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大宝元系统作业流程目录一.物流部分1.零售店铺新货管理2.零售补货管理3.零售回货管理4.店调拨管理5.加盟商出货管理6.加盟商回货管理二.销售及店柜管理1.POS销售管理2.盘点管理3.数据传送管理4.系统管理目录三.商品运作1.采购入库管理2.采购退货管理3.报损出库管理四.营运系统异常监控方法1.营运流程管理品质五.其它1.样赠出库管理2.借出返还管理一、物流部分1、零售店铺铺新货管理1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标分货：1、商品部收到品牌公司到货通知后，一个工作日内完成分货。2、需要二个工作日内完成分货的，商品主任必须提前一个工作日内告知商品主管，经商品部主管确认后，由商品主任以邮件或书面方式通知仓库与销售部。配货：接到仓库的新货配货通知后一个半工作日，仓管完成配货。须保障A级店铺的优先配货权.包装：配货完毕时，包装必须在二个小时内完成。出货：二个工作日内必须将新货发至店柜。备注：A级店铺从配货到出货两个工作日完成，其他级别店铺从配货到出货可四个工作日完成。确认收货：当场点大数，24小时内验收明细并提报差异情形。原则上以收货方验收为基准入库。责任归属：收到差异报告的一个工作日内处理完成。4）系统管理商品主任手工分货时，商品助理必须在收到分货指令后的一个工作日内完成《调拨申请单》的输入。货品出库时开具《调拨出库单》。店柜收到货品后，一个工作日内确认完成《调拨入库单》。5）相关报表装箱单仓库用车行程表进货差异明细表2、零售补货管理1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标手工补货：1、商品主任每周二完成补货指令，商品助理17：00前完成《调拨申请单》的输入。2、若有特殊情形不能补货的，商品主任与仓库主管必须提前一个工作日内以邮件或者书面方式告知商品部、销售部。系统自动补货：商品主任可依据实际补货要求设定补货时间。补货作业可以按照品牌的优先顺序设定不同的补货时间。配货/出货1、若有特殊原因不能按时完成的，必须提前告知商品主任，并经其批准后，仓库以邮件或者书面方式告知销售部、商品部。2、遇节假日或者促销高峰，商品部有紧急补货需求的，仓库必须在合理的范围给予配合。若双方协调不了，则由公司最高主管给予裁定。送货：1、仓库收到调拨申请指令后于二个工作日内完成送货。2、有特殊情形时，仓库主管应提前半个工作日内以邮件或者书面方式通知商品部、销售部。3、外埠店铺每周五进行送货。收货：1、当场点大数，24小时内验收明细并提报差异情形。原则上以收货方验收为基准入库。责任归属：收到差异报告的一个工作日内处理完成。4）系统管理商品主任每周二完成补货指令，商品助理17：00前完成《调拨申请单》的输入。《调拨出库单》必须随同货品一同发出。店柜收到货品后，一个工作日内确认《调拨入库单》。5）相关报表仓库用车行程表进货差异明细表3、零售回货流程1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标过季货品回货：商品部确认产品过季节时，一个工作日内以邮件或者书面方式通知各店柜回货。B品及残次品回货：1、每月10日，各店柜对残次品进行整理，待仓库取货。2、每月12日，销售助理完成残次退货申请审批。配货：１、回货指令下达后二个工作日内店柜完成配货、调拨作业。2、遇特殊情形，店长必须提前一个工作日内告知销售部主管，经销售部主管确认后，由商品主任以邮件或书面方式通知仓库与商品部。出货：1、仓库收到调拨申请指令后于二个工作日内完成取货。2、有特殊情形时，仓库主管应提前半个工作日内以邮件或者书面方式通知商品部、销售部。收货：1、当场点大数。2、平常回货24小时内验收明细并提报串码。3、季节性回货二个工作日内完成验收明细并提报串码。责任归属：发生差异的一个工作日内完成。