报销流程

i用户操作手册--员工自助费用报销文档作者:ERP部门创建日期:2004-06-10修改日期:2010-06-10控制编码:当前版本:4.0ii文档控制更改记录日期作者版本更改参考2004-06-10王燕军V1.02007-05-08陈立艳V2.0增加项目报销，更新的图片2007-12-30谢梅青V3.0自助报销升级2008-8-22陈立艳V3.12010-06-10罗一V4.0自助报销系统版本升级审阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置1234iii目录文档控制...................................................................................................................................ii更改记录............................................................................................................................ii审阅....................................................................................................................................ii目录..........................................................................................................................................iii编写说明...................................................................................................................................4使用对象............................................................................................................................4参考文档............................................................................................................................4第一章费用报销操作说明.....................................................................................................5业务流程............................................................................................................................5费用报销主界面功能介绍................................................................................................5费用报销申请操作步骤....................................................................................................7使用离线模板填报费用报销单......................................................................................17查询历史费用报销单......................................................................................................22查询费用报销单付款情况..............................................................................................24电子通知及邮件说明......................................................................................................26第二章差旅报销的特殊操作说明........................................................................................304编写说明员工自助费用报销（差旅报销）操作手册是ERP系统员工自助费用报销的操作步骤说明。使用对象百度所有使用ERP系统进行自助费用报销的员工。参考文档5第一章费用报销操作说明ERP系统费用报销平台为公司全体员工报销的申请、审批平台。员工费用报销时在网上填写电子报销单，提交上级主管审批。上级主管审批完成后，电子报销单自动流转到财务部门。报销员工提交打印报销单及原始凭证到财务部门，财务部门核对电子及纸制凭证无误后付款。鉴于报销性质的不同，设置不同的报销模板（费用报表模板）。对于总部员工服务日本公司发生的费用需要在相应的费用报销单的费用行上填写日本项目的项目编号，便于财务归集服务日本公司发生的费用。业务流程1.员工分类汇总需要报销费用原始单据，请按时间顺序和费用类型进行排列。2.