销业务部（多个）、储运/单证部。对于大型外贸企业，每个外销业务部可能是一家分公司（内部再划分科室）、储运部变成货运公司；另外可能有货源（采购）部、内销部、企业管理部门、样宣部门、电脑部等；当然，更可能有外地分（子）公司、直属仓库和下属生产工厂。有些企业将单证部的工作归入业务部门，即部门中设立单证员。有一人从头到尾完成出口业务各环节。（二）与进出口公司发生业务联系的外界：国内外客户及其中间商货源厂商仓库、发运点货运代理公司、船公司、航空公司等运输企业海关、报关代理港口、装运码头商品检验、检测、检疫等机关中国贸促会、各商会经贸部委、外资委、经委、计委等国家行业管理机关与各级政府机关外汇管理局国内外银行保险公司财政局、税务局、审计局、工商管理局等对于不同的外贸用户，同样称“进出口业务部”，具体承担的业务工作内容可能不同；即使是同一公司，在不同时期，部门和人员职能也可能会调整。我们设计的软件至少应基本上适应这种变动。三．外贸业务工作流程30-（一）出口管理的业务流程出口业务管理基本上是以《出口货物明细单》或《货运委托书》为中心，核心功能是辅助业务人员快速出单和管理自己的出口业务等。该模块的主要数据流程图如下：31-进口合同成本核算单进口合同各级审批预付货款单信用证一览表开证申请书审批改证申请进口单证财务登记进口单证管理（业务认领其他单证制作）报关委托书进口报关进仓单审批进口核销（二）进口业务流程分析进口配额进口许可证自动读取数据销售合同登记、分配申请表数据读取数据读取收款台账价格项数据自动生成对比出仓单（提货单）数据读取T/TL/C生成自动传递32-（三）内贸业务流程分析付款台账数据自动生成购货合同审批表汇票委托书各级付款申请单审批数据自动生成审批支票购货合同进仓单数据读取资金占用库存报表库存损益单出仓单货款情况审批客户提货销售合同（提单）价格对比数据自动生成各级打印销售合同审批表审批收款单审批进账单进账台账33-（四）进口和内贸业务流程图1在订单处应有查询现货库存的操作，以便指导销售进程。该过程包含客户的询盘报盘（电话、传真和E-Mail）过程，这些信息形成客户订单信息。客户资料该包含了进口所有客户和出口的部分国外客户。分类管理客户信息，为后续的业务提供资料。客户订单库存判断有，可以把订单信息转入内销合同无，可以把订单信息转入进口合同内销合同在做出仓前，需要对合同进行审批，主要是价格方面（依据一段时期的销售限价表），还有客户的资信程度，以便决定价格和客户的付款方式。库存资料查询库存结果用于库存判断进出仓（出仓单）0财务审核出仓单，通知实际出仓，并反应到库存。应收款出仓单信息生成业务应收款信息。该模块记录仓库出货的实际情况。（进口和出口）处理现款和放账的情况。财务管理应付款财务获取应收信息财务返回实收信息财务获取应付信息财务返回实付信息进口合同进出仓（进仓单）财务审核进仓，通知实际进仓或做形式上的进仓（对于直运工厂的货物），并反应到库存。进仓单信息生成业务应付款信息。34-（五）进口和内贸业务流程图2关税资金安排保税出仓退港处理征税出仓客户往来账款管理保税清关保税仓储管理完税清关账面整理管理费用管理行政费用审核常规费用审核选择仓区实际入仓直运工厂业务付款申请应付货款管理付款申请实际付款业务数据形成基础凭证收货安排报关安排到货通知银行到单支付预付款申请开证D/A或T/T付款L/C订货付款订单转订货常规订货购货审核应收账管理放账管理客户确认销售业务执行贷款及销售费用回收出库通知实际出库现款放账销售审批订单转出货代理销售完税销售保税销售客户资料采集接受客户订单保税入仓手续35-（六）加工贸易工作流（进料、来料）加工贸易方式是指除一般贸易方式外，利用外资以加工生产、装配为内容的贸易方式。常见的加工贸易方式有来料加工、进料加工、补偿贸易等。1．