录入员岗位工作流程

1录入员岗位工作流程一、录入前的准备工作（一）录入单据来源：录入员录入的所有单据均由柜组填制，通过理货区或柜组传递到录入科，录入员不得私自改动单据。（二）单据录入前，录入员应将所有的单据根据部门、业务类型等进行分类，如××商场的《门店自采验收单》、《门店自采退厂单》等。二、单据审核录入员对分类后的单据认真审核，审核流程见“核算员岗位工作流程”，对不符合要求的应予退回。三、单据的录入录入员凭自已的工号和密码登录富基系统，对不同的单据分别选择不同的界面进行录入。（一）门店自采购订单：登录富基系统→订货补货→订货→［3314］门店自采购订单→点新增键，如图3-1所示界面：主要工作职责：1、录入前准备工作；2、单据审核；3、业务单据的录入；4、单据的打印、整理及传递；5、条码打印；6、电子称信息发送。2单据功能说明：门店对供应商的订货计划，超市商品和卖场经销商品都必须填制门店自采购订单。录入流程：如图3-2所示界面：录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成订货件数点击右边框增行图标增加录入行（点删除行）系统自动发送至银座网站选择合同号、结算依据收货部门选择经营方式录入供应商表头录入表格录入存盘审核核对无误后点保存再点审核31、签批流程：制单人→柜组长→商场经理。2、注意事项：（1）在录入过程中注意商品的进项税率不得为零税率或低税率（计生用品、农产品除外）、倒扣毛利率不得为零或负数。（2）供应商在网页中打印订单，在送货前核对订单与清单的商品进价。（3）赠品的录入，赠品在录入时必须有正价商品跟随，录入员在订单的右边框，点击赠品键，在表体的下方自动生成录入赠品的表格，点击“增行”键，录入商品编码和数量并“存盘”。该赠品只显示该商品的售价和进价为零。（4）核对《门店自采购订单》的商品进价与供应商清单的进价进行核对，以保证价格一致。通用工具栏功能说明（其他单据相同）：【新增】点新增键张新的单据；【复制】点复制键对当前单据复制一张相同的单据；【修改】点修改键对已保存的单据进行修改；【删除】点删除键对当前单据进行删除；【保存】点保存键对保存当前单据数据；4【审核】点审核键对保存后的单据进行审核，单据标志变为“已审核”，审核后的单据不能在进行修改；【批打】在单据列表中选中需打印单据，点批打键进行单据的批量打印；【取消】点取消键对已审核的单据进行取消，只对分期促销单、满减促销单、供应商降抽单起作用；【查询】点查询键根据查询条件，查找单据；【打印】点打印键对当前单据进行打印操作；（二）门店自采验收单：登录富基系统→库存管理→入库管理→［3414］门店自采验收单→点新增键，如图3-3所示界面：单据功能说明：门店采购商品验收入库的原始单据，审核《门店自采购订单》后，系统将自动生成《门店自采验收单》。门店自采验收单审核后，系统自动将商品数量记入相应的子库存系统。分为手工《门店自采验收单》的录入与《门店自采购订单》引入两种方式。录入流程：1、手工录入方式52、自动引入方式：《门店自采验收单》→点查询键，设置查询条件（订单号＝××）→点确认键→打开验收单→点修改键→选择“子库存”、录入“交货件数”→点保存键→点审核键，引入完成。（实收数量应不大于订单的数量。如实收数量未变化，录入员直接点击“保存”、“审核”键，审核后库存增加）。注：必须先保存后审核，否则修改无效。如图3-4所示界面：点击“增行”键录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成根据“交货件数”录入数量，核对商品进价点击右侧工具栏增行图标增加录入行（点删除行）选择合同号到货地点（如不填系统默认为“柜组”）选择经营方式（鼠标选择和方向键两种选择方式）录入供应商编码保存后系统自动生成或手工录入单据号、选择子库存在入库单的右边框，点击“赠品”键，在表体下方自动生成赠品表格。表头录入表格录入赠品的录入录入商品编码和数量系统自动发送至银座网站存盘审核核对无误后点保存键、再点审核键61、签批流程：收货人→送货人→柜组长→商场经理（理货区）。