3行政管理作业文件

长沙中科成污水净化有限公司作业文件行政管理作业文件CS–QEZY/XZ001-2014版本A/0实施日期2014年月日编制人更改记录修订版处数更改依据更改人更改日期审核人批准人未经批准不得复印1行政管理作业文件目录清单序号文件名称文件编号页码所归属的程序文件所归属程序文件编号1《公文管理制度》CS-QEZD/XZ001-01-20143行政管理控制程序CS–QECX/XZ001-20142《档案管理制度》CS-QEZD/XZ001-02-2014153《物资采购管理制度》CS-QEZD/XZ001-03-2014464《办公用品管理制度》CS-QEZD/XZ001-04-2014555《固定资产管理制度》CS-QEZD/XZ001-05-2014696《6S管理制度》CS-QEZD/XZ001-06-2014847《食堂管理制度》CS-QEZD/XZ001-07-2014908《公司车辆管理制度》CS-QEZD/XZ001-08-2014959《商务接待管理制度》CS-QEZD/XZ001-09-201410610《会议管理制度》CS-QEZD/XZ001-10-201411311《督办催办制度》CS-QEZD/XZ001-11-201411712《印信管理制度》CS-QEZD/XZ001-12-2014121未经批准不得复印2长沙中科成污水净化有限公司作业文件实施日期：2014/10/CS–QEZD/XZ001-01-2014公文管理制度分发控制号：受控状态：长沙中科成污水净化有限公司作业文件公文管理制度CS-QEZD/XZ001-01-2014版本A/0实施日期2014年月日第3页共123页未经批准不得复印31.目的为加强长沙中科成污水净化有限公司（以下简称“本公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家、长沙市有关法规，结合公司实际，制定本办法。2.适用范围本制度适用于长沙中科成污水净化有限公司。3．职能部门与职责行政部是公文管理的主控部门，并设专职人员负责公文处理工作。4．作业内容4.1公文种类4.1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门、班组或者员工个人，变更或者撤销部门、班组不适当的决定，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。4.1.2通告：公布应当在一定范围内遵守或周知的事项。4.1.3通知：发布规章制度，转发上级，同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。4.1.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4.1.5报告：适用于向上级机关或公司领导汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。4.1.6请示（呈批件）：适用于向上级机关或公司领导请求指示、批准。4.1.7批复：适用于答复下级单位请示的请示事项。4.1.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.1.9函：适用于不隶属单位（机关）之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。4.1.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。4.1.11简报：情况的简明报道，为及时反映情况，汇报工作，交流经验，揭示问题而编发的一种内部事务公文。长沙中科成污水净化有限公司作业文件公文管理制度CS-QEZD/XZ001-01-2014版本A/0实施日期2014年月日第4页共123页未经批准不得复印44.2公文格式：4.2.1公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。4.2.2涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级公文分为“绝密”、“机密”、和“秘密”。其中，“绝密”、“机密”级公文还需标明分数序号。4.2.3紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程序之上。4.2.4长沙中科成水质净化有限公司发文标识为套红“长沙中科成水质净化有限公司”。标题中使用公司名称时，一律使用全称，即“长沙中科成水质净化有限公司”；正文中如多次使用公司名称时，第一次使用全称，后加括号，括号内注明“以下简称长沙中科成”，之后用“长沙中科成”代替。4.2.5发文字号应当包括机关代字、年份、序号。公文年号、序号一律用阿拉伯数码标识，年份应当标全称，用六角括号“［］”括入，置代字之后，序号之前。序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。**公司发文用“**X[XXXX年]XX号”。4.2.6请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。4.2.7公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由公司全称或规范的简称，公文主题，公文种类三部份组成（如：**公司关于XX的通知）。转发类公文标题，应当避免冗长。公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4.2.8主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称，统称，置于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。主送机关的称谓应使用统一的概念和序列表达，不得经常变换。4.2.9公文如有附件，应当在正文之后，成文日期之前，注明附件顺序和名称．附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．XXXX”）；附件名称后不加标点符号。4.2.10印章应当上距正文一行之内，端正，居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采取下套方式，长沙中科成污水净化有限公司作业文件公文管理制度CS-QEZD/XZ001-01-2014版本A/0实施日期2014年月日第5页共123页未经批准不得复印5即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，不再落款。当空白处不能空下印章的位置时，应当采取调整行距，字距解决，印章与正文必须同处一面，不得采取加页标识“此页无正文”的方法。4.2.11成文日期以负责人签发的日期为准。“成文日期”右空4字标注于正文之后。用阿拉伯数字将年、月、日标全，如2014年12月27日。