财务流程综述及主数据

SAPBusinessOne教程——金兰田电子1第八章财务流程综述及主数据第一节财务系统综述SAPBusinessOne财务系统包括财务主数据、财务业务处理、报表与查询、系统实施等章节。涉及总分类账、销售、采购、库存、银行、成本会计、报表等系统所有模块。财务系统作为SAPBusinessOne的核心部分，其他业务自动产生的财务凭证将自动传送到总分类账中。下图为整个财务系统的整理流程图，从财务主数据的整理到凭证处理、相关的辅助核算、系统的各类日记帐条目、期末处理。第二节财务主数据一、概述作业说明:创建会计核算的标题科目和明细科目，科目表由10层的树状图形构成，最详细为第10层，第1层是会计科目分类（抽屉）。在财务表中，上一层用于汇总下级数据。作业人员:财务经理作业范围:会计主数据创建二、过程作业名称：会计主数据创建SAPBusinessOne教程——金兰田电子2作业方式：1.人工填单作业:科目表2.作业流程:3.SBO作业3.1作业路径3.2进入编辑科目表，选择全选:SAPBusinessOne教程——金兰田电子3将右边科目表中的黄色光标停在1002银行存款科目上；点击添加下级科目3.3添加标题科目，进入编辑会计科目，在相应栏位输入必要信息，其他栏位选择系统默认值，单击更新键。第三节凭证处理一、概述作业说明:在SBO中,手工编制财务凭证草稿;凭证审核生成日记帐条目。作业人员:财务人员作业范围:凭证处理二、过程SAPBusinessOne教程——金兰田电子4作业名称：凭证草稿编制与审核；作业方式:1.人工填单作业:新建凭证草稿2.审批作业:主管审核生成日记帐条目3.作业流程4.SBO作业4.1路径4.2进入日记账凭证SAPBusinessOne教程——金兰田电子54.3点击窗口下方的【添加分录到新凭证】，打开日记账分录页面，在日记单凭证分录中填写相关信息，然后点击加入凭证SAPBusinessOne教程——金兰田电子64.4点击加入凭证后，系统会返回【日记账凭单】，会新增一个未清的日记账凭单分录，如果要审核与修改，双击相应的分录单号进入【日记账凭单分录】进行修改即可，修改好后点击更新与确定SAPBusinessOne教程——金兰田电子7如果还需要在该凭证单中新增内容，点击【添加分录到现存凭证】SAPBusinessOne教程——金兰田电子84.5更新完成，且审核无误后，点击添加到日记账分录（此时会影响相应科目的余额）。4.6可以在【财务】模块中的【日记账分录】中查找到相应的日记账分录4.7日记账条目不能删除，只能冲销，选定需要冲销的日记帐条目，在选中冲销，填写冲销日期，应大于该凭证的生成日期。点击更新。SAPBusinessOne教程——金兰田电子94.8执行冲销，生成冲销日记账条目。功能菜单财务-〉冲销交易点击执行4.9在日记账条目中生成该冲销条目。如果两个用户同时打开日记帐条目，屏幕会包含相同的默认日记帐凭证号。但是，进行添加时无法将相同的号分配两次。在这种情况下，最后保存凭证的用户将收到一条消息和系统分配的实际凭证号。这是下一个自由编号而不是最初屏幕上显示的编号。第四节成本会计一、概述作业说明:使用SBO中的成本会计功能，必须把公司中的成本中心或部门定义为利润中心，然后可以在每期为每个利润中心编制损益报告。利润中心是执行特定业务功能的公司单元和部门。某些成本和收入可以直接分配到一个利润中心中。可以为这些成本和收入定义直接分配规则。您使用间接分配规则将间接成本和收入分配到利润中心（这些是不能基SAPBusinessOne教程——金兰田电子10于利润中心的业务功能分配的成本和收入。一旦出现这些成本时，不分配间接成本可能是有意义的。但是，间接成本可以通过定期运行相应的报表和评估来进行分配。