文案工作流程描述

一、文案工作流程描述1）收集将定稿的核心资料连同需要递交的资料交接给文案部，文案根据收集整理的递交资料清单安排翻译；2）文案开始填写表格，整合要递交的一套中文素材给组长审核，并根据审核意见修改；3）文案将一套中文素材给Melvin审核，并根据审核意见修改资料（有时候需要收集修改核心资料）4）文案跟收集确认客户费用到账后，安排房评、购汇5）文案检查客户的签字文件6）文案检查返回的公证翻译，打印整理，待客户费用到账后安排公证；待公证返回后检查公证书，安排相应修改；7）文案检查返回的非公证翻译，打印整理；8）文案校对收集制作的报表，并且制作审计报告附注，安排翻译并检查，待客户费用到账后安排出纸质报告；9）文案检查返回的房评电子版，安排出纸质报告；10）文案将需要递交一套中英文资料整合好，安排复印留底、递交、归档，并负责收集齐第三方票据转交给收集同事二、安排翻译：（公证类翻译5至7个工作日内完成，非公证类翻译10至15个工作日内完成）1、根据收集同事的递交资料清单将需要翻译的资料按照公证和非公证分类，列翻译清单；2、将需要翻译的资料拿给复印同事（现为行政部的Sophia）安排复印；3、将复印好的文件整理好，每份文件用曲别针装订整齐，连同翻译清单一起，拿给翻译部主管Seven（请务必确认无缺页或漏掉复印的文件）4、翻译部同事会将翻译好的中文材料返回给收集人员，相应的英文翻译件放在\\192.168.0.1\share\Se7en戚丽媛，将检查后的英文翻译件打印出来，放在相应中文文件的上面5、一个客户的所有翻译都完成后，需要及时跟Seven确认最终的翻译费金额以及翻译费明细，开具翻译费发票（需要收集同事提前跟客户确认发票抬头），收集同事会跟客户结算费用备注：一般情况下翻译需要安排两次以上，要求大家每次安排翻译的时候都需要列一份翻译清单，每次返回的翻译件都需要跟清单核对，避免遗漏。文案递送材料注意事项1.递送文件前，请务必确认无缺页或漏掉复印的文件2.涉及到客户公司名称的文件，如营业执照等，请务必确定客户公司是否有英文对应名称，如：官网，公司章，名片。或文案填写申请表时，是否已经有明确的公司翻译，如有请在递交材料告知翻译部3.请将材料公证与非公证文件分开4.每份材料请务必用曲别针别好，以免材料太多发生丢失或日后漏翻现象5.每份递送翻译部的文件请贴上标签，须注明：客户姓名（+配偶姓名）-所做项目-文案英文名称（所属部门）6.若查询翻译进度，可进入共享\\192.168.0.1\share\Se7en戚丽媛\翻译流程表（流程表每天不定时更新）7.查询校对进度，可进入\\192.168.0.1\share\Se7en戚丽媛\翻译部工作流程查看翻译部组织结构图。8.如果翻译部的文件返回文案手中，文案人员进行了最后校审，请务必替换一份至\\192.168.0.1\share\Se7en戚丽媛\；以免日后再次翻译该客户文件发生同样问题导致重复修改，谢谢！9.客户翻译工作结束后，若需开具发票，请到财务部领取翻译费开票通知书，自行填好对应信息找翻译部主管签字完后，交还给财务部即可。三、填写表格：参照《魁省申请表填写指导》、《联邦申请表填写指导》（魁省表格半个至一个工作日内完成，联邦表格一个半至两个工作日内完成）四、中文素材一套整合：7个工作日内五、安排房产评估：（电子版报告4个工作日内完成，纸质版报告7个工作日内完成，待客户第三方费用到账后再安排）1、安排房产评估需要的资料清单：《房屋所有权证》复印件（请务必扫描清晰，页数齐全）《国有土地使用证》复印件（如有）《商品房买卖合同》复印件（有土地出让年限）【购房发票】复印件【契税票】复印件【委托方的身份证（或户口本）】复印件，结婚证复印件（如果跟配偶共有的话）。