家乐福的采购业务流程和采购管理的内容

第1页共9页家乐福的采购业务流程和采购管理的内容家乐福业务操作流程一、业务操作流程图及说明（一）业务操作流程图（二）流程图说明①首先需与商品部接触，协商谈判后签定合同。商品部包括位于上海总部的全国商品部和位于各个城市的城市商品部CCU。全国商品部负责全国供应商，城市商品部负责地区供应商。②各门店向康佳订货，康佳送货到各门店仓库，送货同时取得验收单。验收单由家乐福各门店的收货区的电脑系统打印，由系统自动编号。验收单是厂家与家乐福结算货款的重要凭证。③发票直接送交（或邮寄）区域财务中心。家乐福在上海、广州、成都、北京设立四个财务中心，处理对应地区内门店的发票。④区域财务中心收到发票，审核无误后录入系统，通过系统传输到上海付款中心。错误发票将退回康佳。⑤付款中心位于上海，统一支付货款，并在供应商网站上公布财务数据，以便供应商对帐。二、商品出库、验收、退机流程（一）签订供货合同供应商首先与家乐福公司商品部接触，通过协商谈判，达成合作意向后，②货物①合同④电脑数据③发票商品部（供应商）区域财务中心北京上海成都广州上海总部付款中心门店⑤付款第2页共9页签定两份合同《商品合同》和《促销服务协议》。合同每年度签订一次，有效期从每年1月1日到12月31日。当年年度合同，不论在哪一天签定，其有效期均追溯到当年1月1日。未签定当年合同的，暂时沿用上一年度合同。（二）建立供应商档案填写《供应商信息表》交给商品部采购，由家乐福系统产生一个四位数的供应商编号；编号规则是：一家公司法人一个编号,一个编号用于一家公司法人；（三）建立商品档案供应商获得编号后，商品部采购人员将其产品信息输入系统，产品信息包括单品号码、名称、条码、规格、价格等。在产品进入系统以后，门店可以开始订货。只有商品部有权限增加新的单品。任何一项单品信息的变动必须事先与家乐福公司商品部采购人员协商一致。（四）选择促销方式海报、堆头、货架端和立柱陈列、货架中间促销陈列、特别陈列（五）家乐福发出订单订单由家乐福各门店订货组通过传真发送给供应商；收到订单后请检查订单上的每一项内容，下单的门店、供应商编号、公司名称(可能下错公司)、价格（正常进货价格与促销进货价格之分）、数量、送货日期、送货地址等。在送货之前请务必确认订单上的每一项内容都是正确的。对于任何不理解或者有疑问的地方请和订货门店确认。确认是错误的订单，门店更正后重新下订单，再按新订单送货。对于错误的订单一定不要送货；送货时请携带订单，门店按订单收货，没有订单不接受货物，请按订单上的预计收货日送货，提前或延后都不接收货物。（六）家乐福收货流程货物必须送到家乐福收货区，向收货组员工交接货物，并在现场取得验收单：（七）家乐福收货凭证货物送交家乐福门店的收货区后，请从收货区工作人员那里取得盖有收货专用章的验收单。验收单是货物交付家乐福门店的唯一有效凭据。（八）家乐福退机流程1、门店传真给康佳办事处退货清单，在退货清单上由公司的授权代表和实际收货人，在方框内填写相应内容、签字；2、该方框在退货清单上，办事处填写签字，凭原件至门店收货区取货。授权代表需由公司出具授权委托书，交家乐福各门店备案；3、在退货清单的有效日，一般在三天内，办事处应在家乐福的收货区进行退货；4、退货时四方人员必须在现场：1)家乐福收货组员工，2)家乐福保安，3)家乐福相应营业部门员工，4)康佳办事处退货办理人员。本公司或本公司授权代表，授权，身份证号码，作为本公司代表收取本退货单项下退回本公司的商品。（授权代表签名）（实际取货人签名）第3页共9页5、康佳业务员或物流公司需出示上述退货清单原件和取货人身份证，现场核对货物种类数量无误，然后在退货报告上签字确认收到货物。门店收货区员工验证取货人的所持退货清单是真实的，并验证身份证号码和签字，与退货清单核对一致后，供应商从收货区运走货物；6、退货请供应商以负数开入下一次的进货发票；7、如果对各门店退货有任何疑问，请在退货后六个月内及时与门店相关部门联系！