投递系统日常操作流程介绍讲义

市场经营部投递系统日常操作流程介绍市场经营部投递管理处王海珍2012年元月·石家庄市场经营部主要内容三平常商函邮件投递系统日常操作流程二银企对账单邮件投递系统日常操作流程四特快代投邮件投递系统日常操作流程一挂号邮件投递系统日常操作流程市场经营部挂号邮件系统日常操作流程挂号邮件投递系统日常处理流程挂号邮件投递系统操作步骤挂号邮件常见问题及解决办法市场经营部挂号邮件投递系统日常处理流程流程图为：邮件下段及信息补录平衡合拢处理投递清单打印投递员出班投递归班信息反馈转退邮件处理封发处理平衡扎帐处理邮件信息接收市场经营部挂号邮件投递系统操作步骤1.邮件信息接收、下段及补录邮件接收模式分为：邮件逐件接收、中心局邮件接收、分拣前置邮件接收、商函邮件接收、上级投递部分拣邮件接收、转邮件接收，各地根据本地实际作业情况选择相应操作模块。对未下段的邮件，在信息接收或录入时批注段道信息。（1）邮件逐件接收模式（2）邮件信息补录（3）中心局分拣模式（4）分拣前置分拣模式（5）商函邮件接收模式（6）上级投递局二次分拣模式（7）转邮件接收模式市场经营部邮件信息接收或补录（1）邮件逐件接收模式适用于无法按总包接收，根据实物逐件接收邮件信息的操作模式。操作菜单为【1.邮件接收】→【4.邮件逐件接收】，投递部根据实物扫描邮件，系统自动接收邮件详情信息，如果信息不全或与实物不一致，需要手工补录或修改邮件信息。对于中心局未批注段道信息的，应在接收邮件时批注段道信息。操作界面如图：市场经营部邮件信息接收或补录操作要点：在【号码】栏扫描实物上的邮件号码，系统自动匹配到邮件信息，包括邮件种类、收寄局、收件人名址等。汇款通知单邮件先按【F10汇兑邮件接收】功能键然后在【号码】栏输入汇票接收专号或汇票号码。注意事项：1.对于在投递清单上打印备注信息的，需在【备注】栏输入“.”查询备注信息或者输入备注简码如“HZ”即代表“回执”，“TZS”代表“通知书”。2.对扫描邮件号码提示“没找到对应邮件”时，需在【2.邮件录入】→【3.邮件信息录入】录入邮件信息。3.【投递方式】栏：1.直投；2.自取；3.窗投，如窗投邮件需在窗投机构中输入对应营业机构代码来确定对应的营业机构，也可输入营业机构名称首拼来选择对应的营业机构。窗投机构的维护在【B.系统维护】→【H.窗投机构维护】中设置，界面如图：市场经营部邮件信息接收或补录操作要点：录入窗投信息后按【F4】确定保存即可。市场经营部邮件信息接收或补录（2）邮件信息补录适用于有实物无信息邮件，需补录邮件信息并批注段道信息。操作步骤为【2.邮件录入】→【3.邮件信息录入】，界面如图：市场经营部邮件信息接收或补录注意事项：1.【邮件备注】栏可输入“.”查询所有邮件备注信息。2.在【邮件号码】栏扫描实物邮件条码，系统自动匹配邮件种类。对于包裹邮件，需在【邮件种类】栏选择对应包裹或包单。对于各地单独邮件种类，可在【B.系统维护】→【1.标准数据维护】→【1.邮件种类维护】，界面如图：根据邮件条码的号码或特殊标识，在【条码代码】中注明，系统根据邮件条码自动判断邮件种类。如以”X”开头的邮件为挂号，那么条码代码设置为“X”，在接收和录入时扫描条码后，以”X”开头的邮件，邮件种类栏自动跳出“挂号”。市场经营部邮件信息接收或补录（3）中心局接收模式适用于中心局分拣到投递部，投递部按总包接收模式。操作菜单为【1.邮件接收】→【1.中心局邮件接收】，操作界面如图：操作要点：1.在【总包条码】栏扫描总包袋牌上的30位条码信息，按F2查询出总包内的邮件清单信息。2.接收后按【F4保存】。注意事项：1.对已按局段分拣的邮件，可按F8设置投递局段。2.右下角【记录数】显示该总包下的邮件数量。对于数量不符可按CTRL+F可逐件扫描邮件条码勾挑核对。市场经营部邮件信息接收或补录（4）分拣前置接收模式适用于分拣前置分拣到段的作业模式。操作菜单为【1.邮件接收】→【3.