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標準作業流程研習1標準作業流程(SOP)的編製--以楊梅高中「註冊組」之實作為例--國立楊梅高級中學註冊組長陳岫傑2007年10月30日標準作業流程研習2一、參考文獻1.林騰蛟，教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範，國立科學教育館。2.國立教育資料館「SOP作業標準化」品管圈工作計畫，國立教育資料館。3.國立楊梅高中教務處分層負責表。4.國立楊梅高中教務處校務章則。標準作業流程研習3二、標準作業流程之意義(一)標準作業流程(StandardOperatingProcedure，SOP)為企業界(機構)常用之一種方法，其目的是要使每一項作業流程(事)均能清楚呈現，任何人(人)只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關人員對整體工作流程的掌握。(二)採用之機構企業、政府機構(行政機構、學校)、軍方、醫院等。標準作業流程研習4三、流程編製之負責單位(一)依事或依人？1.以業務編製：可綜合多處室或單位，但個人可能缺乏參與之自覺。2.以人員編製：可以專責人員掌握，不怕業務調動或更迭，但細緻程度需考量。(二)依對象來分:(相互參酌、對照）1.業務人員：承辦人員的規範。2.申請人士：有規則、法令、表件可循。標準作業流程研習5四、編製標準作業流程之準備(一)詳讀分層負責表，確定專責業務內容。(二)將「業務內容」分類：1.依時間劃分：以全年之52週別，參考一般之進行時間，置於合適之週別計畫。一般性工作可置於最末處。2.依重要、急迫程度劃分：可約分為：重(重要)、普(普通)、急(急迫)、例(例行)四類(三)蒐集所有相關辦法(R)、表件(I)，並確定協辦單位或處室。標準作業流程研習6五、重要工作內容(一)項目分類：以數字編號。(二)主要項目名稱：依分層負責表之大類別編寫。(三)細部項目：以次編號(如1-1)編寫，詳細繕寫各工作項目，且每一工作項目將對應至每一個「流程圖」。(四)辦法及說明：每一細部項目之法源依據，依「校務章則」之規定，或是一般政府公布之遵行辦法(可擷取，並附註出處)。(五)表格、文件：需要填製之表格、文件。標準作業流程研習7六、編定行事週曆(一)業務事項之重要、急迫程度說明。(二)依學年(或年度)與週別劃分。(三)工作內容：與「細部項目」不同。其每一項工作內容，應包含於細部項目中，但是否需要畫製流程圖，則應以「業務單位」之人員來分。(如主任、組長或職員)(四)協辦單位：註明協調、會辦單位(於流程圖中需標示)(五)參考之辦法、表格：如R1-3-1、I1-3-1。標準作業流程研習8標準作業流程研習9標準作業流程研習10七、繪製流程圖(1/3)(一)流程圖(FlowChart)：依照邏輯順序，確定起點、進行點、轉折、選擇、循環與終點。(二)以「固定符號」繪製：各有意義，需統一標定。(三)流程圖的優點：(走過一遍，留下痕跡)1.流程一目了然，工作人員、申請人士能有了解。2.更換人手時可按圖索驥，容易上手。3.繪製時可以「學習」，重跑流程，可發現疏失，適時更正。標準作業流程研習11標準作業流程研習12(一)流程圖符號：參考教育部之規範，以及相關機構之繪製原則，製作符號及範例。(二)由「上而下、結構化」程式設計。(三)圖示選取：由WORD軟體中，選取：工具列→插入→圖片→快取圖案→流程圖。七、繪製流程圖(2/3)標準作業流程研習13七、繪製流程圖(3/3)符號名稱意義準備作業(Start)流程圖開始處理(Process)處理程序決策(Decision)不同方案選擇終止(End)流程圖終止路徑(Path)指示路徑方向文件(Document)輸入或輸出文件已定義處理(PredefinedProcess)使用某一已定義之處理程序連接(Connector)某一流程之出口，另一流程之入口註解(Comment)表示附註說明(時間或單位)標準作業流程研習14八、流程圖之結構說明(1/5)(一)簡單順序(Sequence)：1.依處理程序，逐一製作2.最為簡單。3.由上而下進行。1.收取新生照片於註冊須知通知2.資料彙整：各班級學生照片與基本資料配對、校正下載3.製作學生證(硬卡式)：輸入電腦軟體，以製卡機輸出，注意色帶補充標準作業流程研習15標準作業流程研習16八、流程圖之結構說明(2/5)(二)二元選擇結構(Dual-Selection)：1.