归档文件整理流程

归档文件整理流程拜城县档案局武桂莲2012.3归档文件整理工作基本步骤：对归档文件进行整理→分类→排列→编号→编目→装盒第一步：归档文件的整理1、归档文件的整理单位以“件”为整理单位，一般一份文件为一件。特例：正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目。2、文件修整破损文件进行修裱（修补、托裱）对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）3、文件装订左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐装订要求：材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式能较好地维护文件的原貌装订方法简便易行，尽量降低成本。装订方式：线装：最利于档案保护的一种装订方式变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品粘接式：胶水或浆糊粘贴无酸纸封套装订前排序：正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前、复制件在后;转发文在前、被转发文在后;复文在前、来文在后;汉文本在前、少数民族文本在后;中文本在前，外文本在后;文件处理单在前、正本在后;第二步：归档文件分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。1、选择分类方法年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划》，归入1995年，2000年形成的《1999年工作总结》，归入2000年。机构（问题）分类法：各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类法，不能同时采用，只能选择其一。机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办公室、业务科、管理科等。问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置类别，如：党群类、业务类、行政类等。保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分为永久、30年、10年三类。2、复式分类法与分类方案复式分类法：在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保管期限、机构（或问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期限为必选项，机构（或问题）为选择项。分类方案：在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案工作的基础，是档案室规范化管理的起点。年度-机构-保管期限分类法（推荐使用）适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位先按年度分类在每一年的文件按机构分类再区分划入每一机构文件的保管期限每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空间同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找保管期限-年度-机构分类法（推荐使用）适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位先按保管期限分类在将每一保管期限的文件按年度分类再将每一年的文件按机构分适用于机构不复杂的立档单位便于向档案馆移交应预留空架机构-年度-保管期限分类法：适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关先按机构分类每个机构下再按年度分再在每个年度下分划入文件的保管期限应预留空架，空架数量不好掌握年度-问题-保管期限分类法：适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确先按年度分类在每一年的文件按问题分类再区分划入每一问题文件的保管期限保管期限-年度-问题分类法：先按保管期限分类再按年度分类最后在每一年内将文件按问题分类多用于现行机关问题-年度-保管期限分类法：适用于撤消机关、整理历史档案先按问题分类在文件按的年度分类再区分划入每一年文件的保管期限年度-保管期限分类法适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关先按年度分类再区分划入每一机构文件的保管期限保管期限-年度分类法：适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关先按保管期限分类再按年度分类第三步：归档文件的排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。归档文件的排列强调事由原则。1、事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。2、排列方法在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。同一事由内的归档文件排列：同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。不同事由内的归档文件排列：按形成时间的先后顺续进行排列按事由的重要程度进行排列按事由具有的共同属性分别集中排列《规则》强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。第四步：归档文件编号1、件号室编件号：归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注馆编件号（进档案馆后由档案馆统一编制）2、编号项目必备项目：全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2006保管期限：分为永久、30年、10年件号：室编件号选择项目：机构（问题）各单位档案部门可设置其他一些选择项目3、盖章归档章的项目：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号归档章格式长45mm,宽16mm，等分成6小块带*号为可选项（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）2×83×1522200716办公室30年实际填写为：盖章位置：首页上端空白处，不要盖在文字上第五步：归档文件的编目依据分类方案和室编件号编制归档文件目录1、归档文件目录的项目件号：档案室填写室编件号责任者：填写全称或通用简称，如：拜城县档案局如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写文号：即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：拜档发[2005]24号题名：即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成，如：国家档案局关于加强档案安全保管的通知正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”，如：关于进一步加强我县精神文明建设的决定（附：市民公约）题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加“[]”，如：拜城县档案局通报，重新拟写为：拜城县档案局[关于乡镇场档案达标升级情况]的通报日期、页数、备注日期：即文件的形成时间（文件的落款时间）。标注为8位阿拉伯数字，如2008年7月10日，标注为20080710，填写目录时，一般填写成二行，即：20080710页数：一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计备注：填写归档文件需要补充和说明情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况较多时，可在备注中加“*”，在备考表中填写具体内容。2、归档文件目录的格式归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1拜城县档案局拜城县人事局拜档发[2005]24号关于评选全县档案系统先进集体和先进工作者的通知20050907202拜城县档案局拜城县人事局拜档发[2005]25号关于表彰全县档案工作先进集体和先进个人的决定2005110823归档文件目录封面归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如图：归档文件目录全宗名称拜城县档案局年度2008保管期限永久机构第六步：装盒1、装盒要求按件号先后顺序装盒与归档文件目录相应的条目顺序一致不同年度的不能放入同一档案盒不同保管期限的不能放入同一档案盒不同机构（问题）的不能放入同一档案盒严格按件号的先后顺序装入档案盒2、档案盒格式长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm档案盒封面：(全宗名称)拜城县档案局2、档案盒盒脊全宗号年度保管期限*机构（问题）起止件号室馆盒号全宗号88年度2008保管期限永久*机构（问题）办公室起止件号室14-36馆盒号3、备考表放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列内容盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况；目录备注项中填写不下的内容。整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：填写归档文件整理完毕的日期。备考表：备考表盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日归档文件整理新方法的优越性（一）归档文件整理新方法简便易行新的归档文件整理方法取消“卷”的概念，归档文件以“件”为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，一般情况下以每份文件（自然件）为一件。新的整理方法把归档整理人员从整理的复杂性、困难性中解放出来，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一个人一个标准的烦恼，大幅度地简化了工作中的手工操作，缩短了时间，提高了工作效率，由于其方法简便，一般新手可在较短时间内理解和掌握归档文件整理新方法。（二）归档文件整理新方法提高了工作效率与以往传统立卷相比，新的归档整理方法改变了每年集中整理归档，需要一个季度或更长时间整理的习惯做法，而是注重平时归档，“随办随归”，从而使归档文件整理变成日常工作，使归档工件更加贴近文书、更加贴近业务人员工作实际，进一步规范和简化了文件归档工作程序，明显减轻了档案人员的工作负担，档案人员可将节省的时间用于开发信息资源，使他们有更多时间和精力在细管理、精检索上下功夫。（三）归档文件整理新方法便于保密和复制新的归档文件整理方法采用“一文一件”的形式，便于保密安全，能将不便查阅的保密文件控制使用，也便于归档文件的复印、缩微、扫描等处理，操作时不易损坏文件原貌，有利于延长档案的保存寿命。（四）归档文件整理新方法能实现文档一体化新的整理方法，调整了归档文件整理工作的流程，为计算机管理档案工作提供条件平台，，使得文书工作与档案工作有可能融为一体，实现文档一体化管理，归档文件整理新方法采用的是“随办随归”的工作方式，档案人员可在平时的文书处理环节中著录和组织检索条目，充分发挥计算机技术的优势，做到一次输入，多次利用，同时新的归档文件整理方法从简化、高效目的