第02章信息管理的整体流程

《信息管理学基础》（第二版）第2章信息管理的整体流程《信息管理学基础》（第二版）本章导读本章从微观层次介绍信息管理的整体流程，包括信息需求、信息采集、信息加工、信息存储、信息检索、信息传输、信息利用和信息反馈等一系列环节。对于这些不同的环节，本章详细介绍了各个环节的含义、作用、要求、原则、方法、工具以及注意事项等，这些知识的学习对于读者从整体上了解信息管理总体过程将起到非常重要的作用。通过本章的学习，读者应该对信息管理活动的整体流程有一个明晰、全面的认识。《信息管理学基础》（第二版）学习目标通过本章的学习，读者应该能够：•熟悉信息管理活动的整体流程•了解典型人员信息需求的特点•理解信息采集环节任务和原则•掌握各类信息源的类型和特点•熟悉信息采集的途径和方法•理解信息加工的含义和内容•了解信息的筛选、分类和编码•了解信息的存储、检索和传输•理解信息利用与信息反馈的方式《信息管理学基础》（第二版）内容简介2.1信息管理工作流程概述2.2信息需求2.3信息采集2.4信息加工2.5信息存储2.6信息检索2.7信息传输2.8信息利用2.9信息反馈《信息管理学基础》（第二版）2.1信息管理工作流程概述《信息管理学基础》（第二版）2.2信息需求2.2.1信息需求的概念1.信息需求的含义在人类社会生活中，人们会产生各种各样的需求，如生理上的需求、安全上的需求、社交需求、求知需求、自我实现需求等。信息需求也是人类诸多需求中的一种。所谓信息需求，是指人们在从事各种社会活动的过程中，为了解决不确定性的问题所产生的对信息获取方面的一种需求，它包括对信息主体的需求，对信息检索工具，对信息系统的需求以及对信息服务的需求。《信息管理学基础》（第二版）2．信息需求的分类按照不同划分标准，信息需求可以分为如下一些不同的类型。（1）按信息需求是否被表达和被认识到，信息需求可分为现实信息需求、潜在信息需求和未知信息需求。（2）按信息用户的不同，可将用户信息需求分为个人信息需求和组织信息需求。（3）按照人员的不同层次，可以划分为高层人员信息需求、中层人员信息需求和基层人员信息需求。《信息管理学基础》（第二版）2.2.2信息需求的特征1．信息需求的广泛性2．信息需求的社会性3．信息需求的发展性4．信息需求的多样性5．信息需求的马太效应《信息管理学基础》（第二版）2.2.3典型人员信息需求的特点1．科学研究人员的信息需求2．管理决策人员的信息需求3．工程技术人员的信息需求4．市场营销人员的信息需求《信息管理学基础》（第二版）1．科学研究人员的信息需求科学研究人员的任务是认识和揭示自然界、人类社会和人类思维的规律性，进行知识创新，扩充知识体系，主要解决“是什么”和“为什么”的问题。其工作性质决定其信息需求具有如下特点：（1）专业性和综合性。（2）原始性和工具性。（3）连续性和系统性。（4）可行性和方便性。《信息管理学基础》（第二版）2．管理决策人员的信息需求管理决策人员是在各级各类组织结构中负责战略规划、组织、指挥、协调等工作的领导。他们在各自的岗位上以独立的方式从事复杂的决策活动，主要解决“做什么”的问题。管理决策工作的性质决定了管理决策人员的信息需求具有以下特点：（1）全面性和战略性。（2）准确性。（3）针对性。《信息管理学基础》（第二版）3．工程技术人员的信息需求工程技术人员是指在各种各样的技术开发和生产活动中从事发明、设计、实验、监控等工作的工程师。他们的任务是根据社会需要进行技术创新，开发新产品，设计新工艺，创造新工具，把科研成果转化为现实的生产力，主要解决“怎么做”的问题。工程技术人员的工作性质决定了他们的信息需求具有如下特点：（1）专业性和综合性。（2）实用性和具体性。（3）及时性和经济性。《信息管理学基础》（第二版）4．市场营销人员的信息需求市场营销人员是指在市场经济活动中从事市场开拓、产品销售、客户支持等工作的业务营销人员。