4）系统管理店柜收到商品部指令二个工作日完成《调拨申请单》的输入。店柜每月10日完成残次品《调拨申请单》的输入。《调拨出库单》必须随同货品一同发出。仓库货品验收完毕后一个工作日内确认完《调拨入库单》5）相关报表退残申请表装箱单仓库用车行程表进货差异明细表4、店调拨管理1）流程图跨区的调拨5天内完成。2）角色与责任R货品整合：1、每单周二下班前完成各品牌的货品整合调拨指令。2、若有特殊情形不能完成调拨的，商品主任必须提前一个工作日内以邮件或者书面方式告知销售部、仓库。店柜临时调拨：双方调拨需求确认后，1个工作日内完成。拨出方配货：店柜接受到商品部的调拨指令内1个工作日内完成配货作业。取货：送货到该店柜时，验收调往其他店柜的货品。拨入方收货：当场点大数，24小时内验收明细并提报差异情形。原则上以拨入方验收为基准入库。责任归属：收到差异报告的一个工作日内处理完成。3）流程KPI指标4）系统管理商品助理每单周二下班前完成货品整合《调拨申请单》。《调拨出库单》必须随同货品拨出一同确认。拨入方收到货品后，半个工作日内确认完成《调拨入库单》。5）相关报表调拨申请明细单装箱单进货差异明细表5、加盟商出货管理1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标加盟商下期货订单：按品牌公司规定的时间提交期货订单。团购现货下单：有团购需求时下现货订单。通知客户预付款：1、团购出货：所需货品备齐时，由销售代表或者店柜长以书面或者邮件通知客户。2、期货出货：销售代表接到商品部的到货通知后，以书面或者邮件方式立即通知其付款。客户付款：1、期货：收到期货到货通知后半个工作日内由销售代表通知加盟商付款；2、现货：确认预计出现货半个工作日内由销售代表通知加盟商付款。仓库配货：1、仓库当天工作日内14：00前收到期货到货或者现货出货通知，必须于当天完成客户的配货。2、仓库于当天工作日内14：00后收到期货到货或者现货出货通知，必须于隔天工作日的12：00前完成客户的配货。3、遇特殊情形，仓库主管在收到通知后的1个小时内以书面或者邮件的方式向销售部主管请求协商。发货：1、当天14：00以前收到的《销售出货单》必须当天完成发货；2、当天14：00以后收到的《销售出货单》必须隔天12：00完成发货。3、有特殊情形时，仓库主管应提前半个工作日内以邮件或者书面方式通知销售部。收货：货品送达后24小时内必须完成货品清点与验收。异常处理：1、收到客户填写的《进货差异明细表》后的一个工作日内完成差异处理。2、仓库助理收到销售主管提供的差异结果，两个工作日内完成调账。4）系统管理当季货品资料导入后一周内，销售助理必须完成加盟商当季所下期货订单。确认客户所需团购的货品后一个工作日内销售助理须完成现货订单的输入。加盟商货款到账后的一个小时内，财务人员完成收款单的输入。《销售出库单》必须随同货品一同送给客户。5）相关报表装箱单进货差异明细表6、加盟商回货管理1）流程图（正常回货）2）流程图（残次退货）3）角色与责任（正常回货）4）角色与责任（残次回货）5）流程KPI指标发函通知退货：收到品牌公司要求退货后的一个工作日内发函。回货：按商品部要求的时间内退回。仓库验收：当场点大数，24小时内验收明细并提报串码。异常处理：收到仓库填写的《进货差异明细表》后的一个工作日内营运助理完成差异处理。正常回货残次回货残次退货申请：每月12日，提报残次申请。回货：按销售部要求的时间内退回至公司的仓库。仓库验收：当场点大数，24小时内验收明细并提报串码。异常处理：收到仓库填写的《进货差异明细表》后的一个工作日内营运助理完成差异处理。6）系统管理正常品回货：销售主任于当天工作日内12：00前收到客户的《退残申请单》（附件2）的，必须于当天的15：00前在系统中开立《销售退货单》；销售主任于当天工作日内12：00后收到客户的《退残申请单》的，必须于隔天工作日内的10：00前在系统中开立《销售退货单》。仓库验收完成确认《退货入库单》。