最新公文怎么写：公文写作的语言特点及要求

实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第1页共9页最新公文怎么写：公文写作的语言特点及要求公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯，其主要特点是在用词上要准确贴切，句式要简练严谨，文风要朴实庄重，有一些固定的习惯用语。一、用词准确贴切用词准确贴切是公文语言的基本要求，公文的写作如果选字用词疏忽大意，一旦把关键词语用错，将会给工作造成无可挽回的损失，所以公文必须写得一清二楚，十分明确，让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。要想把词语用得准确贴切，必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富，词语运用也极为灵活，表述同一事情可用不同的词语，使用同一词语也可表示不同的意思，这些特点都会给选用词语带来很大的困难。选用最恰当的词语，是公文写作的一个基本能力。言简意明，把事情表达得一清二楚，这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活，表达意思留有余地，这就需实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第2页共9页要适当地使用模糊词语。如：原则上今年不安排发放地方企业债券，存在着一定差距，尽快将会议精神传达下去，采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令，分不同情况，予以妥善处理，其中原则上、一定、尽快、适当、妥善均属于模糊词语。在公文中，当需要做模糊的表达时，选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。二、语句简练严谨简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑，表达意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外，还须避免语句重复啰嗦，避免句子冗长，避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明：1.避免重复啰嗦要使语言简洁，必须将可有可无的字、词、句去掉，力求做到词无可删、句无可减，使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如：同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视，存在着管理十分混乱，制度也不够健全，并且存在违章操作等问题。实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第3页共9页有些字、词，如也、并且存在删去后，并不影响句意。2,避免句子冗长句子有长有短，各有不同的表达效果。长句有表达意思周密的优点，但结构复杂，包含意思较多，不够简明;短句结构简单，句意单纯，让人一目了然。要使公文言简意明，一个有效的方法是少用长句，多用短句。老舍先生写文章很注意用短句，他说我自己写文章，总是希望七八个字一句，或十个字一句，不要太长的句子。……当我写了一个较长的句子，我就想法子把它分成几段，断开了就好念了，别人愿意念下去;断开也好听了，别人也容易懂。老舍先生为我们提供了一条宝贵经验，写了长句子，就设法断成几段，把长句拆成短句，言简意明。如：全厂党组织普遍开展了职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时，必须派专人造访并给以帮助的五必访活动。这个句子所以长，是因为活动前面的定语太复杂，可以拆成短小句子：全厂党组织普遍开展了五必访活动，职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时，必须派专人造访并给实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第4页共9页以帮助。3,避免联合不当公文中经常将词与词或词组与词组联合排列，用以表达一连串的事物或意思。在排列具有联合关系的词或词组时，要注意两点：一是联合的各项要排列有序。具有联合关系的词语所表达的事物，要有合乎逻辑的内在联系，或者由大到小、由小到大，或者由重到轻、由轻到重，或按其他内在联系进行排列，一定要井然有序。如：一律不得新建关于老一代革命家个人的纪念堂、纪念馆、纪念亭、纪念碑等建筑。纪念堂等四个词组是按建筑物规模由大到小进行排列，也可以由小到大排列;但不能大小无序，如把亭放在馆前面，或把堂排在亭后面。二是联合的各项要分类恰当。句子中联合的各项，须按照同一标准分类，各项概念的外延不能重合，也不能交叉。如：把绿化、植树、栽花、种草作为美化环境、建设社会主义物质文实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第5页共9页明和精神文明的大事来抓。