流程审计与流程优化（PPT48页)

流程审计与流程优化作者：杨伟流程基础知识回顾第一部分流程审计介绍第二部分流程优化介绍第三部分CONTENTS流程基础知识回顾第一部分流程是为达到期望的管理或业务目标，在一定输入资源基础上，通过明确的组织、人员执行并产生特定输出结果的一系列的管理或业务活动，是一组共同给客户创造价值的关联的活动进程。流程6要素：输入、活动、相互关系、输出、顾客、价值一、什么是流程输出我满意是因为流程为我创造了价值客户输入活动相互关系二、流程的特征三、优秀流程的特性顾客满意快速（效率）正确（风险）便宜（成本）容易流程管理是从流程角度出发，关注流程是否增值的一套管理体系。不是流程图管理：写文件成为负担，流程文件质量不高，并常被束之高阁；写的和做的“两张皮”不是某个部门的内部管理：跨部门的问题没法化解；其他部门不关心，也不希望其他部门关心；流程文件没有讨论，直接会签不是孤立的管理方法：绩效与目标管理，流程，制度，企业文化，组织架构四、什么是流程管理五、流程管理循环体系目标管理5流程优化4流程审计流程管理循环体系3流程执行1流程规划2流程编制集团战略管控模式/组织IT支撑流程制度保障流程组织保障流程培训体系流程审计介绍第二部分流程审计基础理论流程审计实操程序流程审计方法介绍流程审计是在充分理解业务流程的前提下，通过规范化的手段，评价企业风险管理、内部控制和治理程序，发现影响企业控制管理和运作效率的不利因素，提出改进建议，为企业增加价值。一、什么是流程审计反馈实际情况控制标准被审对象审计人差距改进比较流程建设环境流程的系统性和完整性流程设计质量流程执行符合性关键流程能力流程持续创新能力二、流程审计内容（一）流程建设环境审计要素审计维度审计要素流程建设环境1.1领导的作用1.2管理人员绩效导向1.3宣传与培训1.4流程意识1.5变革意识（一）流程建设环境审计要素审计维度审计要素领导的作用1.1.1领导者完全认同流程是企业核心竞争力之一1.1.2领导者已将流程建设工作纳入公司发展规划中，作为重要的战略要素；1.1.3领导者在各种场合主动宣传流程建设的重要意义，促进员工流程意识的提升1.1.4领导者亲自参与关键流程优化过程，或听取流程优化成果的汇报，提出优化指导意见1.1.5领导者关注业务问题的系统解决和预防，并倡导在流程中得以改进和固化1.1.6领导倡导按照流程办理，并且以身作则1.1.7领导者为流程建设提供必要的资源支持，遇到困难和阻力时，仍继续支持流程建设（二）流程系统性和完整性审计要素审计维度审计要素流程系统性和完整性2.1流程和战略、商业模式匹配2.2流程和组织的匹配2.3流程以市场和客户为中心2.4流程和制度的匹配2.5流程和信息化建设匹配2.6流程缺失的程度2.7流程体系的集成化程度（三）流程设计质量审计要素审计维度审计要素流程设计质量3.1客户价值导向3.2流程适用范围3.3流程触发条件3.4流程的输入与输出3.5流程的边界3.6流程的接口与协同3.7流程的职责匹配3.8流程关键活动的业务规则3.9流程文件的规范性和统一性（四）流程执行符合性审计要素审计维度审计要素流程执行力4.1流程文控管理4.2推行实施4.3流程执行的符合性4.4流程执行过程的问题反馈（五）关键流程能力审计要素审计维度审计要素关键流程能力5.1客户满意度5.2流程周期5.3流程单位成本5.4返工/缺陷率5.5决策效率5.6资源效率5.7信息有效性5.8上游流程及支撑流程有效性（六）持续创新能力审计要素审计维度审计要素持续创新能力6.1流程管理组织保障6.2流程的时效性6.3流程优化的目标和计划6.4流程运行过程的监控和报告6.5流程持续优化活动6.6流程优化工具和方法的普及6.7流程优化案例的共享6.8流程优化激励机制判断原则一：绩效低下（是否是问题流程）判断原则二：重要性（是否是比较核心的流程）判断原则三：准备度（实施审计、优化是否有较大的困难）三、选择审计的流程四、流程审计的步骤（流程）审计立项预备调查召开项目启动协调会制定审计计划发审计通知书熟悉现有的流程及组织资料描述流程基本框架实施性分析整理工作底稿出具审计报告初稿根据反馈意见修改提交最终审计报告审计归档问题点跟进关闭准备阶段研讨阶段研讨阶段整理分析阶段（一）准备阶段——审计立项审计立项的依据年度审计计划业务部门提交申请业务暴露的流程重大问题公司高层领导的特别要求审计人员作为项目发起人，提出申请（一）准备阶段——审计计划总体审计计划项目背景：被审计项目的基本情况审计目的、审计范围及审计策略审计内容：明确重要问题与重要审计领域的审计进度及时间（包含各阶段工作安排和总体计划）审计风险审计人员组成及人员分工具体审计计划：根据总体计划进行工作任务分解各阶段/分模块具体的审计目标、程序执行人及执行日期不同的审计项目，项目经理可视需要决定是否制定具体计划：一般来说，大型项目要求同时制定总体计划和具体计划（二）研讨阶段——实质性分析切入点：对于业务流程审计，通常从流程、组织和IT三个方面切入（二）研讨阶段——实质性分析评估业务流程现状现有业务流程描述和定义（角色和责任、活动列表、流程图）现状流程问题列表评估目前的组织和控制