【共有权人的身份证（或户口本）】复印件【共有权证】复印件（有所占比例）有出租的，请提供【租赁合同】有贷款已还清的，请提供还清证明复印件房屋照片：小区环境照片一张（如有小区名称，一并照下）楼号照片一张单元门照片一张居室门照片一张各房间照片（客厅、卧室、卫生间、厨房等各一张）2、填写“审计、评估通知书”（需要收集同事提前跟客户确认发票抬头），经主管签字批准后，把通知书交给财务部负责同事（现为Catherine杨燕）3、将房产评估所需要的资料扫描，将房屋照片集中放到一个word文档里，再建一个word文档写明房评注意事项（如房产评估值的要求、贷款是否还清、报告出具时间要求等），一起放入Catherine的共享里，注：如果资料里缺少某些文件，请先跟Catherine确认该文件是否一定需要，再酌情跟客户沟通。4、房产评估所收到资料后，会按要求出具评估报告电子版，Catherine会将电子版发给文案同事5、文案同事仔细审核电子版房产评估报告，如果发现错误信息需要改正并标注，并把改正后的电子版发给Catherine。改正后，事务所会再次发电子版给我们，检查无误后，安排出正式纸质版报告。正式报告返回后，也要检查一下，看是否有错，有的话，也要及时给Catherine安排更改6、注：有时候在安排正式房评前需要先了解该房产的大概市值情况，可以让事务所做一个预评估，按按以下格式填写房产信息（尽量填写完整），发给Catherine：询问评估值格式样本：客户姓名：***（魁省or联邦）房产1：具体地址：某省某市某区41号2栋1单元10室小区名称：某某小区房屋面积：**平米购买时间：****购买价格：总价：***万，单价：***万房屋类型：住宅/商铺/写字楼车库：有/无贷款：有/无，是否还完清租赁：有/无，租金多少钱周边小区、商场等名称：六、购买汇票（待客户第三方费用到账后再安排）1、客户汇款后，收集同事需要跟财务部负责同事确认款项是否到账（现为Sunny），并及时通知客户和文案同事。2、文案同事在确认客户费用到账后，填写“购汇票申请书”，经收款人（一般为收集同事）签字、主管签字批准后，将购汇票申请书交给财务部负责同事（现为Judy）3、案子递交之前，从Judy处领取汇票原件七、检查客户的签字文件1、魁省需要客户签字的文件有（此处基金文件指国民银行）：a)主申请人和配偶申请表格：P13（主申请人、配偶和18岁以上子女在同一份表格上签字）和P14（主申请人和配偶在同一份表格上签字）b)22岁以上子女表格（如有）：P5（22岁以上子女签字）和P6（22岁以上子女和主申请人在同一份表格上签字）c)基金协议：P8（主申请人签字在Investor’sName处签字，需要签3份）注：这份文件需要基金公司和客户两方签字，一般基金公司会先把他们签好字的P8快递给我们（在主管处领取），我们直接让客户在基金公司已签好的P8上签字即可d)自述书（NarrativeDocument）：中英文的最后一页（主申请人和配偶各签一份）注：如果申报了配偶资产，配偶也需要提交NDe)基金授权书：P2（主申请人在InvestorCandidate’sSignature处签字，需要签3份）注：witness处需要我司收集人员签字，permanentaddress填写我司地址f)律师授权书：P2（主申请人在Signatureofthemandator处签字，最好签2份）g)附件配偶声明：只需填写Declarationbyspouse部分，主申请人在Signatureoftheprincipalapplicant处签字，配偶在Signatureofthespouseaccompanyingtheprincipalapplicant处签字h)前配偶不反对子女移民的声明（如有）：前配偶签字i)魁省基金附件（国民银行，一般称Appendix4）：主申请人在InvestorCandidate’sSignature处签字，需要签3份j)如果子女已经独立，不需要单独填表，也不用准备签字文件2、联邦需要客户签字的文件有：1）Schedule1：P4（主申请人、配偶和18岁以上子女各签一份）2）5406家属表：主申请人、配偶和18岁以上子女各签一份注：SectionA下面的签字是填表人确认没有配偶时才需要签；SectionB下面的签字是填表人确认没有孩子时才需要签；SectionD是确认签字项，填表人必须要签字。