流程说明

流程说明Ogilvy&Mather时间:2003年8月30日地点:北京奥美会议室准备:张雪梅北京奥美组织架构图ManagingDirector总经理Mindshare传立(媒介)ProductionDepartment制作部AdministrationDepartment行政部FinanceDepartment财务部AccountDepartment客户部CreativeDepartment创意部ResearchDepartment调研部流程人员工作分配韩立IBMTEAM&Interactive李艳玲王健其它TEAM曹静TrafficFiling指导Traffic工作开PE档案管理张雪梅流程扮演的角色•流程好比机场的塔台管制，负责监控代理商的工作进度，时间表和交件期限及成本。•流程扮演的角色就像业务人员在客户与代理商之间一样；是协调创意部、制作部与业务部的纽带，使各项工作在规定的期限内顺利进行。流程的工作内容•开工作卡并分发给相关人员•建立工作卡档案•跟催每项工作进度•成本控制•了解并掌握工作报价•创意作品存档流程的工作目标•由工作卡开始起，跟进每项工作进度，使各有关部门协力合作，保证每项工作在规定时间内顺利完成。•在成本控制上掌握外发的费用及时间，确保在整个过程中达到最佳成本效益。流程的意义•流程工作就是全面的监控工作进度，保证时间和质量，将工作有计划的顺利进行，并掌控一切所产生的成本。最重要的是每个部门必须在这个过程中通力合作，否则必定失败！如何完成工作•过程控制——通过掌握工作卡•成本控制——制作估价单——订购单•档案管理6.流程交客户部给客户确认1.客户部开工作卡并向创意部简报2.创意完成工作后交流程归档3.流程将工作交客户部提案4.客户部开修正卡给创意5.完成修正交流程归档8.工作完成收回工作袋7.打样交流程流底后交客户*听简报,了解工作内容及进度1.检查工作卡的签名及相关资料是否齐全?(客户部AD以上,创意部GH以上)2.将卡号,工作描述,开卡时间,交件时间录入电脑3.将各联单在当天分发相关人员或存档1.跟催时间进度,督促按时交件2.拿到设计后检查工作内容与签字.3.留2份复印件,1份在工作袋内(表明日期,卡号,第几次提案)另1份随工作给AE.4.将交件时间录入电脑5.工作修正卡分发相关人员并存档6.提供支援(发完稿,发摄影师,谈价钱)1.PO单录入电脑2.开PE3.催促PE的确认4.重复步骤1.MO归档.2.将确认的PE录入电脑并检查是否有遗漏.3.收回工作袋存档,检查PE是否齐全,PO是否请款5312432321.与创意人员一起听工作简报,了解工作内容及进度2.确认所有相关的签字后,归档,并分发相关人员3.掌握工作进度,保证按时交件4.工作进行过程中,遇到任何问题,流程要协助创意与业务人员的沟通5.工作完成后,流程检查品管贴纸及签字,复印归档,注明日期后,才将作品交客户部(若有夜间紧急情况,AE负责复印给流程及检查GH签字每件工作都必须贴上品管贴纸,相关人员签字)6.开PE,交客户部确认7.修正卡的执行与工作卡相同.如有额外费用,需追加PO,PE.工作进行中8.流程要掌握工作进行中的一切费用,并保证每笔费用都有收费9.接到AE的确认的PE及开发票申请后,归档并送财务部开发票.流程每日工作描述1.开PE(在发出前Account必须检查!)2.PO单归档(结卡时可对照PE检查),请款.3.跟催工作进度,检查品管签字并复印留档4.Filing.流程将接手的工作1).母带/VHS2).DAT3).正片4).MO--CD5).印刷品6).工具书7).作品拍照存档8).工作袋(修正卡/Layout/完稿/PE)PE及开发票流程ACCOUNT提醒流程开PEACCOUNT将草稿交流程流程打出Adept形式交ACCOUNT流程录入存档并交财务开发票PE以Adept形式发出后开始实施ACCOUNT将客户签字确认的PE复印2份,连同开发票申请交流程希望客户部同事协助:1.详细解释合约及收费标准2.及时提醒并协助流程开PE3.严格检查开出的PE4.督促客户签回PE*9月6日开始:IBMTEAM及郭芒TEAM*9月27日开始:其它TEAM有关PE9月6日开始,所有PE都必须以Adept格式开出!结卡流程接到未结卡清单将签字后的JobDetailsReport交财务部交AD签字AE在JobDetailsReport上将可结卡检核,打印,签字9月开始实行!1.PE须以Adept格式开出(通知客户PE格式的变化),发出前AM检查2.500元以上PO单AE需签字.3.不得直接从创意部拿走完成的工作!(若有夜间紧急情况,AE负责检查品管贴纸签字并复印给流程留底)4.没有工作卡就没有工作!5.一个工作一个卡!6.在Adept上结卡,并请AD签字客户部注意!Whereis“JobDetailReport”AdeptJobDetailReportReportProductionTraffic使用自己的代码进入Adept,依次打开以下窗口:POPE简报:1•从客户处接受简报–当客户向我们简报新的工作项目时，客户部必须清楚合理的工作时间表，并以此作参考，不能擅自承诺客户。–客户部须教育和培养客户有合理的时间概念。–客户部在拿到客户的简报后，会同创意部讨论创意策略，流程部将参加有关时间安排部分的讨论，如有必要，制作人员将会参加。简报:2•填写工作简报；•经AD/以上，CD/GH等相关主管签字；•交给流程部。–简报必须明了，不要把简报变成大杂烩（即把TVC，Radio,NP,POP,包装等放在一起）–必须注明细节–客户部人员须保证相关资料齐全，详细记录创意，制作时间预算等情况，并在简报上注明手绘还是电脑L/O。简报：3•签发工作卡号，把工作简报分发给相关人员，开工作袋，告知时间安排。–检查所有细节和时间，清楚简报之要求后才签发工作卡号；–流程部收到完整的并经签字确认的简报后，须在24小时内签发工作卡号；–超过5:30PM，流程部不接受新的工作简报，如有特别案例或特殊情况，必须提前预报；–客户部简报决定后，流程部和CD/GH讨论确定时间和人力资源，创意部工作日从客户部简报决定并由CD/GH签字交给流程部开始。1.工作内容填写完整.包括:工作时间,工作背景,工作内容,工作要求.同时,最好有执行预算2.工作卡创意组及业务组签字齐全.业务部要求AAD以上人员认可签字,创意部必须有GH以上人员认可签字3.相关资料齐全.在发工作卡时,应连附件资料一起提供给创意人员.(标准字,标准色,产品照,条形码等)4.一张工作卡只能有一个工作(提案卡例外)!*没有工作卡(包括修正卡)就没有工作!工作卡的基本要求