随着市场经济的发展，市场营销人员在社会活动中地位和作用日益突出，他们的信息需求也迅猛增长，其工作性质决定了其信息需求具有如下几个特点：（1）广泛性。（2）及时性和针对性。（3）技术性。《信息管理学基础》（第二版）2.3信息采集信息采集是根据信息用户的需求，用科学的方法采集、检索和获取特定信息的活动过程。本节主要讨论信息采集的任务、原则、对象、过程、途径与方法。《信息管理学基础》（第二版）2.3.1信息采集的任务信息采集是根据特定目的和要求，将分散蕴涵在不同时空域的有关信息采掘和积累起来的过程，它是使信息得以充分开发和利用的基础。没有信息的采集，信息产品开发就成了无米之炊，没有准确及时、先进可靠的信息采集工作，信息的开发质量也得不到保障。因此，信息采集工作的好坏，对整个信息管理过程的成功与否将产生决定的影响。《信息管理学基础》（第二版）2.3.2信息采集的对象1．信息源的含义所谓信息源，就是信息发出的源头，又叫信息来源，是指能够产生、持有或载有各种信息并能通过一定手段加以传递的任何事物。人们在科研活动、生产经营活动、文化活动和其他一切活动中所产生的各种工作成果和各种原始记录，都是信息源。从认识论的角度看，信息来源于社会实践活动，社会实践活动是信息的根本源头；按照一般的理解，信息源包括生产信息的根源和获取信息的渠道两层含义。《信息管理学基础》（第二版）2．信息源的层次从信息的生产、传递、提供社会利用等环节看，信息源可分为三个层次：一是生产信息的信息源，包括科研机构、出版机构、音像公司、电影片厂、厂商企业等，其结果是生产文献信息和事物信息，使得信息物化。二是传播信息的信息源，包括新华书店、广播电视台、展览中心、会场等，其结果是使信息社会化，从而作用于社会。三是存储、加工、提供社会利用的信息源，包括图书馆、档案馆、文献信息中心等，他们对文献信息进行系统采集、存储、加工、促进信息得到高效率的利用。《信息管理学基础》（第二版）3．信息源的类型信息源种类繁多、形式复杂，可以从不同的角度进行分类。下面我们从便于对信息进行采集的角度，将信息源划分为五类，分别是：记录型智力型实物型零次型机构型《信息管理学基础》（第二版）2.3.3信息采集的原则1．目的性2．及时性3．准确性4．预见性5．适用性6．系统性7．计划性《信息管理学基础》（第二版）2.3.4信息采集的过程1．需求分析2．确定采集途径3．确定采集策略4．采集实施和结果评价5．整理数据和编写报告《信息管理学基础》（第二版）2.3.5信息采集的途径信息采集途径是指获取信息的渠道。不同的信息用户，经常利用不同的信息采集途径；不同类型的信息，其获取渠道也有所不同。以现代社会组织机构的典型代表——企业为例，企业系统内部每时每刻都产生着大量的信息，除了提供本身吸收利用外，并对外输出信息流，对其他社会系统施加影响。与此同时，企业又必须从外界输入信息流，方能保证企业自身的有机运行以及与其他社会系统的协同作用。因此，以企业为例的信息采集主要有内部途径和外部途径两大方面。《信息管理学基础》（第二版）1．内部途径信息采集的内部途径就是企业在本系统内部形成的各种信息交流渠道。从企业内部的信息流来看，主要的内部信息采集途径有以下几种。(1)职能管理部门(2)研究开发部门(3)内部信息部门(4)“葡萄藤”渠道(5)咨询与顾问部门(6)内部信息网络《信息管理学基础》（第二版）2．外部途径从企业外部多个途径采集的信息，往往能使各自孤立的信息源联系起来，并可对以前所采集的信息进行验证，从而获得对客观事物完整而正确的认识。企业外部信息采集途径主要有以下几种。（1）文献部门（2）大众传媒（3）社会团体（4）各种会议（5）政府机关（6）人际关系（7）协作伙伴（8）用户与消费者（9）外部信息网络《信息管理学基础》（第二版）2.3.6信息采集的方法1．定向采集法2．定题采集法3．定点采集法4．主动采集法5．跟踪采集法6．社交采集法7．现场采集法8．积累采集法9．委托采集法10．间谍采集法《信息管理学基础》（第二版）2.4信息加工2.4.1信息加工的含义与作用1．