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1《管理文件控制程序》介绍及流程图绘制培训运营改善部成四祥2主要内容管理文件介绍管理文件OA报批流程什么是流程管理如何绘制业务流程图3第一编《管理文件控制程序》介绍一管理文件与原管理制度的不同二管理文件基本分类三起草要求五基本格式六会签四主要内容4第一编《管理文件控制程序》介绍一管理文件与原管理制度的不同原：统称规章制度现：统称管理文件，涵盖了基本制度、办法、细则、标准、应急预案等管理文件。原：封面+表头，并与正文分开；现：取消封面，表头（编号、签发、日期、修订说明等）全部放在正文第1页。增加版本，编号唯一，只改版本。原：章、节、条、款、目；现：1、2、3（科技论文序号形式）1.1、1.2、1.31.1.1、1.2.1、1.3.1形式不同文件编号不同增加业务流程及流程图章节条款不同版面格式不同原：集团制度[××年]第×号；现：公司名称（BSSS）+专业号（Z）+分类号+流水号。如：编号BSSSZ01001，由公司办统一编号。各类公司文件、会议纪要中涉及管理分工或业务流程等方面内容的，应于2个月内将相应内容纳入已有管理文件或者制定新的管理文件。要求每2年进行修订51、什么是管理文件公司管理文件属公司公文，是对公司各项管理业务的职责分工、运作流程规定的总称。管理文件分为基本管理制度和其他管理文件。（1）基本管理制度：根据《公司法》、《公司章程》、董事会相关决议规定要求建立的管理文件称为基本管理制度。基本管理制度须经董事会审议批准，其效力高于其他管理文件，其他管理文件不得与基本管理制度相抵触。（2）其他管理文件：其他管理文件规定了公司相关职能和业务的管理职责、界面和具体工作流程；分为管理办法、管理细则、管理规范和应急预案等。二管理文件基本分类第一编《管理文件控制程序》介绍6管理制度分类表（一）基本分类序号主要内容说明主要基本管理制度1战略规划管理制度对各主要专业领域的管理原则、审批权限、面临的重大风险及控制措施等基本问题做出规定，其他管理文件必须遵循《制度》的规定。2长期投资管理制度3固定资产投资管理制度4预算管理制度5资金管理制度6领导人员管理制度7组织机构管理制度8全面风险管理制度9内部审计管理制度10捐赠、赞助管理制度11资产处置管理制度12被投资管理制度13其他基本管理制度第一编《管理文件控制程序》介绍7管理文件分类表（二）基本分类序号主要内容说明其他管理文件1管理办法明确公司内部的授权、相关部门的职责界面、具体工作流程等。2管理细则针对工作流程中的某个具体环节或需要特别说明的事项作出细化规定3管理规范、标准、程序明确相关专业领域应遵循的标准要求。4应急预案针对存在重大突发事件的领域，制订应急预案（如生产安全、自然灾害等）。第一编《管理文件控制程序》介绍8管理文件名称除基本管理制度可用“×××管理制度”外，其他管理文件不用“制度”标称，一般用“办法”、“细则”、“规范”、“标准”、“程序”、“预案”等进行标称。对拟稿人的基本要求：（1）了解、熟悉公司的总体业务分工，并精通本专业业务运作的要求及流程。（2）了解本业务的具体要求，并能在日常工作中贯彻执行。三管理文件起草的基本要求第一编《管理文件控制程序》介绍9目的（或总则）、制定依据和适用范围管理职责和分工（要对相关单位的职责和分工进行明确）业务流程（除文件描述外，还需绘制流程图并作为附件）以及涉及相关管理文件的名称（需注明该文件的编号）附则（解释权、相关制度的废止、生效等）四管理文件的主要内容需要说明的是：管理文件一般不涉及对该管理业务的考核，公司所有的考核统一纳入评价体系，由相关管理部门在专业评价细则中予以明确。第一编《管理文件控制程序》介绍102012年8月7日发布2012年8月7日实施〖管理文件名称〗××××××有限公司管理文件文件编号：*****第×版签发:×××1.2□×××××××××××××××××××××××××××××××。........1□×××××××××××××××××××××××××××××××。