新一佳业务管理流程

新一佳超市系统业务流程二○○一年十一月制定新一佳超市业务管理流程第2页共66页目录一新建合同流程二新建商品流程三供应商资料变更流程四商品资料变更流程五食品、百货补货流程六生鲜补货流程七赠品订货流程八特殊进价商品流程九收货流程十供应商退货流程十一收货部发现审核后的验收单差异流程十二商品报损流程十三收银流程十四联营销售流程十五顾客退换货流程十六组合销售流程十七DM促销调价流程十八店内促销流程十九单品促销折让流程（暂不使用）二十单品时点促销折让流程二十一商品削价处理流程（暂不使用）二十二进／售价调价流程二十三赠品领用流程二十四行政领用流程（暂不使用）二十五供应商领用流程（暂不使用）二十六销售领用流程二十七会员卡申领流程二十八财务验收单记帐核算流程（待定）二十九结算流程（待定）说明：本流程是用于，与商业电脑系统相关的业务流程，与系统无关的业务流程未包括其中。新一佳超市业务管理流程第3页共66页一、新建合同流程（一）、流程说明1.采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写供应商资料单（手工）；2.地采填写合同和供应商资料单，部门经理签字。资料带到总部采购部；3.采购经理审核（包括对品种的取舍、结算方式及进场费等），并签字确认；4.采购总监审核，并签字确认。传真供应商资料单到录入组；5.合同一份传财务、合同一份传资料室；6.ALC录入员根据采购总监审核后的供应商资料单录入，保存后与原单核对做制单审核、质检审核、物价审核；(进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/新建单据中录入)7.财务核对合同正本，在系统中进行合同审核，生效；(进入采购管理子系统/合同管理/物价审核合同中审核)8.ALC将传真的供应商资料单存档备查。新一佳超市业务管理流程第4页共66页（二）、合同资料表格部门：地采、总部采年月日供应商名称名称缩写地址公司传真，公司电话，传呼/手机联系人开户银行邮政编码经营范围帐号经营性质国营、集体、私有、外资、合资、合作、有限责任纳税号法人代表质检证号卫检证号一般纳税人标志一般／小规模纳税人采购员默认结算方式付款方式支票、银行转帐、电汇、现金、汇票合同内容扣项名称扣项类型分段金额分段扣项类型点数（%）或金额制单人：部门经理：采购经理：采购总监：新一佳超市业务管理流程第5页共66页（三）、新建合同流程图总部采购员谈定供应商填写“供应商信息登记表”、“商品价格确认表”采购经理审核并签字商品部行政秘书录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核合同一式四份，商品部、结算中心、供应商、电脑部各一份财务核对合同正本，在系统中合同审核，生效做合同审核信息传送各分店、各部门地采填写“供应商信息登记表”、“商品价格确认表”，部门主管、处长签字资料带到采购部总经理审核并签字合同盖章＋“供应商信息登记表”＋“商品价格确认表”新一佳超市业务管理流程第6页共66页二、新建商品流程（一）、流程说明1.采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写商品资料单；2.地采确定品项后，填写商品资料单。传真传到采购部。3.采购经理审核（包括对品种的取舍、进价、售价、结算方式等），并签字确认；4.采购总监审核，并签字确认。传真商品资料单到录入组；5.ALC录入员根据采购总监审核后的商品资料单录入，保存后与原单核对做制单审核；(进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/增加中录入)a)如是原有供应商，直接在该供应商里增加新品；b)如是新建供应商，先做供应商资料录入，再录入新品；6.ALC在系统中做质检审核、物价审核；(进入采购管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核)7.财务进行审核，最终审核生效；(进入采购管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核)8.ALC将审核的商品（新建）资料明细单存档备查。