信息加工的含义所谓信息加工，是指将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和编码、计算和研究、著录和标引、编目和组织，从而使之成为有用的二次信息的各种活动。工作中从各种渠道采集到的信息，都需要经过筛选、描述揭示、加工、整序、存储，才能够形成信息供人们使用。《信息管理学基础》（第二版）从不同分类角度，信息加工有各种不同的划分标准。（1）按处理功能的深度划分：预处理加工、业务处理加工和决策处理加工。（2）按数据处理响应时间划分：实时处理和批处理。（3）按系统与用户间距离划分：远程处理方式和局域处理方式。（4）按计算机配置方式划分：集中式和分布式。（5）按是否用计算机来划分：手工加工和计算机加工。2．信息加工的方式《信息管理学基础》（第二版）信息加工的主要作用包括表现为以下几个方面：（1）去伪存真，去粗取精（2）分类排序，规则系统（3）分析研究，综合创新（4）著录标引，方便使用（5）目录组织，便于检索3．信息加工的作用《信息管理学基础》（第二版）2.4.2信息加工的原则与内容1．信息加工的原则信息资源加工的基本原则包括：（1）准确性。加工以后的信息只有具有准确性，才能为使用者提供一定的经济效益。反之，会使信息使用者误入歧途，导致重大损失。（2）及时性。由于信息具有时效性，所以在对信息进行加工时要有时间观念，力争在最短时间内将信息加工完毕，以便最大限度地发挥信息的效能。（3）标准性。为了方便国内外的信息交流，所以在对信息进行加工时需要按标准化要求进行操作，遵循国际国内相关标准。否则，该信息的利用价值就会大打折扣。（4）系统性。为了更好地使用信息，使其最大限度地发挥效能，在信息资源加工过程中应该使其具有系统性。只有系统化的信息，才能使人发现其中隐藏的某些共性规律。《信息管理学基础》（第二版）2．信息加工的内容信息加工的基本内容主要包括如下几个方面：（1）信息的筛选和判别（2）信息的分类和编码（3）信息的计算和研究（4）信息的著录和标引（5）信息的编目和组织《信息管理学基础》（第二版）2.4.3信息的筛选1．筛选步骤包括信息整理、浏览审阅和再次审核三个步骤。（1）信息整理。信息整理是信息筛选的前提，信息整理要求将杂乱的信息进行有规则的防治，以方便今后进一步开展工作。（2）浏览审阅。浏览审阅的目的是将错误明显或者无用的信息清除掉，而保留真正有用的信息，对一时无法确定其去留的信息则暂时放置一边，留待进一步处理。（3）再次审核。对于一时判断不准的信息必须采取会诊或者其他科学方法，再一次对其分析研究，以便确定其取舍，提高信息筛选的准确性。《信息管理学基础》（第二版）2．不良信息的类型在信息筛选过程中，主要是筛选各种不良信息，防止这些信息混入正常信息活动，造成错误的判断与决策。不良信息主要包括以下8类：虚构信息添加信息拼凑信息变形信息偏颇信息残缺信息模糊信息走样信息《信息管理学基础》（第二版）表2-2不良信息类型、含义及其处理方法类型含义处理方法虚构信息信息完全是虚构的、杜撰的，没有一点事实根据，这主要是出自于信息采集者的某些不良动机。一定要给予清除添加信息这类信息虽有一定根据，但其中某些情节和内容是信息采集者、传递者通过想象添加进去的。认真分析，区别对待拼凑信息将不同时空、不同条件、不同性质的信息，人为地组合成同一时空、同一条件、同一性质的信息。没有事实依据，无异于虚构。需要清除变形信息把事实夸大或者缩小，或者把个别说成普遍，将偶然说成是必然，或者反之，它会严重影响信息的真实程度和可信度。恢复事实的信息原貌偏颇信息为突出或抹杀某一个因素，而片面强调某一起作用的原因或者扼杀某一作用的要素。如果不对这类信息进行校验和纠偏，不仅会影响信息的使用价值，而且会给信息使用者造成重大经济损失。对其进行校验和纠偏残缺信息在采集信息过程中，如果不对相关要素进行综合分析，仅看到个别现象就妄加推断，就会导致信息的残缺，甚至会出现