分拣前置邮件接收】，界面如图：操作要点：1.根据邮件号码、邮件种类、封发日期、封发班次等信息，按F2查询出邮件信息。2.按CTRL+A全部或CTRL+B部分从左框移到右框，按【F4保存】即可。注意事项：对于分拣前置均已分拣到段，可按批量接收邮件信息，无需批注局段信息。市场经营部邮件信息接收或补录（5）商函邮件接收模式适用于本地商函制作直封到投递部的邮件，根据商函邮件处理要求，需先接收总包，再接收散件。1.商函总包信息接收。【1.邮件接收】→【5.商函总包信息接收】按总包号码接收总包信息。操作界面如图：操作要点：（1）根据总包条码或封发日期，按【F2查询】出总包信息。（2）按CTRL+A将总包信息从左框移至右框，按【F4保存】即可。市场经营部邮件信息接收或补录（5）商函邮件接收模式2.商函散件信息接收。【1.邮件接收】→【6.商函散件信息接收】根据已经接收的总包信息可批量接收总包内的散件信息。操作界面如图：操作要点：（1）根据总包号码信息，按F2查询邮件信息。（2）按CTRL+A将邮件信息从左框移至右框，按【F4保存】即可。注意事项：可在【总包号码】栏输入“.”查询已接收的总包信息。市场经营部邮件信息接收或补录（6）上级投递局二次分拣模式适用于与中心局或分拣前置无直接分发关系的投递部，实物需要由县局等投递部进行二次分拣的作业模式。操作菜单为【1.邮件接收】→【7.上级投递部邮件接收】，操作界面如图：操作要点：1.根据总包信息、邮件信息、封发日期等信息，按F2查询到对应的邮件信息。2.按CTRL+A全部或CTRL+B部分及CTRL+F逐件，将邮件信息从左框移至右框，按【F4保存】。市场经营部邮件信息接收或补录（7）转邮件接收模式适用于接收他局转到本局投递的邮件信息。操作菜单为【1.邮件接收】→【9.转邮件接收】。操作界面如图：操作要点：根据邮件号码等信息，按【F4接收】即可。注意事项：根据实物邮件信息直接在【投递段】批注段道信息。市场经营部平衡合拢处理用于内部处理结束后对当日进口、上班结存等给据邮件的平衡合拢，确保进、出口邮件数据吻合，并用于内部分拣人员与外部投递人员的责任划分。平衡合拢后系统自动生成投递员出班交接表、投递清单。操作步骤为【4.平衡合拢】→【1.平衡合拢处理】操作界面如图：操作要点：1.根据日期、班次，【确定】后查询出当日班次进口邮件信息。2.按【F5平衡合拢】处理，可按【F7】打印平衡合拢表，按【F6】打印投递员出班交接表。市场经营部平衡合拢处理注意事项：1.需对当日当班进行排班，否则无法进行平衡合拢。如图：2.F6打印投递员出班交接表，格式如图：市场经营部平衡合拢处理注意事项：3.F7打印平衡合拢表，格式见（邮1429），内容如图：市场经营部投递清单打印1.零星投递清单用于零星用户的投递清单打印，用于投递员出班投递和用户的签收。操作菜单为【4.平衡合拢】→【4.打印投递清单】→【1.打印零星投递清单】，操作界面如图：操作要点：根据局段、日期、班次、客户名称、种类等信息，按【F6】打印，或按【F5】重新生成清单信息。注意事项：默认打印出全部零星投递清单，零星投递清单格式见[邮1401（机）甲]内容如下图：市场经营部投递清单打印2.大宗投递清单用于单位等客户的集中签收。操作菜单为【4.平衡合拢】→【4.打印投递清单】→【2.打印大宗投递清单】，格式见【邮1409（机）】。操作界面如图：市场经营部投递清单打印操作要点：根据局段、日期、班次、种类、客户名称等信息，按【F6】打印大宗投递清单，按【F7】打印出大宗用户投递详情单，格式同零星投递清单，用于收发室、社区、物业等转投点与用户之间签收。也可按【F5】重新生成大宗投递清单数据。市场经营部投递清单打印操作要点：大宗邮件设置：1.对于系统无法自动生成大宗邮件投递清单的可根据地址设置成大宗邮件，操作步骤【4.平衡合拢】→【4.打印投递清单】→【4.大宗邮件设置】界面如图：市场经营部投递清单打印操作要点：大宗邮件设置：1.