依某些條件，進行不同處理程序。2.選擇之結果，可用「是、否」、「通過、不通過」或是其他對應文字敘述。3.經過選擇後之程序，就此分流。2.高一專長班甄試錄取？3.編入一般班級：4.編成專長班：含語文專長班、數理專長班、管樂班是否5.篩選退場成員：志趣不合、成績低落、無法配合者，末20％之成員標準作業流程研習177.製作獎狀：套印獎狀，簽核後完成5.模擬考成績篩選：各組前8名，職科取2-3名2.考試成績資料：轉出各年段、組別、學程成績(參考7-3)3.期中考試成績篩選：各年段各班前3名，全組前20名4.學科競試成績篩選：各年段各組別前8名，職科取2-3名6.申請家長會獎學金：發給各組、學程前3名同學300-800元不等(三)多元選擇結構(Multi-Selection)：1.依某些條件，進行不同處理程序。2.通常選擇之結果，仍歸結到一至二個「後續程序」。3.若後續程序過多，需有「分頁」之計畫。八、流程圖之結構說明(3/5)標準作業流程研習18(三)重複處理結構A：(Iteration，RepeatUntil)1.重複執行某些條件，直到條件變成「真」為止。2.當符合「是」的條件時，即離開迴圈，至下一「後續程序」。3.先執行處理程序，再決定是否要繼續執行。八、流程圖之結構說明(4/5)1.領取申請資訊(R-8-1-1)3.至相關處室核章：列陳休學原因，會辦單位意。見檢驗，物品、費用結清4.男性學生兵役問題：若收到兵役徵集令，得以保留學籍，役期期滿後復學5.完成手續？否是2.填寫申請表、手續單：家長陪同，分別填寫(I-8-1-1)(I-8-1-2)標準作業流程研習19(三)重複處理結構B：(Iteration，RepeatWhile)1.重複執行某些條件，直到條件變成「真」為止。2.當符合「否」的條件時，經過另外處理流程，又回到「條件選擇」。3.先判斷條件是否成立，再執行處理程序。八、流程圖之結構說明(5/5)5.確認多元入學簡章？招生名額、採計方式，增列條件，文字更動4.召開第一次會議：預審多元入學簡章重大修正事項報告7.提交校內多元入學委員會：6.內容有爭議：徵詢與會委員意見，議決是否標準作業流程研習20(一)關鍵字彙：每一流程中央為關鍵字。其下為細部說明，勿超過2行。(二)辦理期程或時間：可於細部說明中註明。(三)注意回饋：流程有選擇或決策分流者，請回饋至主流程，以確定是否能繼續進行，避免懸而不決，或是不斷地循環而未完成。(四)注意流程「路徑」之合理性：並要考慮是否要分表(分頁)建置，或是合成總表(另行分細項)。分表、總表應以符號、顏色區別，並稍加說明。九、流程圖之繪製原則(1/4)標準作業流程研習21(五)注意順序：需依流程標示順序，由上而下、由左而右。(六)標示號碼：以阿拉伯數字1開始，後接續「關鍵詞彙(字)」，以「動詞＋受詞」為原則，若有處理單位，亦應加上。(七)單一出口、單一入口：每一程序只有一個出口(箭頭出)或入口(箭頭入)，或連接至路徑之上。(八)分頁建置：流程圖一頁放不下時，可連接下一頁(連接符號：可稍加說明為何要分頁之原因)。九、流程圖之繪製原則(2/4)標準作業流程研習22(九)符號大小一致：同一流程圖中各符號大小應相同。(十)避免交叉：路徑符號避免相互交叉，若必要之交叉，則以曲線表示。(十一)一路徑、一箭頭：同一路徑不管有多少選擇會合，仍只使用一個箭頭。(十二)開始唯一，結束不論：開始符號於流程圖中只能出現一次，但結束符號不限。九、流程圖之繪製原則(3/4)標準作業流程研習23(十三)選擇或重複結構，應加強說明：對於有多種後續流程之條件應註明，路徑上加註「是、否」等指示文字。(十四)若使用到已定義之流程，可不必重複繪製(符號)。(十五)階層性分頁：若一頁繪製不下，亦可使用階層性分頁繪製，以分號碼(如2.1)在另頁繪製，但要在起始流程中註明。(十六)邏輯驗證：試以使用此流程圖之角色，檢視按步操作以防缺漏，或是過度繁瑣。九、流程圖之繪製原則(4/4)標準作業流程研習24十、流程圖之範例標準作業流程研習25(一)詳細之程度。(二)業務分層：是否「重複」之問題。(三)簡單與複雜：有些流程圖極為簡單，另些則相當負責(如對象別眾多、文件種類多、可能選項多)，需要。(四)美感與均衡：顏色、版面編排等。(五)統一格式與檔案：各處室、組別完成，應有統一格式，包含說明項目、流程圖示、電子檔(夾)案名稱等，並可彙整成冊。十一、問題討論