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办公室小记之客户接见流程第1页共6页客户接见流程编写本文契机首次接见日本客户目的将每次接见客户过程中出现的不同状况进行累积、归纳、梳理，不断完善，提高执行能力。流程策划者接待担当办公室小记之客户接见流程第2页共6页前期联络及事项安排（图）1.来访确认确认来访具体时间及人数——汇报上级——日程确定——与对方确认——与上级再确认（确认人数及来访人员身份等信息，如其归属部门、沟通使用语言、有无翻译同行）。2.确认日程安排当天具体时间、日程安排、本地逗留时间、返回时间及其他安排等，向客户汇报当天公司接见行程安排，如参观公司、工厂、介绍产品、用餐时间等等。3.酒店安排1）上级特别交代的，按上级要求执行。2）一般客户来访：询问对方是否需要协助预定住宿，如客户提出自行解决，则可提供长期与公司合作的酒店信息（见附表）。3）合作意向较强的客户：确认到达时间，是否安排车辆接送。根据客户需要预订酒店，房间等级要求、单双人房要求，附酒店内部地图及服务、交通、登记手续、退房手续等信息，（必要时请示人力资源及行政部）4.接见期间资料准备1）整理讨论时所需资料——与上级确认内容——修改——最终确认2）资料可包括纸质与电子版本，纸质资料需整齐摆放于会议桌，电子版需提前拷贝至会议室电脑上，U盘放置于会议桌上备份。（图）小贴士接听电话时，请备好纸笔哦！司机客户接待担当人物链接图上级办公室小记之客户接见流程第3页共6页5.临别时礼物准备公司目前没有代表公司文化的物品可作为小礼物赠与客户，本部分交与总经办负责跟进。来访前会议室的准备协助人员——前台工作人员1.会议室申请：会议室的使用需提前3天发出申请。2.前台协助准备事项：1）确认会议室无人使用；2）会议室门保持打开状态，调好空调温度；3）启动投影灯设备，根据实际需要播放公司纪录片等；☆注意投影仪正对面凳子摆放。4）座位安排，接待担当者座位于入口右侧，方便第一时间介绍进入会议室的人员，同时负责会议门的开关。上级座位于投影仪正对面？与接待担当并排？客户座位于接待担当正对面。5）会议桌物品摆放，如所需会议资料、笔记本、笔、产品、公司介绍、纸巾、茶水（上级及客户）等。接见前的工作交接接见前需做好工作交接，包括待整理事项、钥匙、公章保管等。部门突发状况如：月底急盖章发票、急签计划、急签单据、急盖章证明、急盖章合同、急借出证件/公章等。解决方法：提前通知相关部门/人员工作交接人及办公时间；如当天部门无人办公，则应通知相关部门/人员提前申请急需办理事项的相关手续，协调解决办法。（图）小贴士。。。。。办公室小记之客户接见流程第4页共6页客户抵达后的事项安排1.用车申请：尽量提前3天发出申请，必要时与其他用车人员协调。2.确认：到抵达前一天，与客户保持联系，确定客户到达时间与地点，安排好接送、入住事项。携带瓶装水，供客户在车上饮用。上车时，副座已有人就座，则负责接待人员应选择车辆最后排的座位。期间可能出现问题：接送初次见面的国外客户，因手机功能上的限制，无法直接取得联系。目前解决方法：接送的前一天，需与客户保持联系。如当日为休息日或客户因出差外地无法取得联系，则应提前（避开休息日）以邮件形式与对方说明此情况及商量联系方法。3.提前通知司机等候。4.客户自行前往公司的，接待担当应提前于公司楼下等候。5.提前通知上级。会面期间爱护1.上级未到场时：接待担当可邀请客户于会议室休息片刻，加之适当的寒暄。合理安排时间段，可带领客户走一圈，介绍公司大致情况。2.会谈环节：会谈环节以上级与客户的交谈为主，接待担当需随身携带笔记本，根据判断登记信息。3.会谈结束前，联系司机等候前往下一地点。4.会议室的会谈结束后，可委托前台工作人员负责清理会议现场。如会议室仍需使用，需告知前台工作人员，以免会议室信息或物品丢失。（图）小贴士。。。。。办公室小记之客户接见流程第5页共6页西尔斯1.日程安排中涉及参观工厂的，需与工厂接待负责人员确认参观一事，做好工作安排，并跟进各方面准备事项，包括生产现场卫生、进入工厂的鞋套及帽子、职员礼貌等。2.出发前往工厂之前，与接待人员确人等候迎接客户的时间，视具体需要而定。3.工厂的介绍，包括工厂的构造、机器的说明等。总经办需整理一套工厂相关介绍资料并不断更新。用餐1.如前期已明确日程安排，则应询问是否需要预定餐厅，并了解餐厅大致菜色，视情况而定。2.就餐座位安排，视餐厅实际情况判断。（可参考《办公室小记之餐桌礼仪》）3.用餐前的寒暄、用餐期间讨论的公事主题。4.结账及报销手续的跟进。送别客户的事项安排1.送别时，根据客户需要安排车辆。如有候机大巴专线，则安排将客户送至目的地等候。2.送别时的寒暄，礼物的赠送。礼物的赠送尽量选择上级与客户同时在场时，代表公司送出。3.客户离开后，以商务邮件的形式发送一份感谢函。感谢函模板由总经办完成。流程结束！（图）小贴士、、、办公室小记之客户接见流程第6页共6页接待担当注意事项1.接待担当负责整个接见过程的安排，需与客户、上级、司机等人员协调好时间与进行的事项。2.接待担当应适当提醒上级客户到达的时间，事前需做好单独会面的准备工作。3.提前上级准备好所需物品，不应反复催促上级，适当保留时间以便上级调整好会客状态。4.事先准备卡片。5.接见客户时，应随身携带纸笔以便及时记录信息。6.客户离开后，应及时致以感谢函。7.逢节日到来，应致以问候函并根据情况判断是否寄出小礼物。8.接待担当需在每次接见客户之后，将流程清楚记录下来并寻找更优方案。闲聊话题：地点：乘车中、到达时、用餐时、送别时等等。基础：适当提出问题、倾听、回应，1.适当的慰问、寒暄。2.联系客户期间，如得知客户其他地区行程等，可据此了解地方景点等。3.聊聊出差期间遇到的趣事等。4.聊聊美食，可看出对方用餐喜好。5.聊聊对方家乡或公司所在地的特色等。6.聊聊工作碎事。7.。。。。。。。。。