工作流程汇编

行政部工作流程汇编2000．51目录传真发送流程图.....................................................1会议室、洽谈室工作流程.............................................2电话接听工作流程...................................................6发送信件工作流程...................................................1传真件收取流程图...................................................2来宾接待工作流程...................................................4名片制作流程图.....................................................6生日礼品发放流程...................................................7信函收取工作流程...................................................2卫生、保洁管理流程.................................................8办公家具维修调整流程...............................................9办公区调整流程（办公区及公位）....................................10电话维修流程......................................................11电力设施维护维修流程..............................................12员工午餐管理流程..................................................13安全保卫工作流程..................................................14购置流程..........................................................15临时培训、开发环境搭建流程........................................16绿化、饮水管理工作流程............................................172外埠员工、客户住宿申办流程........................................18办公家具申购流程..................................................19携物物出门审查流程................................................20用电设施维护流程..................................................211传真发送流程图市内长途YN开始确认、分类确认后先发送按来件顺序发送登记长途登记发送签字、确认原件是否保存保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束《传真发送工作规定》急件！机密！CEO！2传真件收取流程图NYYNY急件机密件CEO立刻！每15分钟一次N开始收到传真，判断是否有收件人名。盖章、登记可根据内容判断分部门放置于文件分类架中送相关部门接口人或当事人送各部门判别签收费用统计、分摊、汇总上报结束登记、编号说明情况存档《传真收件工作规定》1发送信件工作流程发送结束N需求发生办理发送登记需求分类发送登记本1、EMS2、市内速递3、挂号函4、平信5、包裹1、本市件2、外埠件3、国际件需求人确认需求有误重新填写分检封装检查无误联系发送补充封装材料费用统计报费用核对员每月分摊表留档查看1、部门确认2、每月25号汇总3、负责分摊表Y《信件收发管理规定》2信函收取工作流程YN收取信件发生分检收发信件管理规定1、EMS2、市内速递3、挂号函4、包裹单5、汇款单核对有误1、收件地址2、收件人办理退信手续检验无误分类登记投送接收人签字收件登记本收取结束3电话接听工作流程NY迅速转接二次转接转接完成恢复待命礼貌谢绝1、员工语音信箱2、代为转达联系方式来电发生结束前台接听辨别需求是否正当被访问人暂离座位位《前台接听程序规范》无人接听电话记录4来宾接待工作流程NYNY需要进入办公区办理登记发放来宾卡保卫人员视卡放行访问结束需在休息区会见请来宾在休息区等候会见完毕目送客人离去访问结束参观拍照需求请示领导批准放行办理登记发放来宾卡保卫人员视卡放行有关部门员工全程跟随保卫人员协助阻拦礼貌请其离去来访需求问明需求是否正当，作出反应来宾接待程序规范电话联系被访问者来宾登记本5会议室、洽谈室工作流程NＹ时间未延长时间延长通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排会务登记：部门、时间、人数、所需服务布置会场，服务准备在会务情况一览板上标出“已预定”“使用在会务情况一览表上标出“使用”提前30分钟通知会务人员通知会务人员更改会务登记表通知卫生人员清扫在会务情况一览表上标出“空闲”会务人员通知下一个单位重新安排会议预定开始部门申请、预定结束6名片制作流程图NYYNN印方有误供稿有误N员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确正确有误退回更改管理员检查是否有误秘书将人名及相关信息交至行政管理员退回更改传真至印刷厂电话询问及确定时间底样分部门存档电告有关