残次品回货：销售主任于当天工作日内12：00前收到客户的《退残申请单》的，必须于当天的15：00前在系统中开立《销售退货单》；销售主任于当天工作日内12：00后收到客户的《退残申请单》的，必须于隔天工作日内的10：00前在系统中开立《销售退货单》。仓库依据加盟商退残数量确认《退货入库单》。7）相关报表进货差异明细表退残申请单二、销售及店柜管理1、POS销售管理1）正常销售2）促销销售3）B品销售4）团购销售5）团购退货6）员购7）顾客退货8）相关报表客户退货/装箱单2、盘点管理1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标初盘、复盘：由财务部及销售部共同确定（每月10号—20号之间）。初复盘比例为100%。监盘：财务部、销售部随机抽选店柜进行监盘。监盘比例为20%-30%。失货赔偿：1、按照当月全店实际销售的3‰进行考核：1）失货金额在3‰以内（含3‰），店长承担失货总金额的5%；当班副店承担失货总金额5%；剩余90%由店内相关责任人共同承担赔偿。（若副店不在，店员按照失货总金额的95%进行赔偿。）2）失货金额在3‰以上，店长承担失货总金额的10%；当班副店承担失货总金额的10%；剩余80%由店内相关责任人共同承担赔偿。(若副店不在，店员按照90%赔偿。)如确认失货相关责任人必须签署书面确认书。2、赔偿折扣按照公司内购折扣执行。3、如遇特殊情况，不能按以上赔偿方案执行的，需经过相关赔偿责任人确认，并由销售主任签字确认后方能执行。4）相关报表月度盘点表店柜盘盈盘亏表失货赔款分配表3、数据传送管理1）流程图2)角色与责任3)流程KPI指标三、商品运作1、采购入库管理1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标通知到货：供应商（品牌公司）发货后一个工作日内通知。判断信贷：收到品牌公司的到货通知后的半个工作日内。付款：若供应商（品牌公司）应付余额已超出供应商（品牌公司）给予的信贷时，商品主任应在半个工作日内提出付款请求。通知收货：当天工作日内收到供应商（品牌公司）到货通知的，必须于当天通知其它部门。预备收货：1、收到商品部收货通知后的半个工作日内完成。2、大批量货品同时入库时，仓库主管判断不能在一个工作日内完成验收的，应提前一个工作日内与商品部主管协商做出最后决定。货品验收：仓库必须于一个工作日内完成验收。与品牌公司沟通：接到仓库的《交货状况异常处理表》，商品主任与品牌公司沟通，货号差异一个工作日完成沟通，数量差异一周内完成沟通。入库：货品验收完成后，仓管于半个工作日内必须将货品由验货区域移至指定储位。4）系统管理商品助理于当天工作日内12：00前收到品牌公司到货通知的，必须于当天的17：00前在系统中开立《采购到货单》。商品助理于当天工作日内12：00后收到品牌公司到货通知的，必须于隔天工作日内的10：00前在系统中开立《采购到货单》。仓库助理每天17：00前收到仓库主管提供的验收明细后，最迟于当天的17：30完成《采购入库单》的开立。仓库助理每天17：30后收到仓库主管提供的验收明细后，最迟于隔天早上10：00完成《采购入库单》的开立。5）相关报表应付余额一览表付款申请书交货状况异常处理表2、采购退货管理1）流程图2）角色与责任3）流程KPI指标残次退货申请-店柜：1、每月10日，各店柜对顾客退还的残次品进行整理，待仓库取货。2、每月12日，销售主任完成残次退货申请审批。残次退货申请-加盟商：每月12日，加盟商申请退货。供应商召回：商品部通知销售部通知所有的店与加盟商退货。店柜加盟退货：截止每月17日前，仓库收到各店、加盟商退货。仓库收货：收到货品后，24小时内完成货品验收。采购退货审批：在供应商（品牌公司）规定的时间内完成沟通。退货出库：商品主任与品牌公司确认的时间进行退货。供应商收货：货抵达供应商（品牌公司）指定的仓库后，一个工作日内完成验收。4）系统管理商品助理于当天工作日内12：00前收到品牌公司退货通知的，必须于当天的15：00前在系统中开立《采购退货单》。商品助理于当天工作日