4.2.12公文如有附注（需要说明的其它事项），应当列于印章，成文日期下一行，加圆括号标注。4.2.13公文应当标注主题词。主题词标注于抄送单位之上。4.2.14抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。抄送单位应当使用全称或规范化简称，统称。抄送单位间用逗号隔开。4.2.15印发单位，印发日期．印发单位列抄送单位之下，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。4.2.16页码。公文超过三页以上标识页码。空白页和空白页以后的页不标识页码。4.2.17公文标题用二号宋体加粗，正文用三号仿宋体，行间距固定值28磅。4.3纸张规格公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。左侧留出不少于30mm的装订线；右边白26mm；上下边白为37-35mm。4.4行文规则4.4.1行文应当确有必要，注重效用。4.4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。4.4.3向下级的重要行文，应当同时抄送上级机关。4.4.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。4.4.5“报告”不得夹带请示事项。长沙中科成污水净化有限公司作业文件公文管理制度CS-QEZD/XZ001-01-2014版本A/0实施日期2014年月日第6页共123页未经批准不得复印64.4.6除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位（机关）名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。4.5发文办理4.5.1发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括拟稿、校对、审核、签发、用印、登记、分发等程序。4.5.2拟稿要求：4.5.2.1符合国家的法律、法规及公司内部的有关规定；4.5.2.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；4.5.2.3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；4.5.2.4拟制紧急公文，应根据实际需要确定紧急程序；4.5.2.5拟文或审签公文时，必须使用黑色或蓝黑色墨水笔书写；4.5.2.6人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日；4.5.2.7结构层序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；4.5.2.8应当使用国家法定计量单位；4.5.2.9文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；4.5.2.10公文中的数字，除作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4.5.3审核：公文送负责人签发前，应先由拟稿部门负责人核稿，再送行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。4.5.4签发：以公司名义制发的文件，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；4.5.5印制、发文：公文的发文字号由行政部统一编号管理。公文正式印制前，由拟稿人校对。并由长沙中科成污水净化有限公司作业文件公文管理制度CS-QEZD/XZ001-01-2014版本A/0实施日期2014年月日第7页共123页未经批准不得复印7行政部门进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。打印须确保打印质量，不得出现错字、别字、漏字等错误，如属原文稿错误，拟稿人应承担责任。4.6收文办理4.6.1收文办理指对收到公文的办理过程，包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。4.6.2收到各部门、班组上报的需要办理的公文，行政部应当进行审核。审核的重点是：是否应由公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及公司内部有关规定；涉及其它单位（部门）职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。4.6.3经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经行政部负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。4.6.4承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本岗位办理的，应当及时退回行政部并说明理由。4.6.5收到上级机关下发或交办的公文，由行政部负责人提出拟办意见，送负责人批示后办理。4.6.6承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误，推诿．紧急公文应当按照限定要求办理，确有困难的，应当及时予以说明．对不属于本部门职权范围或者不宜在本部门办理的，应当及时退回行政部门并说明理由．4.6.7公文办理中遇有涉及其它单位（部门）职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或裁定。4.6.8审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。4.6.9送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。4.7公文归档长沙中科成污水净化有限公司作业文件公文管理制度CS-QEZD/XZ001-01-2014版本A/0实施日期2014年月日第8页共123页未经批准不得复印84.7.1公文办理完毕后，应当根据《档案法》和公司有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。4.7.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用。4.7.3联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或其它形式的公文副本。4.7.4拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张必须符合存档要求。4.7.5电子文件的归档问题，另行制定实施办法。4.8公