系统现有的组织结构及人员现有的内部目标、衡量标准及绩效体系组织管理体系评估现有的信息系统与技术现有的应用系统、结构、业务量现有的IT策略（三）实质性分析案例首次认证时间长流程选型不当货期不足预测性差计划不准缺乏市场需求信息采购期不足急单多合同不规范IT信息不共享平台不统一信息传递不规范信息传递不及时涉及部门多组织审批环节多等待时间长责任不明确沟通困难部门壁垒厚本位主义严重工作疏忽责任心不强业务人员专业知识不够人手不足无编码量大种类多其他为何采购商品不能及时入库（四）流程审计方法介绍方法一：穿行测试涵义：明确一个事项在业务流程的运行轨迹全过程分类：根据追查方法的不同，穿行测试可分为：正向测试逆向测试评价：优点：完整清晰地反映流程运作的全貌与内部细节缺点：花费时间较长（四）流程审计方法介绍采购员2资质审核3采购订单4采购谈判5签订合同8入库验收10入库上帐11采购结算12销售跟踪7到货确认9商品标价6在途跟踪1新品调研质管部仓储部财务部（四）流程审计方法介绍方法二：攻击性测试涵义：有意识地向流程输入异常信息，测试流程能否识别并正确处理，从而发现：流程运作的符合性监控点的有效性正确的输入√√√√关键监控点异常输入（四）流程审计方法介绍方法三：访谈访谈准备访谈计划、访谈提纲、访谈人员准备访谈实施开始、实施、结束访谈总结访谈记录整理、访谈技巧总结流程优化介绍第三部分流程优化基础理论流程优化实操程序如何管理流程的持续优化一、流程优化与流程重组流程优化（BPI，BusinessProcessImprovement）BPI是对流程的持续渐进式改进，并且重视和鼓励员工的参与和学习。流程再造\流程重组（BPR，BusinessProcessReengineering）BPR是对业务流程的根本性的再思考和重设计，以在成本、质量、服务、速度等关键绩效方面取得戏剧性的改进。--Dr.MichaelHammer一、流程优化与流程重组业务流程建设按变革的程度可分为三个层次二、开展流程优化的条件流程重组：战略的重大变化商业模式的创新持续增长的危机财务压力大变革准备度高变革能力较强流程优化：商业模式相对稳定业务持续增长有革新意识，但有变革压力变革能力有限三、流程优化的目的规范运作，提高、稳定工作绩效，减少风险固化经验、教训，指导不同的人做好同样的事、提高效率和效果将骨干人员从繁杂、重复性任务中解放出来，把更多的时间用在创造性的增值工作上为企业信息化奠定基础四、明确流程优化的目标项目目标战略和IT技术当前的问题领导层的期望客户的需求客户调查/调研/反馈客户需求需要的流程能力（要什么）流程设计的原则（怎么做）五、设计未来流程的步骤分析审计中的关键材料通过审视最佳实践来获取灵感应用流程设计技巧评估和选择改进方案建立未来的流程（一）分析审计中的关键材料回顾流程的现状图回顾流程的愿景和目标回顾审计中的关键问题和改进建议（二）通过审视最佳实践来获取灵感通过Web、书籍、顾问机构等来收集最佳实践信息通过访谈客户了解同行中的最佳实践通过研究竞争对手积累最佳实践数据（三）应用流程设计技巧：消除流程中非增值因素1.如何消除或者压缩流程中的等待和传递时间将串行活动变成并行活动去除不需要的活动，减少流程步骤合并内部的环节调整各环节的地理位置，或导入IT应用压缩每个环节的时间、规定时间期限（三）应用流程设计技巧：消除流程中非增值因素2.如何优化流程中的检查、评审点根据发生错误的几率来决定检查、评审点设置的必要性取消重复审批点将不同环节的串行审批变成并行审批根据控制对象金额的大小，进行分层授权审批选择合适的审批人，让最明白的人最有权采用窗口式服务或者集中式评审（三）应用流程设计技巧：消除流程中非增值因素3.如何减少流程中的返工定义操作级流程、重要活动的操作规范、模板建立经验、教训共享知识库规范对流程执行人员的培训4.如何优化流程中的客户接触点尽量统一接口，避免太多不同的人直接与客户接触简化接触界面，在客户接触点上尽量减少客户的工作量整合客户接触点，将客户参与的流程活动尽量整合在一起（四）评估和选择改进方案以下是一些判断原则：是否对流程的目标有较大的影响？新流程中每个活动是否都是增值的？信息流是否是通畅的？批准步骤是否被压至最少？客户界面和内部界面是否方便？等待时间是否被压至最少？流程中涉及的人手是尽可能的少？六、流程管理的组织保障流程管理部门流程归属部门公司高层商业模式创新流程优化优先级决策关键流程成果评审与激励主导相关流程的建立和持续优化例外事件处理制定和实施流程优化的工作计划落实流程责任人推动流程优化活动展开流程审计七、高层在流程建设中的角色确定公司商业模式流程能力建设的领导者，确定流程建设的优先级和策略，任命流程项目的负责人和成员参与流程建设成果的评审会，持续激励流程优化的活动营造服务导向的文化八、流程型组织需要什么样的文化营造客户导向的服务意识鼓励持续创新倡导跨部门合作必要的授权建立学习型组织流程的执行意识九、持续将例外问题例行化,固化流程成果有流程的地方严格按流程操作发现流程不完善的时候管理者应主动优化如何处理例外问题基于经验基于价值观基于处事原则THANKYOU课程活动欢迎致电：400-882-5876