来料加工：是指由外商提供全部或部分原材料（主料）、辅料、零部件、元器件、配套件和包装物料，必要时还提供设备，由我方加工企业按外商的要求进行加工装配，成品交外商销售，我方收取工缴费，外商提供作价设备价款，我方用工缴费偿还的贸易形式。这一加工方式也可采用灵活做法，我方与同一外商同时签订原辅料进口合同和成品出口合同，我方工厂按外商要求进行加工，进口原辅料进口合同和出口成品各作各价，但进口原辅料我方不付外商价款，当成品返销外商后，我方收取成品出口值与外商来料进口值之间的差价，这种方式不动用外汇，也不对开信用证，称为“各作各价对口合同”来料加工。外商提供原材料，我方加工成品，称“来料加工”；外商提供零部件，我方组装成品，称“来件装配”；两者统称为来料加工装配。来料加工装配进口的料件属海关保税货物。2．进料加工：是指我国有关经营单位用外汇购买进口的原料、材料、辅料、元器件、零配件、配套件和包装物料加工成成品或半成品后再外销出口的贸易方式。3．进料加工与来料加工的区别来料加工进口的料件由外商提供，我方不支付外汇；进料加工是我方经营单位用外汇购买进口料件；来料加工装配进口的料件及加工的成品，所有权属外商；进料加工进口的料件，所有权属我方经营单位；来料加工装配中，我方按合同要求进行加工，赚取工缴费，盈亏由外商承担；进料加工中，我方经营单位则自负盈亏、自担风险；来料加工装配，进口与出口有密切的内在联系，是连在一起的一笔交易；进料加工进口与出口为两笔交易，且都是以货物所有权转移为特征。加工贸易合同登记备案（1）申请合同备案。报关员应在对外签订的来料加工合同自批准之日起1个月内持下列单证向海关申请办理合同登记备案手续。（2）接受审核。加工企业应接受海关对其单证及加工场所、设备等的审核和勘察，特别是首次申请开办加工装配业务，或开展当前敏感性商品加工项目的企业，应该向海关详细介绍企业生产能力、加工工艺、生产组织形式、经营决策机制和企业会计账册制度等企业基本情况，以便海关对企业的资信进行评估，为海关分类管理企业提供依据。（3）领取登记手册。合同登记备案的目的是为了最后取得通关资格。因此，凡被确认为符合国家政策规定，符合海关监管要求的合同，均可向海关领取已盖主管海关合同备案专用章及手册编号的“对外加工装配进出口货物登记手册”。报关员凭此手册向口岸海关办理加工装配合同项下料件、设备进口和加工成品出口通关手续。（4）海关核销。合同执行完毕后1个月，经营单位应持凭《登记手册》和经海关签章的进出口专用报关单，以及《进口料件使用表》、《核销申请表》等有关单证，向海关办理核销手续，海关审核无误后，准予核销结案。36-加工贸易流程图(来料加工,进料工作)成本核算表来料加工对外协议进料加工外销合同国内原料收购合同进料加工进口合同对内加工合同国外原料进口程序国内原料采购程序原料进仓国内工厂加工成品转出口成品进仓海关手册的登记和核销核销37-在内容上，《登记手册》记录详细的合同报关情况。如：加工贸易手册合同记录内容（外资企业进口料件加工复出口）合同号：总值：币别：交货期：进口料，件名称规格单位数量单价成品单耗成品数量名称进口料件报关登记表：进口报关日期运输工具名称提单号货物名称规格单位数量价值进口数量累计报关单海关编号进口地海关签章出口成品登记表：出口报关日期运输工具名称运单号货物名称规格单位数量价值出口数量累计报关单海关编号出口地海关签章每一笔报关时，手册中均应记录以下内容：进口料件的基本情况（包括进口报关日期、运输工具名称、货物名称规格、数量、价值等）填在登记手册的“进口料件报关登记表”栏内；出口成品的基本情况（包括出口报关日期、运输工具名称、货物名称规格、数量、价值等）填在登记手册的“出口成品登记表”栏内。38-（七）外向型加工企业工作流程生产型的外贸企业与一般的外贸公司不同在备货阶段。