办公用品采购和使用管理细则

—1—机关办公用品采购和使用管理细则第一条为提升公司管理水平，进一步规范办公用品的管理，提高使用成效，节省费用开支，结合公司实际，特制定本细则。第二条本细则所涉及管理的办公用品指，不构成固定资产的，用于公司日常办公的文具、耗材、用品、家具等的总称（以下简称“办公用品”）。总经理办公室是公司机关办公用品归口管理部门，负责公司办公用品的采购、申领审核、登记以及其他日常管理工作；物业管理中心设办公用品保管员，具体负责办公用品保管与发放工作。第三条公司实行办公用品分类管理，具体分类如下：（一）办公家具类，如各类办公桌、办公椅、档案柜、沙发、茶几及室内非电器类较大型的办公陈设等；（二）办公设备类，如碎纸机、电风扇等；（三）办公耗材与文具类，如硒鼓、电池、电话机、U盘、插座、计算器、笔、笔记本、纸、文件袋等；（四）生活用品类，如面巾纸、纸杯等。第四条办公用品的申领（一）第一、二类办公用品申领流程由各部室填写办公用品申请单（附表1），经部门负责人、总经理办公室负责人审核（签字）后，报主管领导审批，主管领导—2—审批通过后将申请单交总经理办公室行政管理室，行政管理室负责进行采购。（二）第三、四类办公用品申领流程由各部室填写办公用品申领单（附表2），经部门负责人、总经理办公室负责人审核（签字）后，将申领单交总经理办公室行政管理室进行登记，登记后到办公用品保管员处领取办公用品。（三）各部室需要办公用品价格较高、数量较大、品种较多时（如各种会议和大型活动），应提前7天办理申领手续；临时性急需物品可经总经理办公室负责人审核同意后，由总经理办公室先行采购，事后做好手续补办工作。第五条办公用品的采购（一）第一、二类办公用品由总经理办公室根据申请单进行单独采购，必要时使用部门要协助总经理办公室进行采购；（二）第三、四类办公用品的采购，由总经理办公室每月底根据库存及各部室申领情况制定采购计划，报总经理批准后进行集中采购；（三）要严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经批准的物品，不得擅自购买；（四）办公用品采购要注重物品质量，做到货比三家，择优选买，努力选购“价廉物美”商品；逐步扩大办公用品网上采购比例，方便网购的办公用品，原则上选择资质和信誉好的电商集—3—中采购。第六条总经理办公室要做好新购办公用品入库前的检查与验收，未办理入库手续的用品不得使用。要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记，准确掌握办公用品的使用情况。第七条总经理办公室要对决定报废的第一、二类办公用品做好登记，详细填写用品名称、价格、数量及报废处理等信息，报请总经理同意后进行报废处置。第八条所属各单位要参照本办法加强本单位办公用品的使用管理，要形成办公用品使用管理台帐，每年底报总经理办公室行政管理室。总经理办公室要定期对机关和所属单位办公用品的管理使用情况进行检查，严禁公司办公用品挪作私用现象发生。第九条本细则由总经理办公室负责解释，自印发之日起施行，原相关规定同时废止。附表：1.办公用品申请单2.办公用品申领单—4—附表1：办公用品申请单申请部门申请时间用品名称、数量及具体要求申请部门负责人意见年月日总经理办公室初审意见年月日审批意见年月日备注—5—附表2：办公用品申领单申请部门申请时间用品名称、数量及具体要求申请部门负责人意见年月日总经理办公室审核意见年月日备注