3）SupplementtoSchedule1：配偶和18岁以上子女各签一份4）5476代理表：P2（主申请人和配偶在同一份表格上的SectionD部分签字，第一个方框主申请人签字，第二个方框配偶签字；18岁以上子女单独填表单独在SectionD部分的第一个方框签字）注：这份文件需要代理（现在是佟炜）和客户两方签字，一般佟炜签好字的P2会先快递给我们（在主管处领取），我们直接让客户在佟炜已签好的P2上签字即可5）宣誓书：中英文的最后一页（主申请人和配偶各签一份）6）基金IA（Investor’sAcknowledgement）：主申请人在SignatureofInvestor处签字，需要签3份注：这份文件需要基金公司和客户两方签字，一般基金公司会先把他们签好字的IA快递给我们（在主管处领取），我们直接让客户在基金公司已签好的IA上签字即可7）前配偶不反对子女移民的声明（如有）：前配偶签字8）不随行家庭成员声明（如有）：主申请人签字9）如果子女已经独立，不需要单独填表，也不用准备签字文件3、将需要客户签字的文件打印出来，在需要签字的地方贴上标签（如：请XX先生签字、请XX女士签字），快递给客户签字八、安排公证：（10至15个工作日内完成，待客户第三方费用到账后再安排）1、每份需要公证的文件都先准备三份中英文复印件，每份复印件都是中文在上英文在下的顺序，分别用曲别针别上，把三份复印件用曲别针或小夹子固定在一起，以免和其它文件混淆。做无罪、未婚及没有出生医学证明孩子的出生公证时，填写单子，注意单子上一定要盖有红章，否则公证处不给做公证，另外做未婚公证时需要3张照片。2、在每份文件首页用便签纸写明需要公证的内容，以便公证处准确的出具公证词。一般需要公证的内容有：复印件和原件内容一致；中英文相符；XX章属实或XX签字属实。（注意章的内容要与文件上的完全一致）3、将需要公证的文件和公证词都准备好后，把需要公证的文件清单和相应金额填在递交公证申报表（需要收集同事提前跟客户确认发票抬头）上，经收款人（一般为收集同事）和主管签字后，与相应的文件一起交到行政部负责同事处（现为Minas），由Minas统一送到公证处。4、公证做好后，Minas会返回给我们一式两份的公证书，我们需要检查两份公证书的复印件是否完整无误，中英文的公证词是否正确，中文公证词的落款是否有公证员和公证处的章，公证书上是否有公证处的钢印，如有问题及时让Minas拿到公证处修改。修改公证书时，不需要填写单子，只需把需要修改的公证书及要修改的内容交给行政部的Minas即可。备注：一般情况下，公证需要安排两次以上，要求大家每次安排公证的时候都需要列一份公证清单，每次返回的公证件都需要跟清单核对，避免遗漏。九、安排审计：（中文电子版报告2个工作日内完成，纸质版报告7个工作日内完成，待客户第三方费用到账后再安排）1、将报表制作思路填入审计报告审核checklist中（收集负责处理）2、参照模板，修改正文及附注3、中文报表及附注准备好后，按分组安排校对，校对人填写审计报告审核checklist中的校对记录。按照校对记录修改中文一套4、中文一套完成后，安排翻译部进行翻译5、翻译返回后，仔细检查。中英文一套检查好以后，填写“审计、评估通知书”（需要收集同事提前跟客户确认发票抬头），经主管签字批准后，把通知书交给财务部负责同事（现为Catherine），并将一套电子版审计内容发至Catherine邮箱[e-mail]6、正式报告返回后，也要检查一下，看是否有错，有的话，也要及时给Catherine安排更改。十、安排基金出BrokerStatement（BS，基金声明）-魁省1、通知组长需要安排出BS，并将以下资料交给组长：申请表、ND的复印件，客户签好字