在ERP系统中填写费用报销单。填写费用报销请选择相应的费用报销模板，选择报销明细项，报销明细项请按照每一天逐项填列3.如支出需要说明，在费用报表行的说明栏填写4.有特殊费用项需要在详细资料的信息填写相关信息；详细特殊要求请看下面操作说明。5.员工将费用报表提交上级主管审批6.上级主管对相关人员费用审批，并可以填写相应意见a)批准；同意发生的费用b)拒绝；对费用发生的真实性、金额大小及填写内容完整性有异议c)重新分配；提交其他相关领导审批7.员工在通知栏中查询获知费用报销单，或通过查询费用报销单的状态，可也查看费用报销单的状态，如果费用报表单的状态已经是“等待财务部审核原始单据”，说明已经被管理层审批通过，可将原始发票附在ERP系统打印的报销单后，递交财务部。8.财务部核对ERP系统的费用报销信息和员工递交的原始发票和费用，对单据的合理性、会计处理正确性进行复核并审批。如果原始单据有问题，财务部同事将及时与相关同事联系。9.财务部同事定期将已通过审批的费用报告导入，生成财务费用发票，并支付给相关同事或供应商。费用报销主界面功能介绍费用报销主界面按钮类菜单说明费用报销手册：可查看或下载员工费用报销操作手册创建费用报表：用于新建电子报销单据导入电子表格：用于上传已在离线费用报销模板中填写完成的费用报销信息导出电子表格：用于下载系统预置的离线费用报销模板（该功能在百度不适用）费用报销主界面说明可见单据6在费用主页，本人只能看到自己提交的报销单（包括自己的报销单、自己提交的“虚拟**部门”的报销单），其他人提交的“虚拟**部门”的报销单被屏蔽；在“费用主页”，点击【费用报销手册】，可以下载操作手册：通知在“通知”区域可查看所有费用报销单的通知列表。跟踪提交的费用报表登陆网上报销系统后，在费用主页下的“跟踪提交的费用报表”区域可查看费用报表历史记录。主要的报表状态有：等待经理审批：费用报销单已经提交给主管，等待主管审批7等待财务部审核原始单据：费用报销单已经通过主管审批，并提交到财务部，等待财务人员的审核准备付款：费用报销单已经通过财务人员的审核，准备支付该费用报销单拒绝：费用报表被主管或者财务人员拒绝待定系统管理员活动：意外错误提交给系统管理员更新费用报表在“更新费用报表”区域可查看处于可修改状态的费用报销单，比如保存的草稿、退回的费用报销单和自己撤回的费用报销单。界面上带“*”的字段为必填字段。费用报销申请操作步骤操作说明在费用报销主界面中点新建费用报表，按要求填写完成后提交领导审批并送交纸制凭证到财务部。操作步骤1.登陆ERP系统，进入网上费用报销界面路径：主界面费用主页；82.点击“创建费用报表”，填写费用报销单的基础信息。1）选择正确的“费用模板”：根据报销费用的情况，在“费用模板”下拉框中选择正确的“费用模板”，如研发人员需要选择研发费用开头的费用模板，如果不清楚使用哪个模板，请与财务部门联系。（注意：员工、费用成本中心为自动带出，无须修改；）在报销“用途”处输入报销的说明；填写费用报销界面要求的其他字段信息。2）基础信息填写完毕，点击“下一步”进入【现金和其他费用】界面；9请注意：请根据报销费用性质选择正确的费用模板。选择不同的费用模板，需要填写不同的信息：选择“XX费用-差旅费”费用模板，费用报销单界面需填写【差旅申请单号】。如果没有差旅申请单号，则需填写【无差旅申请单号的说明】。选择“XX费用-物业费”费用模板，费用报销单界面默认为【公司费用】、有合同；该项信息不可更改。选择“公司费用”或“替代报销”（虚拟部门费用报销），费用报销界面的字段【收款人姓名】、【收款人开户银行及账号】必填。10当选择“公司费用”时，费用报销界面出现信息：【合同编号】、是否有合同。有合同时，字段【合同号】为必填项。如果报销差旅费用，要求选择“XX费用－差旅费”费用模板。差旅报销时，选择TA单号后，一旦提交费用报表，系统即冻结该TA单号，后续报销单将无法选择该TA单号创建费用报表后，在下拉选项中只能看到本类成本中心可以选择的费用模板。规则是：“1”字开头的研发类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、研发费用——差旅费、研发费用——费用。“2”字开头的销售类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、销售费用——差旅费、销售费用——费用。“4”字开头的管理类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、管理费用——差旅费、管理费用——费用。“5”字开头的服务类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、借款申请、服务成本——差旅费、服务成本——费用。在费用报销时，页面显示提交人的姓名；113、在【创建费用报表：现金和其他费用】界面中，填写费用报销明细。1）在填写费用报销明细时，界面上方会提醒相关注意实现和月通讯费限额2）请逐行填写费用内容（注意：在系统外将报销原始单据按照费用类型分开，然后在输入明细项栏中输入相应的报销费用发生；分别输入费用发生时间、金额、费用类型、单项说明）在费用行界面中，费用类型的下拉选项只提供该费用模板下有效的费用类型；12点击界面左下角“复制”按钮，系统提供批量复制已经填写的费用行的功能；点击费用行上的“解释”按钮，系统在费用行上方显示对该费用行中的费用类型的报销规定。3）填写详细资料：点击“详细资料”按钮，进入明细内容填写页面，分别输入明细项，带*的字段必须填写；系统默认的报销币种为人民币，如果报销的费用为外币费用，那么，在明细内容界面更改币种为相应的外币，并输入汇率。13不同的费用类型要求填写对应的信息；如果有遗漏，那么在进行下一步操作时，系统会进行提示。以差旅费报销为例，说明如下：如果选择的模板是“**差旅费”，那么“出差天数”这个费用类型是必选项，用户必须选择这个费用类型进行填列，规则是：在详细资料中：按本次报销差旅的实际出差天数分国内、国外出差天数分别填写，“收据金额