具体体现在业务员安排工厂生产产品，要求工厂做出生产计划安排，并随时监控生产进度安排表原材料原材料原材料产品产品产品发票入库单领料单入库单提货单发票付采收销款购汇售单发单发票票注：黑箭头表示货物流，绿箭头表示资金流原料供应商采购库存生产库存销售外商应付款应收款财务结算中心生产进度安排表国外订单/销售合同库存判断生产计划书出库单采购清单物料清单39-（八）仓库业务流程图产品产品产品产品发票入库单提货单发票付采收销款购汇售单发单发票票注：黑箭头表示货物流，蓝箭头表示资金流四．外贸财务工作流程（一）财务工作岗位的设置外贸公司财务岗位责任制的设置，各企业可根据企业经营范围，财务工作的不同特点和不同内容而具体设置。根据外贸企业的特点，经营进出口业务的企业一般设置如下岗位：会计主管岗出纳岗出口核算岗进口结算岗库存商品岗出口退税岗复核岗总账及财务退税岗档案岗在工作中应持会计证上岗，会计工作岗位，可以一人一岗，一人多岗或一岗多人。2．财务工作流程生产厂家采购库存销售外商应付款应收款财务结算中心40-财务工作流程图：财务工作基本流程图1。设置会计科目和账户企业的资金运动是复杂的，资金有各种来源，又按需要运用到各个方面。在资金运动中还涉及到企业内部和外部的各方面关系。为了系统反映监督复杂的会计对象，就必须采用一定的形式，对会计对象进行分类。会计科目就是对会计对象的具体内容进行科学分类的项目。设立会计科目与账户制作会计凭证复核凭证记账账务管理结账报表系统分析系统填制凭证启用账套初始化完成初始数据试算平衡账套参数设置会计科目定义核算属性往来单位内部核算商品凭证字货币资金管理银行对账常用摘要结算方式货币汇率转账冲账调整凭证号码总账明细账平列式账自定义账往来对账41-通过对各种会计对象具体内容的分析、比较，同时结合考虑经济管理的要求，对会计对象具体内容进行分类，对每一类别，根据其内容特征取一个名称，即是会计科目。会计科目的设置，为全面系统分类的反映和监督各项经济业务的发生情况，以及由此引起的各项资产、负债、所有者权益的增减变动情况、经营收入、经营支出和经营成果创造了条件。会计科目的设置遵循以下原则：（1）会计科目的设置，必须结合会计对象的特点；（2）会计科目的设置，必须符合经济管理的要求；（3）会计科目的设置，既要强调统一性，又要考虑适应性；（4）会计科目的设置，应保持相对稳定；（5）会计科目的设置，从会计科目总体上应保证完整性，从会计科目之间要具有互排性。六大类科目：一、资产资产就是企业所拥有或者控制的，能以货币计量的经济资源。例如，现金、银行存款等活钱；还有原材料、产成品、半成品、固定资产等东西；而专利权、商标权等摸不着的也是资产，投资也属于资产。资产需要能够控制，租用别人的东西，不能算做自己的资产，而租给别人的东西，虽不在自己手里，但仍算做自己的资产。资产必须能够用货币进行计量而且必须是经济资源。所谓经济资源就是能赚钱的东西。象报废的机器就不应记作资产。二、负债负债是企业承担的能以货币计量，需要以后用资产或劳务偿付的债务。它又分流动负债和长期负债。流动负债一般指时间较短的，一般在一年内或者比一年长但是在一个营业周期内偿还的债务，比这个长的就是长期负债。如短期借款属于流动负债，期限为几年的银行贷款就是长期负债了。只有目前和过去的业务才会形成当前的债务。对于预期要发生的业务所产生的债务，不能作为会计上的债务。负债是将来要支付的经济责任，即使现在没有货币也要作为负债。比如，借款的利息一般半年支付一次，但每月都要记账，把应付利息作为一项负债处理。负债必须可以估价并且是在以后用现金或其它资产或劳务来偿付的确实的债务，需要有凭有据。三、所有者权益所有者权益是企业投资人对企业净资产的所有权，是企业全部资产减去全部负债后的余额。资金来源有两部分，一部分是股东投的钱，即所有者权益，另一部分是借来的钱，也就是债权人的钱。由于借款是一定要还的，当企业经营不好或亏本时，减少的钱是所有者权益，也就是说，亏只能亏股东的。当然，当企业盈利是，所