1.1□×××××××××××××××××××××××××××××××段落行距：固定值，设置值：28磅拟稿:×××日期:××××年×月×日审核:×××日期:××××年×月×日*右划竖实线表示在前版文件基础上做了修改在正文最后必须填写拟稿人、审核人及日期。序号与文字之间空1格页眉、页脚、发布和实施日期、页码等版面由公司办制作，起草单位可不用制作。如内容有修改的，在首页左下方标注“*右划实线表示在前版文件基础上做了修改”字样；如内容全部做了修改（修订），则标注“*本版文件内容在前版基础上全部做了修改”字样，不需在右侧划实线表示。修改内容右侧空白处用黑色粗实线（1.5磅）作出标识。正文：仿宋_GB23123号字标题：宋体加粗2号字蓝色框内的内容由公司办制作，起草时只需在管理文件名下方注明第几版。正文内容的序号用1、1.1、1.1.1形式表示。1□五管理文件的基本格式11管理文件的会签六管理文件发布前必须经过会签流程环节，先后顺序不能错（前一个环节完成后再走下一个环节），各环节也不能同时进行（专业管理会签可多个单位同时传送），最后由公司办报领导批准。起草单位拟稿法律部合法性会签运改部最后会签和协调公司办报领导批准专业部门专业管理会签第一编《管理文件控制程序》介绍12会签意见的处理起草单位要对各环节会签单位提出的会签意见逐条进行处理（采纳与否、不采纳的原由），并于每次处理后以附件形式上传（格式见下表）。2管理文件会签意见汇总、处理表文件名：起草部门：序号会签部门会签意见处理意见原由123填写说明：“会签意见”栏是指会签部门提出的会签意见，“处理意见”栏由起草部门填写针对“会签意见”的处理意见，对不采纳的会签意见阐明原由。填写“采纳”、“部分采纳”、“不采纳”。“不采纳”的要说明原因。第一编《管理文件控制程序》介绍13第二编管理文件OA报批流程管理文件在“韶钢OA协同办公系统”需要经过相关专业职能部门的会签、审核、公司领导的批准后发布实施。下面介绍如何管理文件在OA办公系统中的报批流程以及有关要求。14第1步：打开OA办公系统“日常办公”：第1步：单击“日常办公”模块第二编管理文件OA报批流程15第2－3步：打开“管理文件”并单击“起草”。第3步：单击“起草”第2步：单击“管理文件”，原来的企规审批模块已取消第二编管理文件OA报批流程16第4步：选择审批表表头此处要特别注意拟报批的管理文件必须与主体相一致第4步：选择审批表表头第二编管理文件OA报批流程17第5－8步：填写审批表相关信息。第5步：填写管理文件名称。为便于区别，文件名前加“韶关钢铁”或“韶钢松山”。第6步：填写起草人联系电话（此处必填）第7步：选择发文范围（共3种选择：公司、股份公司、集团公司各单位）第8步：选择密级（共4种选择“普通”、“核心商密长期”、“普通商密公布前”、“内部事项注意保存”）第二编管理文件OA报批流程18第9－12步：上载文件及传送文档。第9步：填写完审批表基本信息后“保存”。后面文件及附件的上载与其他公司文件操作一样。第12步：全部完成后单击“传送文档”就可以传送给部门领导签发，再由部门领导传送给相关部门进行会签。第二编管理文件OA报批流程19特别要求：起草人要对相关单位的会签意见逐条做出处理结果说明。起草人对管理文件的修订做出修订说明，并附在管理文件最后面（部分修订的要说明哪些条款进行了修订及修订后）第二编管理文件OA报批流程20第三编管理业务流程图绘制二为什么要绘制业务流程图四用Visio2003绘制管理流程图三流程管理基本知识一什么是流程图21什么是流程图流程图是以简单的图标符号和连线来表达问题解决步骤示意图，它展示了管理业务如何在一个组织中的全部流动过程，简洁明了地帮助我们理解流程内部的工作步骤。流程图的绘制必须使用标准的流程图符号，并遵守流程图绘制的相关规定，才能绘制出正确而清楚的流程图。