三、发票开具和移交（一）标准格式增值税发票1、各种百分比费用（折扣）以负数开入发票（净额发票）；2、货物金额是进货减去退货后的净进货金额（净进货发票）；3、按顺序，按要求列示金额和信息（标准格式）。（二）请按标准格式开具增值税发票，如下图：1、票面标注：所有单品，合计开一行，详细单品开入增值税发票清单；2、票面标注：合同折扣开入发票，即净额发票。签订在《商品合同》上各种折扣，合计开一行。如某供应商的合同条款为：采购量折扣1%，数据交换费1.5%……合计5%，则发票上只列一栏5%；折扣必须体现在发票上，不要把折扣放在销货清单或进货价格中体现，请严格按照以上标准格式开票；3、票面标注：发票的备注栏（第1行）店代码，部门，供应商编号；（第2行）验收单号。如多张验收单之间以逗号连接；（第3行）退货单号。如多张退货单之间以逗号连接；（第4行）不含税退货金额。4、部门号一定是两位数，供应商编号一定是四位数，验收单和退货单号码一定是六位数，不可以缺位，不需要其它内容，必须打印不可手写。如果发票对应多张验收单，发票的备注栏上无法完整打印，可以另用一页纸作为附件，但必须仍按以上格式，允许换行，但排列第4页共9页次序不变。该附件必须加盖公司公章，同时在发票的备注栏内注明：“详见附件”。注：请严格按照以上格式及顺序开具发票，否则将被视为错误发票。5、进货减掉退货之后，得到净进货数字，在净进货的基础上再计算折扣。（三）新合同的衔接：对于新年度的合同折扣，在正式确认新的合同条件后，就可以按新的折扣条件开具发票，如果在发票上的折扣与《商品合同》不一致，为了不影响回款，家乐福不退票，但在付款时帐扣差异。（四）发票直接送交区域财务中心：家乐福公司在上海，北京，广州，成都设立四个区域财务中心，现场签收，集中处理对应区域内门店发票。1、窗口送票：当面将发票交给财务中心工作人员，同时取得发票签收回执；回执上面注明发票号码、金额、签收日期等；若以后发生争议，比如发票丢失或供应商发现发票未及时入帐等，需要凭这份回执才能核查，家乐福区域所在地注册分公司业务人员负责将本注册分公司所开家乐福发票送达区域财务中心，如成都要将四川分公司发票直接送交给家乐福。2、通过邮寄或快递公司送票：快递公司一般不关心信封里面放了什么，家乐福无法与之核对，所以需要供应商随信附一份发票明细单，写明：供应商编号，店名，部门，联系电话，联系人，真实的通讯地址；拆封后，对照清单验收发票，若有不符，则按所留的电话及时联系，以免时间耽误太久难以查证。对家乐福区域结算所在地注册分公司外的发票由注册分公司税务会计直接邮寄给家乐福区域结算中心财务，如湖北分公司需将家乐福发票邮寄给家乐福成都结算中心。（五）发票送交的时间：家乐福财务中心在收票后24小时内完成发票处理。月末，在每月倒数第四天的18:00之前送交财务中心的发票，家乐福在当月输入系统。凡在这个时间以后送交的发票，家乐福在次月输入。（六）发票丢失的处理：发生增值税发票遗失，在开票日起的两个月内，向家乐福财务中心提供以下凭证，可以替代发票。超过两个月，只能重新开票。1、发票存根联复印件，盖公章；2、发票遗失情况说明，盖公章；3、送货单，盖公章；4、供应商所在地的税务局的完税证明。（七）退货的发票处理1、从退货发生到家乐福财务中心收到已经包含这笔退货的发票的时间25天内办理正负合并开发票手续；2、超过25天未办理合并开发票，家乐福将在付款中帐扣退货款；但在不超过6个月的时间内办理了合并开发票，家乐福将退还前次已经帐扣的退货款；3、在发生退货6个月后仍未办理合并开发票，只能通过办理退货红字发票解决。（八）办理退货红字发票流程第5页共9页1、提供退货的相关证明材料：(a)加盖公章的“销货单位同意退货证明”，公章必须与进货发票的公司名称一致；(b)进货的发票复印件。多单品发票必须附销货清单，因为退货证明必须按单品办理；(c)进货对应的银行收款凭证；(d)退货单复印件，请供应商妥善保管好退货单；(e)当地税务机关要求提供的其他文件。