绿化是属概念;植树、栽花、种草是种概念，包含在绿化的外延之中，都属绿化工作。将这四个不同层次的概念并列编排，属和种界限不清，属于分类不当。4避免关系不清撰写公文，经常使用由几个关系密切的分句组成复句，分句之间或有并列、递进关系，或有因果、转折、条件等关系，如果分句之间关系模糊不清，复句意思的表达便会受影响。如：XX集团深入细致地做好企业思想政治工作，最大限度地调动干部职工的积极性，重点在管理机制上对症下药，寻求新的思路和对策。该复句的三个分句关系不清，句意费解。可作如下修改：为最大限度地调动干部职工的积极性①，XX集团在深入细致地做好企业思想政治工作的同时②，重点在管理机制上对症下药，寻求新的思路和对策③。分句①和分句②③是目的关系，分句②和分句③是并列关系，由实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第6页共9页于理清了三个分句的关系，句意便通畅易解。三、文风朴实庄重公文作为办理公务的工具，在表述内容时必须语言质朴无华、真切庄重。无论上行文、下行文还是平行文，均忌堆砌华丽词藻，宜运用质朴平实的文字;忌滥用俚俗口语，宜用规范书面词语;忌多作修饰描写，宜据实直书达意明理。四、正确使用惯用语公文中经常使用一些保留了古汉语成分的习惯性用语。下面作简要介绍：1.开头词语常用的有依照、遵照、根据、据查、经……批准、为了、鉴于、由于等，用以表明行文的依据、目的、原因。如：根据X发〔20XX〕X号文件精神，我县已建立了政府序列内的土地管理局。经中央批准，今后县、乡两级选举的日常工作，由民政部门负责……为充分挖掘档案信息资源，更好地为两个文明建设服务，我馆……实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第7页共9页2,引叙词语批复、复函等答复性公文，在开头引叙来文的发文文号、标题或主要事由时，经常使用前接、近接、收悉、谨悉等词语，如：你省辽政发〔19^X〕X号文收悉，12月10日关于申报兴建砖瓦厂的来文收悉，你县税政字〔19^X〕第X号请示悉(悉即收悉)。3,承启词语用于前言的最后，起有承接上文、提领下文的承上启下作用。下行文常用的承启词语有现批复如下、现作如下指示、作如下决定、现予公布、现予发布、为此，特通告如下、特公布如下、特作如下通告、现将有关情况通报如下、现将有关事项通知如下、现答复如下等。例如：为保护投资者的合法权益，促进证券市场的健康发展，特对取缔有价证券的非法交易活动作如下通告;……为了制止乱集资……促进国民经济既快又好地健康发展，现就有关问题通知如下;……为贯彻党中央关于反腐败斗争的工作部署，坚决刹住用公款变相出国(境)旅游的不正之风，经党中央、国务院批准，特作如下通知实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第8页共9页。上行文常用的承启词语有现提出如下意见、建议如下、我们的意见是等。例如为了使道路和交通更好地为经济建设、改革开放服务，抓住当前有利时机，加快城市道路和交通管理设施的建设步伐，切实做好城市道路与交通管理工作，现提出如下意见、引自建设部公安部联合呈报国务院的公文《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》〉;根据^发〔19\X〕X号文件精神，我县已建立了政府序列内的土地管理局，但城乡土地还没有统管起来，多家管地，多头批地的问题仍然存在。为了贯彻中共中央、国务院精神，管好用好我县土地，建立健全土地档案，我们的意见是。4,结尾词语下行文常用的结尾词语有特此公告、此令、请贯彻执行、参照执行、将贯彻执行情况及时报告……等。主要作用是对受文机关单位如何贯彻执行文件作出规定、提出要求。例如：建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》，已经国务院批准，现转发给你们，请贯彻执行;各地区、各部门必须坚决贯彻执行以上通知精神，并将贯彻情况及时报告国务院。批转、发布法规性的公文，有时在结尾处指出文件解释权的归属。实用文档系列文档编号：YL-SY-80258第9页共9页如《国务院批转民政部关于调整设市标准报告的通知》的结尾指明：新的设市标准由民政部负责解释。上行文常用的结尾词语有特此请示、妥否，请批示、如无不妥请批转……执行、或试行)、请批复、敬请大力支持为盼、特此报告等。主要作用是请求上级机关对请示和报告事项给予答复和关注。如：以上报告如无不妥，请批转各地试行。这是民政部《关于调整设市标准的报告》的结尾);以上意见，如无不当，请批转各地区、各部门贯彻执行。(这是建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》的结尾);以上请示当否，请批示、这是民政部《关于增加选举工作干部编制名额的请示》的结尾)。平行文常用的结尾词语：在致函中，向对方提出要求、希望时，常用望早日见复、盼予函复、请大力协助为荷等;在复函中常用此复、特此函复等。