2、注意事项：（1）选定子库存后，赠品同入库商品一起记入子库存，赠品数量不得修改；（2）入库商品的进项税率不得为零税率或低税率（计生用品、农产品除外）、倒扣毛利率不得为零或负数。（三）门店自采退厂单：登录富基系统→库存管理→入库管理→［3424］门店自采退厂单→点新增键，如图3-5所示界面：7单据功能说明：用于商品的退厂。录入流程：（1）指定批次退厂如图3-6所示界面：（2）不指定批次退厂：在批次进价完全一致的情况下，可不指定批次退厂，不用选择批次号，但应注意核对进价。（3）指定入库单据退厂：新增一张退厂单，将指定退厂的入库单据的电脑单号录入到“原电脑单号”中，按“回车”键，调出原入库单，然后将采购部门、收货柜组录入、存盘，无误后审核，即将该入库单退出。录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成点击右侧工具栏增行图标增加录入行（点删除行）选择合同号收货部门（如不填系统默认为“柜组”）选择经营方式（鼠标选择和方向键两种选择方式）录入供应商编码保存后系统自动生成或手工录入单据号、选择子库存表头录入表格录入系统自动发送至银座网站存盘审核核对无误后点保存键再点审核键根据手工单据价格选择库存批次号退货单价：退货时，系统自动取门店例外价。如退货单价和例外价不一致时，应指定批次退厂。根据“退货件数”录入数量。81、签批流程：退货人→收货人→柜组长→商场主管（理货区）→会计。2、注意事项：（1）盘点溢余商品、赠品、零进价商品不得进行退厂，只能进行前台销售。（2）在录入商品条码后，系统自动会把当前的例外进项税率、例外含税进价、例外不含税进价显示出来。（没有例外价取基本价）在选择批次以后，会把当前显示的三个数据改成批次数据。（3）退厂商品应遵循高批次进价优先、先进先出的原则退厂。（4）如果退货涉及多个批次，且批次进价不一致时，退货件数不得超过每个批次的数量，否则存盘时系统会提示“库存不足”。（四）门店商品例外售价变动单（例外调价变动单）：登录富基系统→物价管理→商品调价→［2813］例外调价变动单→点新增键，如图3-7所示界面：9单据功能说明：主要用于门店调整商品的例外价，根据实际需要也可用来调整商品的VIP扣率、会员最大折扣率等项目。录入流程：如图3-8所示界面：输入供应商和柜组代码系统提示“选择柜组后，是否自动生成商品明细”，一般情况下，选择“否”生效日期（单据审核后，按该日期生效）录入商品条码，按“回车”键商品信息自动生成点击右边框增行图标增加录入行（点删除行）主题（根据手工单据填写，如未提供，可任选）手工录入单据号（电脑号存盘后系统自动生成）根据手工单据录入调整项目表头录入表格录入存盘审核核对无误后点存盘、点审核生效后，物价信息发生变化。101、签批流程：制单人→商场经理→业务部（价核）。2、注意事项：（1）注意区分录入日期与生效日期。（2）同一单品在生效期内存在多次变价，应以最后一张审核的单据为准。（五）门店商品未来例外进价调整：登录富基系统→物价管理→数据调整→［3024］门店商品未来例外进价→点新增键，如图3-9所示界面：11单据功能说明：指定门店未来例外进项税、未来例外进价的调整。录入流程：如图3-10所示界面：存盘审核核对无误后点存盘键、点审核键生效后，物价信息中门店例外进价发生变化。表格录入表头录入调整项目（根据手工单据在“新进项税率”和“新含税进价”栏次中录入）手工录入单据号（电脑号存盘后系统自动生成）调价位置：根据手工单据录入调价部门生效日期（单据审核后，按该日期生效）点击右边框增行图标增加录入行（点删除行）录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成12签批流程：制单人→商场经理→业务部（价核）。（六）正规连锁库存调整单（库存商品进价调整单）：登录富基系统→物价管理→数据调整→［3016］正规连锁库存调整单→点新增键，如图3-11所示界面：13单据功能说明：用于商品库存进价的调整，根据调整的方式分：仅调库存和同时调销售两种。