对于系统无法自动生成大宗邮件投递清单的可根据地址设置成大宗邮件，操作步骤【4.平衡合拢】→【4.打印投递清单】→【4.大宗邮件设置】界面如图：操作要点：在【主投地址】输入需要设为大宗投递的地址或单位，按【CTRL+A】从左框移至右框，按【F4】保存即可。市场经营部投递清单打印2.可在【B.系统维护】→【2.系统参数维护】中设置，操作界面如图：操作要点：用PgUp、PgDn键将光标移至【大宗邮件件数】后的【参数值】栏，按【F5】修改模式，修改后按【F4保存】即可。市场经营部投递清单打印3.【B.系统维护】→【G.大宗段维护】中设置，界面如图：按【F4保存】即可。市场经营部归班信息处理1.归班信息反馈用于投递员归班后的投递信息反馈。操作菜单为【5.归班登记】→【1.归班登记】，界面如图：操作要点：根据邮件种类、日期、班次等信息，按【确定】将邮件信息查询出来，在【投递备注】批注投交信息（妥投、转、退、存局、下班再投、次日再投、预约再投、转窗投），【保存】即可。市场经营部归班信息处理注意事项:1.对妥投的应在【投递备注】栏中批注妥投位置（本人、他人代签、收发室、物业、信报箱、村邮站），并录入签收人姓名、证件号码、签收日期等。2.对未妥投的应在【投递备注】栏中批注转、退、存局、转窗投、下班再投、次日再投、预约再投，并批注相应原因。（1）转退邮件信息反馈界面如图：市场经营部归班信息处理A）【转退原因】栏可输入“.”来选择具体原因，如图：市场经营部归班信息处理B）【转退/窗投局号】栏如果是转、退邮件转退局号可填可不填，如果是转窗投的邮件则窗投局必须填写。如图：（2）再投邮件信息反馈界面如图：市场经营部归班信息处理a）【未妥投原因】栏可输入“.”选择具体原因，未妥投原因如图：b)【下步动作】栏可输入“.”选择下步操作。如图：市场经营部归班信息处理2.回执登记用于收回回执邮件的登记处理。操作菜单为【5.归班登记】→【5.回执登记】，操作界面如图：注意事项：对登记回执的邮件需与原邮件号码进行一一对应。市场经营部归班信息处理3.退件登记用于已妥投到收发室、物业等地，由于收件人原因，退回邮件的登记处理。操作菜单为【5.归班登记】→【2.退件登记】，界面如图。操作要点：扫描邮件号码后，在【选择】栏选中相关邮件后，按【F5】批注“再投”，按【F6】批注“转退”，按【F8】批注“存局”。市场经营部归班信息处理4.代反馈模式针对不具备上线条件的网点，其邮件的信息反馈有指定网点代为处理。操作菜单为【8.投递反馈】→【2.代归班反馈录入】，界面如图：市场经营部归班信息处理操作要点：1.【投递局】栏输入需做信息反馈的投递局机构代码或根据机构名称首拼来选择对应的投递机构。2.在【号码】栏输入邮件投递清单上邮件号码信息。3.在【投递备注】栏根据投递清单上用户签收情况批注“妥投”、“转”、“退”、“再投”等投递信息。4.在【投递日期】和【投递时间】栏输入邮件实际投递日期和时间。市场经营部转退邮件处理实现本投递局转、退、回执、转窗投邮件的处理。出口封发及清单、路单打印功能。1.未参与平衡合拢的转退邮件适用于中心局等分拣环节错分需转他局投递的邮件信息处理。操作菜单可在邮件接收、邮件信息录入、或在【3.邮件下段】→【3.邮件查改】中将该邮件批注转退信息。邮件查改界面如图：市场经营部转退邮件处理操作要点：选中需做转退的邮件，按【CTRL+V】批注转退投递信息操作界面如图：操作要点：按【F6】“转”处理，并在【转退局】栏输入邮件的接收局。市场经营部转退邮件处理2.投递员归班后需转退的邮件同归班信息中转退章节的处理。操作要点：按【F6】“转”处理，并在【转退局】栏输入邮件的接收局。市场经营部封发处理实现本投递局转、退、回执、退件邮件出口封发及清单、路单打印功能。1.邮件封发。适用于退、转、退件及收回回执邮件的封发处理。操作菜单为【7.邮件封发】→【1.封发处理】，按不同封发种类实现邮件封发处理。界面如图：操作要点：