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XX公司内控文件-1-供应商对账流程1．目的规范供应商对帐流程的操作，保证应付和预付账款余额记录的真实性、准确性和完整性。2．适用范围适用于国内因物料采购业务发生的应付账款和预付账款的核对工作，包括余额对账和科目调整。3．流程责任人财务部长、采购部长负责本文件的有效性。4．相关文档《应付预付账款明细表》—根据公司情况制度《往来款项对账单》—根据公司情况制定《往来款对帐调节表》—根据公司情况制定XX公司内控文件-2-5．流程说明编号步骤说明部门人员控制活动与供应商对帐1.准备对账单季度末结账前，财务部往来账会计在用友系统AP模块中，导出截止至季度末最后一天的供应商明细（包括季度发生额和余额），生成《应付预付账款明细表》，签字确认后递交采购部。采购部采购内勤对其中的主要供应商（交易额前5名），编制《往来款项对账单》；若该5名供应商的季度交易额不能达到季度总采购额的80%,则需要扩大对账范围，直到满足覆盖率80%的条件。财务部采购部往来账会计采购内勤2.与供应商对账采购内勤将《往来款项对账单》传真至上述主要供应商（对账单信息涵盖所有未付款的发票和未到货的预付款项），并要求供应商在2日内回传；对非主要供应商，通过电话进行口头对账，在《应付预付账款明细表》中记录对帐结果，沟通并分析差异原因，对需要调整的差异编制《往来款对帐调节表》，注明调节原因，完成后将《应付预付账款明细表》与《往来款项对账单》递交采购部长审核。采购部采购内勤3.采购部长审核对账结果采购部长审核对帐结果，检查对账差异是否合理。审核无误后，在明细表和调节表上签字确认采购部采购部长审核XX公司内控文件-3-编号步骤说明部门人员控制活动递交财务部归档或进行账务调整。4.财务审核财务部往来账会计根据供应商回传的《往来款项对账单》和《应付预付账款明细表》检查采购部填写的《往来款对帐调节表》，对调节项逐笔注明调整方案和解决方法，完成后在《往来款对帐调节表》上签字确认，与《应付预付账款明细表》、《往来款项对账单》一并递交财务部长审核。财务部往来账会计核对5.对账调整财务部长根据供应商反馈的《往来款项对账单》和记录调整对账结果的《应付预付账款明细表》就以下事项审核《往来款对账调节表》：-审核调节项的合理性，审核有误的提请会计与采购部门沟通，进一步调查差异原因；-检查是否存在超过30天的调节项，对于长期挂帐的调节项必须及时清理。上述事项审核无误后，财务部长在《应付预付账款明细表》和《往来款对账调节表》上签字确认，递交会计存档，同时复印一份返回采购部门存档。所有调节事项需在次月结帐前清理完毕。若涉及账务调整，由会计根据财务部长审核过的《应付账款对账调节表》将调整分录录入用友系统AP模块中，系统凭证由财务部长审核后，往来账会计打印，与《往来款对账调节表》一并归档保存。财务部往来账会计财务部长审核6.检查应付预付重复挂账情况财务部往来账会XX公司内控文件-4-编号步骤说明部门人员控制活动月末结账前，财务部往来账会计在系统中导出的应付预付账款供应商明细，检查是否存在一家供应商的往来款项同时在应付预付账款挂账的情况，并对重复挂账的往来款项进行抵消：Dr.应付帐款-发票款/暂估-xxx供应商Cr.预付账款/应收帐款-xxx供应商财务部长对系统分录进行审核，逐笔检查抵消分录的合理性，检查无误后在系统菜单上点击“审核”，往来账会计将凭证打印后，按顺序归档保存。计财务部长结束