2、供应商备齐上述材料交给家乐福各城市财务部，家乐福凭此填写税务局统一格式的《开具红字增值税专用发票申请单》，呈交税务局审批；3、税务局审核《开具红字增值税专用发票申请单》，批准后加盖税务局的印章，发还家乐福公司；4、家乐福各城市财务部将《开具红字增值税专用发票申请单》的厂商联交给康佳；5、开具红字发票，交给家乐福各城市财务部；6、在取得《开具红字增值税专用发票申请单》的厂商联，必须开红字发票给家乐福公司；若未开具红字发票，家乐福公司将终止再次办理任何退货证明。四、家乐福费用结算及付款流程（一）费用结算方式：1、禁止以现金方式向家乐福公司支付合同费用和门店促销费用；家乐福公司在费用结算方式上，包括总部合同费用和门店促销费，只有两种结算方式，从货款中帐扣和开入净额发票。2、家乐福只接受两种补差方式,，盖有供应商公章的补差协议(补差费用将以直接帐扣开普票的方式收取)；免费电视机商品(即货抵补差，必须要求门店提供免费商品验收单,否则该笔补差将不被承认)。①对于双方总部确认的促销活动,将由家乐福总部和我公司总部确认补差金额,并由家乐福总部统一帐扣到各注册分公司②对于门店常规的补差,必须由CCU跟供应商确认,并按照我们认可的方式补到CCU,而不是门店③当月的费用（负毛利、补差），要求出具一份已兑付完毕的公函，要求家乐福签字盖章。（二）扣款发票的取得1、扣款发票由当地城市的JV财务部开具。凡是与百分比有关的费用，家乐福提供国税普通发票；凡是固定金额的扣款，家乐福提供地税普通发票。2、对于地税普通发票，一般当月扣款在下月初开票，一个供应商编号开一份发票，发票总额等于上月所扣款项总和；3、对于国税普通发票，由于涉及的退佣差异因为合同条款变更，有时为正有时为负，为减少开票的混乱，在下次开票时自行调整，若不能自行调整，家乐福在每年一月和七月统一对帐后，对累计的退佣差异开发票；4、大多数家乐福JV采用邮寄方式递送发票，采用邮寄方式的城市一般在每月15前寄出；第6页共9页部分地区需上门领取发票；若未在适当时间内收到发票，请持付款明细至各城市JV财务部开取发票，超过三个月，非特别原因将不再受理。（三）主要扣款项目RBdifference退佣差异ConditionalRB年度有条件退佣CashierDisplay付款口陈列费LightingBox灯箱劳务费HOother其他扣款（总部输入）QualityControl质量控制费用DM海报费TG堆台劳务费ChangeVendor改变供应商编号如某扣款描述为：07Cahier-TG-Display(II)(ID1198900)(U990:694)HOOthers其他*31207代表所属年份；U990代表所属CCU（商品部）；694代表所属合同编号；312代表所属门店（四）货款结算到期日：发票可以被支付货款的日期帐期：家乐福货到28天，票到的前提下付款付款日：家乐福公司的开户银行向供应商支付货款的日期发票到期日＝家乐福完成收货的日期＋合同帐期家乐福全国付款中心：电子信箱：[e-mail]200120上海浦东南路528号上海证券大厦25楼财务部付款中心客户合作部2010-08家乐福的采购管理的内容巴西家乐福最早成立于1973年。但这个拥有175，000，000人口的国家既为零售商们提供了巨大的发展机会，同时也存在诸多艰难挑战。一方面，它拥有巨大的购买力市场，另一方面，又被资源贫乏危机所困扰，缺乏必要的基础设施，经历着永无尽头的经济危机。尽管如此，家乐福仍努力坚持生存。2004年，巴西家乐福已经成为巴西的第二大零售商，仅次于巴西本国零售商CompanhiaBraSiliadeDistribuicao(CBD)。第7页共9页最近，家乐福开始了一项商业系统和全球业务流程标准化的工程。这项工程是在系统开发商Accenture的帮助下，采用统一的财政和会计平台以及PeopleSoft公司的企业资源计划(ERP)软件模型。该项目的部分内容包括在任一国家创建共