新一佳超市业务管理流程第7页共66页（二）、商品资料单年月日商品名称商品条码部类名称部区域大类小类部类编号销售单位销售规格包装材料色码商品标志价格因子进项税率%销项税率%编码类型0=普通1=保留2=称重3=金额码4=组合商品5=自用原料8=基本码9=代收银经营类型0=自营1=联营(不管理库存)原产地品牌编号默认件装默认件装条码默认物流模式售价元进价元结算方式倒扣率%首次订货数量首次订货日期年月日试销期天交货周期天填单人填单人：部门经理：采购经理：采购总监：新一佳超市业务管理流程第8页共66页（三）、新建商品流程图总部采购员谈定商品品项填写“商品价格确认表”采购经理审核并签字财务进行审核单据存档备查地采填写“商品价格确认表”，部门主管、处长签字传真到采购部商品订单流程商品部行政秘书录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核信息传送各分店、各部门总经理审核并签字新一佳超市业务管理流程第9页共66页三、供应商资料变更流程此流程适合于，供应商合同资料内容的变更工作。流程与“新建合同流程”相同，需填写合同资料表格。四、商品资料变更流程此流程适合于，商品资料内容的更改工作。流程与“新建商品流程”相同。需填写商品资料单新一佳超市业务管理流程第10页共66页五、食品、百货补货流程此流程适合于，食品、百货的人工补货工作。（一）、流程说明1.理货员核实库存量及日均销售量，确定补货量，并填写补货申请表；2.楼面主管依据日均销售量及库存量审核补货数量并确定订货量，签字确认；3.楼面经理依据日均销售量及库存量审核补货数量并确定订货量，签字确认；4.ALC录入员根据楼面主管审核后的补货申请表上的订货量录入，保存；(进入采购管理子系统的采购管理中的订货目录里录入)5.总部采，由采购部门经理修改确认后，Email到录入组，预订货单传真给供应商。6.ALC在系统中进行单据修改审核，生成订货单；订货单未改动：ALC录入员根据审核后的订货单在系统中进行单据审核确定工作；订货单改动：ALC录入员根据审核后的订货单在系统中进行修改，进行单据审核工作；7.地采，ALC打印审核后的订货单，并将订货单传真给供应商进行订货，并确认对方已收到；8.ALC将资料存档备查。（二）、补货申请表部门：年月日商品编号商品描述单位DMS库存数量备注申请人：主管：经理：采购部经理：新一佳超市业务管理流程第11页共66页（三）、食品、百货补货流程图理货员填写订货申请单楼面主管、经理审核并签字ALC录入生成预订货单ALC在系统中进行单据修改审核，生成订货单ALC将地采订货单传真给供应商ALC将资料存档备查总部采购商品地区采购商品Email到录入组采购部门经理修改、审核并签字预订货单传真给供应商ALC预订货单Email到采购部ALC在系统中进行单据审核，生成订货单ALC打印订货单新一佳超市业务管理流程第12页共66页六、生鲜补货流程此流程适合于，永续订单（无订单）形式的补货工作。（一）、流程说明某供应商第一次下永续订单时，需对其经营的所有商品下订单。如有新品增加，需对其经营的所有商品重新下订单。1.主管根据库存情况填写永续订单，填写清楚初定进价、数量等；2.楼面经理审核永续订单的初定进价、数量等，并签字确认；3.主管将楼面经理审核后的永续订单传真给供应商；4.主管确认供应商已收到订单；5.供应商送货时，主管根据商品的品质及当天的批发价格与供应商确定进价；6.收货部按无订单收货流程收货。（二）、生鲜补货流程图楼面主管填写永续订单楼面经理审核永续订单主管将永续订单传真给供应商收货部按无订单收货流程操作收货主管确认供应商已收到并商订初步送货价送货时主管根据商品的品质等同供应商协商进价新一佳超市业务管理流程第13页共66页七、赠品订货流程此流程适合于，赠品订货工作。供应商提供的各种赠品，都必须下赠品订单。用于销售的的赠品，需建立相应的分类的商品资料，有售价、进价为零；用于非销售的赠品，需建立第9部类的商品资料，售价和进价都为零。（一）、流程说明1.