部门查收名片检查是否有误退回重印通知部门更改送达部门签收7生日礼品发放流程登记员工生日协助购买或补充更改撰写生日卡领导签字送达员工手中（科贸及希格玛）记录意见签字登记结束8卫生、保洁管理流程开始每日检查有记录发现问题现场纠正当时解决不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决经常出现问题，多次协商不能解决更换保洁员更换保洁公司每月工作情况同保洁公司负责人交换意见使办公区保洁用品带到公司整体要求结束检查记录9办公家具维修调整流程开始现场检查并对问题进行判断小修立即解决问题较大需专业修理回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可不认可联系厂家或维修人员维修、调整到位部门验收结果费用分摊至使用部门接到维修、调整申请追踪结果征求用户意见满意不满意结束10办公区调整流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准物业支持部提出方案可以解决暂时无法解决使用部门确认方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见有意见无意见调整修改结束11电话维修流程定期检查巡视，每天一次员工报修发现问题及时修理当日给予答复，小修当日解决设备报废转资产管理部办理结果通知部门开始通讯维护《通讯系统维护管理办法》一天不能解决的问题须做出书面报告提交报告申请费用未批准领导批准实施维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门作分摊表部门签字确认询查维修后效果结束12电力设施维护维修流程开始每日巡检，发现问题或部门报修查找问题、确定方案小修当日解决急修24小时解决大修当日提出解决方案部门需求24小时内予以答复验收合格不合格通知有关人员验收、使用费用分摊至使用部门小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊检查结果，跟踪使用情况结束参照〈电力设施设备维修办法〉13员工午餐管理流程NYY开始科贸办公区是否是新员工报道时到业务支持部领取饭卡午餐时到前台领取餐卷到地下餐厅用餐到北图食堂就餐每月底业务支持部为员工办理续卡工作每月初对食堂费用审核结算每月底将下月费用打入卡内费用根据登记分摊至使用部门结束希格玛办公区领用餐卡领用餐卷填写领用申请并领用14安全保卫工作流程NY保安员工作时间8小时以外每小时巡查一次门口须有人值班门口须有人值班作好巡查记录，携物得有出门条巡查：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员每天巡查外部两次，及时发现问题门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查午餐时办公区巡视，加强防范工作发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报下班前准备好打卡机切断电源，保留消防电源及照明18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源早7：30开门，准备好打卡机开始〈保安员岗位职责〉客户进入办公区须签字符合要求向来宾介绍签字要求结束15资产购置流程开始配置是否符合规定填写采购申请单参照《IT类个人固定资产领用标准》修改设备配置是否有采购额度YNYN提交额度增补报告企划办审批N结束参照《部门剩余额度》Y调整《部门剩余额度》业务支持部按申请采购负责人：林鹏时间：3个工作日申请部门办理领用手续1、填写《固定资产收货单》2、资产卡片上签字确认。结束16临时培训、开发环境搭建流程开始申请部门提交需求报告参加《办公区装修申请\执行\管理办法》经部门总经理审核签字批准部门报汽化办总经理批准物业部接收申请核对需求落实需求数量、品质时间、费用接口人面积家具设备电力网络交通完成时间费用标准配套设施配套方案交部门接口人确认后执行。1、不带装修一周完成2、简易装修两周完成3、整体装修30-40天完成4、（电力增容及外部因素具体商议）支付部门验收符合要求，投入使用追踪使用效果，记录反馈意见结束不符合要求17绿化、饮水管理工作流程绿化每天检查一次饮水每小时巡查一次绿化问题：发现后一周内解决。水制检查：每半年一次，达到用水标准开始出现问题饮水：不断水、不空桶绿化解决不了提出警告三次后更换供应商饮水断水一次后更换供应商参照《绿化管理办法》《饮水管理办法》厂家按时提供水源验证证明每周征求员工意见对合理要求，进行调整补充结束18外埠员工、客户住宿申办流程开始部门提出申请填写住宿申请表核查费用标准确认住宿饭店时间、天数《住宿管理办法》是否符合条件不符合条件符合条件，2小时内反馈电话、传真通知协议单位公司支付费用的客户总经理审批员工入住费用自理公司同意支付费用的，客户退房后统一办理结束19办公家具申购流程开始提出需求申请申请部门总经理审批是否有采购额度参照《部门剩余额度》神州集团相关部门审批企划办审批资产管理员核查归属范围固定资产低值易耗办理固资申购手续提出正规书面申请资产管理员备案、采购通知申请部门签字提货，办理领用手续费用分摊至使用部门结束20携物物出门审查流程开始保安员24小时值班部门确认方案和费用发现情况要求填写出门条无故不填写劝阻不得出门核查物品、数量数量、物品不符重新填写出门条问题不清重新核查通过作好记录放行结束21用电设施维护流程开始每日对办公区进行巡检，作好记录希格玛办公区科贸办公区《巡检记录》保安员每小时巡查一次发现问题小问题当时解决较大故障争取当日处理与希格玛物业联系及时反馈处理结果与科贸物业联系发现问题照明、办公用电空调系统与维修人员联系小问题当时解决较大故障争取当日处理3日内修复（无配件情况另仪）修理完毕结束1、照明设施2、办公用电3、管道空调