录入流程：如图3-12所示界面：表头录入表格录入存盘审核调整方式（A指仅调整库存商品进价；B不仅调整库存商品进价，还可以调整已售商品的进价录入收货位置：即调价部门生效日期，如调整方式为B，此项为必填项点击右边框增行图标增加录入行（点删除行）录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成根据手工单据在“新含税进价”栏中录入信息根据手工单据价格选择库存批次号核对含税进价等内容，无误后存盘、审核。系统按当前账面数量和批次进价计算调整金额选择经营方式录入供应商编号手工录入单据号（电脑号存盘后系统自动生成）141、签批流程：制单人→商场经理→业务部（价核）→财务部。2、注意事项：（1）只针对经销、成本代销的商品进价进行调整。（2）涉及到的调整包括库存调整、销售调整。（3）商品子库存存在负批次时，该商品的调整不能使用库存调整。（4）赠品不参与调整。（七）正规连锁销售调整单（已售商品进价调整单）：登录富基系统→物价管理→数据调整→［3018］正规连锁销售调整单→点新增键，如图3-13所示界面：15单据功能说明：用于调整门店指定时段内已销售商品的进价。录入流程：如图3-14所示界面：表头录入表格录入存盘审核手工录入单据号（电脑号存盘后系统自动生成）主题（根据手工单据填写，如未提供，可任选）生效日期（单据审核后，按该日期生效）点击右边框增行图标增加录入行（点删除行）录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成调整项目（根据手工单据录入调整进价）核对无误后存盘并审核161、签批流程：制单人→商场经理→业务部（价核）→财务部。2、注意事项：（1）针对已售商品的成本进行调整。（2）只调整指定时间段内销售的数量。（3）时间段内销售的商品存在负批次，那么该商品的销售调整不能使用。（八）门店商品分期促销单：登录富基系统→物价管理→商品促销→［2912］商品分期促销→点新增键，如图3-15所示界面：17单据功能说明：用于定义本门店商品的各类分期促销。录入流程：如图3-16所示界面：申请部门（即录入相应柜组编号）系统提示“选择柜组后，系统是否自动产生明细”一般情况下选择“否”根据手工单据选择“促销方式”手工录入单据号（电脑号存盘后系统自动生成）输入商家折扣分担（小于等于1），选择是否积分，录入供应商编码。点击“促销主题”下拉框选相应主题，此项目为必填项表头录入存盘审核表格录入点击右边框增行图标增加录入行（点删除行）择是否积分录入商品编码，按“回车”键商品信息自动生成选择是否积分录入“促销售价”录入“生效和截止日期”核对无误后存盘并审核181、签批流程：制单人→商场经理→业务部（价核）。2、分期促销单商品促销折扣方式分为以下四种：（1）在商品促销打折时，应选择“按物价”、“按点”组合方式，同时在“折扣”中录入打折数，如商品打七折，录入0.7即可。（2）如商品在原售价的基础上降价一定金额的，应选择“按物价”、“按价格”组合方式，同时在“折扣”中录入降价金额数。（3）如商品降价无规律时，应根据手工单据列明的商品促销价，录入“促销售价”。（4）如商品进价与商品售价相同，即毛利为零时，应选择按价格、按进价组合方式。3、录入供应商编号，系统提示“供应商确定后，系统是否自动产生明细”应根据不同情况进行选择：（1）如促销方式为“商品促销”，且该供应商下只有个别商品不打折，应选择“是”，系统列出该供应商商品明细，录入员应将不打折商品剔除。（2）如促销方式为“商品促销”，但该供应商下只有个别商品打折，应选择“否”，将打折的商品按商品编码直接录入。（3）如促销方式为“柜组品牌促销”，则只需录入柜组与品牌代码即可。194、注意事项：（1）同一时间段内，相同商品的分期促销单，以最后一张审核单据的促销价为准。（2）商品促销售价只能等于或低于商品例外售价，否则系统不予支持。（3）扣率代销及管价的联营商品“商家折扣分担”一项，应低于或等于商品物价信息中的商品毛利率。（4）供应商在变更合同信息、更名、移柜后,在有效期内的促销信息同时失效。（5）关于促销单取消和复制键的使用。取消：如促销活动提前结束，可选择取消键