系统中建立赠品编号，建立赠品流程与新品建立流程相同；2.在做订货申请流程（含赠品的商品）时，同时做赠品订货工作；3.赠品订货流程与商品订货流程相同。（二）、赠品订货申请单部门：管理部类：年月日厂商编号厂商名称赠品编号赠品名称售价订货量商品编号商品名称搭赠条件申请人：采购主管：新一佳超市业务管理流程第14页共66页八、特殊进价商品流程此流程适用于，供应商单批次给予我公司的优惠进价商品，在系统中订货时进价更改，售价不可改变。（一）、流程说明此流程与食品、百货补货流程相同（在特价商品中录入）。（二）、特殊进价商品申请单部门：管理部类：有效期：年月日厂商名称厂商编号结算方式商品编号商品名称销售单位原进价现进价库存量订货量主管：采购经理：采购总监：新一佳超市业务管理流程第15页共66页九、收货流程新一佳超市收货分四种情况：常规收货、永续订单收货（无订单收货）、紧急收货、赠品收货（一）、常规收货供应商持《订单》、《送货单》和商品到收货部收货部根据订单编号打印《商品预验收单》三联商品验收要求：1.商品数量允许小于或等于订货数量。2.商品价格不能改变。供应商、收货部、楼面、统调四方验收商品，填写商品实数并在《商品预验收单》签字。商品数量大于订货数量下补货订单商品价格不一致商品进价调整《商品预验收单》一联到录入组《商品验收单》一联、《商品预验收单》一联、及《送货单》财务审核记账录入组录入审核打印《商品验收单》三联，盖章《商品验收单》一联，及《商品预验收单》一联，收货部保存《商品验收单》供应商签字供应商持《商品预验收单》一联，待换正式单《商品预验收单》一联到楼面提货紧急收货流程紧急收货流程新一佳超市业务管理流程第16页共66页（二）、永续订单收货（无订单收货）供应商持《永续订单》、《送货单》和商品到收货部收货部根据以前的验收单打印《商品预验收单》三联供应商、收货部、楼面主管、统调四方验收商品，填写商品价格、实数并在《商品预验收单》签字。录入组录入审核打印《商品验收单》三联，盖章《商品验收单》一联，及《商品预验收单》一联，收货部保存《商品预验收单》一联到录入组《商品验收单》供应商签字供应商持《商品预验收单》一联，待换正式单《商品预验收单》一联到楼面提货《商品验收单》一联、《商品预验收单》一联、及《送货单》财务审核记账新一佳超市业务管理流程第17页共66页（三）、紧急收货使用权限：需楼面填写紧急验收申请单，经部门经理批准，方可使用。并需在做完收货后，传真紧急验收单到营采中心备查。1.紧急验收申请单部门：供应商名称：厂商编号：商品编码商品名称单位进价数量说明申请人：楼面经理：收货部主管：新一佳超市业务管理流程第18页共66页2.紧急收货流程收货部根据《紧急验收申请单》、供应商的《送货单》，录制、打印《紧急预验收单》三联供应商、收货部、楼面、统调四方验收商品，填写商品价格、实数并在《紧急预验收单》签字。收货部录入审核打印《紧急验收单》三联，盖章《紧急预验收单》一联到录入组《紧急预验收单》一联，供应商待换正式单《紧急预验收单》一联到楼面提货《紧急验收单》、《紧急预验收单》、《紧急验收申请单》及《送货单》各一联，收货部保存《紧急验收单》供应商签字《紧急验收单》、《紧急预验收单》、《紧急验收申请单》及《送货单》各一联，财务审核记账收货部著名原因，传真《紧急验收单》到营采中心备案。供应商持《送货单》和商品到自贡店收货部楼面填写《紧急验收申请单》二联，经理签字新一佳超市业务管理流程第19页共66页（四）、赠品收货供应商持《赠品订单》、《送货单》和赠品到收货部收货部根据订单编号打印《赠品预验收单》三联赠品验收要求：赠品数量允许小于或等于订货数量。赠品进价为0不能改变。供应商、收货部、楼面、统调四方验收商品，填写赠品实数并在《赠品预验收单》签字。赠品数量大于订货数量下赠品订单《赠品预验收单》一联到录入组录入组录入审核打印《赠品验收单》三联，盖章《赠品验收单》一联，及《赠品预验收单》一联，收货部保存《赠品验收单》供应商签字《赠品预验收单》一联，供应商待换正式单《赠品预验收单》一联到楼面提货紧急收货流程《赠品验收单》一联、《赠品预验收单》一联、及《送货单》财务审核记账新一佳超市业务管理流程第20页共66页（