第三编管理业务流程图的绘制一管理业务流程图的绘制22流程图举例231、简洁明了，易于阅读和理解业务流程在实际工作中，我们常常需要向别人介绍清楚某项工作的操作流程。若是稍微复杂一些的工作流程，仅用文字是很难清楚表达的！有些管理文件几十上百页，看了后面忘了前面的内容，整篇文件看完后对如何开展该业务流程还是一头雾水。这时就应充分利用可视化技术，将那些复杂的工作流程用图形化的方式表达出来，这样不仅使你表达容易，而且让别人也更容易理解。2、便于理顺和优化业务流程业务流程分析可以帮助了解某项业务的具体处理过程，用它可分析出业务流程的科学性、合理性，及时发现和处理业务和工作中的错误、瑕疵，改进管理中不合理的部分，进一步优化改善业务流程。第三编管理业务流程图的绘制二为什么要绘制业务流程图243、明确业务分工和职责流程图可以同时说明业务、工作的流程，还可以在流程中明确各自的分工和职责，关键的控制点等。传统的企业管理是职能管理，也就是说每一项工作只指定了由哪个部门来负责，具体工作中由该部门的领导来分配工作。而信息化要求管理模式由这些传统的职能管理向“流程管理”改进，其目的是缩短信息交互时间，提高管理效率。4、业务流程规范化和标准化流程图明确了各相关单位的分工职责、工作业务及先后顺序和流向，是用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账”，是不允许逾越或破坏的，对业务流程起到规范化和标准化的作用。为什么要绘制流程图25第三编管理业务流程图的绘制1、业务流程2、流程管理的目的3、流程管理的作用4、业务流程的设计5、业务流程设计的原则6、业务流程的改善三流程管理的基本知识介绍26业务流程就是按照一定的管理规则、业务关系及其先后顺序，依照规定的审批程序，逐一实现经营目标的每一个业务环节的执行过程，业务流程一般都是跨部门、跨专业、跨时间的业务执行过程。1、业务流程第三编管理业务流程图的绘制流程主要包含了三要素：1、“谁做”－－执行主体2、“做什么”－－活动3、“怎么做”－－做好的标准27降低成本减少周期时间或提高效率提高产品或服务质量提高客户满意度第三编管理业务流程图的绘制2、流程管理的目的28流程管理让管理变得更规范和让工作变得更简单。对企业负责人：不用担心有令不行、执行不力。对中层干部：不用事事请示、不用再受夹板气。对普通员工：掌握了正确做事的方法，不用再背黑锅。2、流程管理的作用29业务流程的设计，就是按照管理规则，确定业务关系，明确业务的目的、流经的部门、流程要经过哪些表单、有哪些执行过程，哪些环节需要审核，以及由谁审核等。4、业务流程的设计第三编管理业务流程图的绘制305、流程设计应遵循的原则：注重流程的标准化和规范化：清楚地界定流程所涉及的横向关系；确定流程涉及各层面的职责划分；明确在什么环节作出决定。强化各管理部门的决策能力，发挥中、高层管理人员的积极性，改变权力过分集中而影响管理效率的情况。体现业务由职能部门统一集中管理的原则。建立横向流程，加强各部门之间的协调和配合。建立反馈系统，保证流程能不断地更新和改进。第三编管理业务流程图的绘制31减少重复的行为或工作减少多重的审核和批准采取同步进行的并平行性流程注意职能统一管理与分层级授权6、如何改善业务流程第三编管理业务流程图的绘制32第1步：全面熟悉和了解该管理业务；第2步：确定本业务涉及的相关单位；第3步：明确各单位的管理职责（会签、审核、批准等）及审批权限（授权）；第4步：明确完成业务所需的工作步骤并按先后顺序排列；第5步：明确流程中的关键决策点和控制点；第6步：按业务工作内容的先后顺序及逻辑关系用带箭头的连接线连接起来；第7步：检查流程图是否存在遗漏、错误或不合逻辑的地方，并加以修正和完善。第8步：修饰流程图，对各类图标和连接线等修饰美化。二管理业务流程图的绘制步骤第三编管理业务流程图的绘制33为便于绘制流程图，推荐下载Visio2003（51M）流程图软件绘制。第四篇用Visio2003绘制管理流程图一流程图软件Visio2003介绍二常用流程图标准符号三流程图的