例如，在发生成本时分配代码未知的情况下，可能会出现这种分配。类似的情况是，这些成本一出现即被写入系统中的特殊利润中心（或零利润中心）。在系统中创建利润中心时，系统将自动定义相同名称的分配代码。该规则也有与利润中心相同的代码。为该值自动生成的默认值是：直接借项和总计值100的因子100。不能更改此分配规则。并且必须直接借记该利润中心。作业人员:财务人员;财务主管作业范围:定义成本中心；定义分配规则。二、过程作业名称：成本核算作业方式:1.人工填单作业:定义成本中心；定义分配规则2.作业流程3.SBO作业3.1路径SAPBusinessOne教程——金兰田电子113.2进入定义成本中心，定义新的成本中心，点击添加。3.3进入定义分配规则，定义新的分配规则，点击添加。SAPBusinessOne教程——金兰田电子12第五节财务预算一、概述作业说明:SBO财务预算业务，采用以会计年度为基础按月分配预算比率的方法，对定义预算的会计科目进行预算控制与分析，其中预算控制在初始化部分中做实际说明，预算报表与分析在信息系统部分加以介绍。本章主要阐述定义预算方案；定义年预算的分配方法；按科目定义预算金额三个部分。作业人员:财务经理作业范围:财务预算二、过程作业名称：财务核算定义作业方式:1.人工填单作业：预算方案，预算分摊方法，预算2.作业流程SAPBusinessOne教程——金兰田电子133.SBO作业3.1路径3.2进入预算方案，定义新的预算方案，点击确定3.3进入定义预算分配方法，定义新的预算方案，点击更新。系统针对财务会计科目的预算是按年编制的，在这里定义每月的德分配比率。选定默认的分配方法点击设置为默认。SAPBusinessOne教程——金兰田电子143.4进入定义预算，定义科目预算金额，选择预算方案与需要定义的会计科目，点击确定。进入预算方案编辑表单，按所选定的科目录入预算金额，点击更新SAPBusinessOne教程——金兰田电子15注意事项：1、财务预算只能针对明细科目编制，不可以对标题科目进行编辑。2、在参与预算的会计科目表，需要在科目表中设置该科目为与预算相关。第六节付款与收款1.付款【收付款业务(N)】--【付款(O)】--付款打开如图，找到需要付款供应商SAPBusinessOne教程——金兰田电子16选择要付款的单据填上付款金额，默认为当前未付完金额出现如图点鼠标右键或点这个SAPBusinessOne教程——金兰田电子18最后点确定选择付款方式如银行转帐选择转帐对应总帐科目转帐日期必填付款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应付总金额SAPBusinessOne教程——金兰田电子19点添加---付款就完成如果这笔付款付错，需要取消，则在表头点右键，取消就OK2.收款【收付款业务(N)】--【收款(I)】--收款打开如图，找到需要收款的客户。SAPBusinessOne教程——金兰田电子20选择要收款的单据填上收款金额，默认为当前未付完金额然后根据实际情况配置收款方式，这里我们假设为转账最后点确定，点击确定后将返回到收款单中，在单据右下方点【添加】--收款就完成点鼠标右键或点付款方式图标选择收款方式如银行转账选择转帐对应总帐科目转帐日期必填收款总金额，鼠标点总计里面按CTRL+B可复制应收总金额SAPBusinessOne教程——金兰田电子22如果这笔收款收错，需要取消，则在表头点右键，点击取消即可。第七节固定资产管理一、针对新购进的固定资产处理流程：故事案例：公司由于发展需求，购进10张办公桌的处理流程。思路分析：SAP系统把把固定资产当作物料来处理，首先需要：①将固定资产分类（例如办公用的桌椅归入“固定资产—办公设备”，将计算机归入“固定资产—计算机”）；②归类之后需要为每一套办公桌椅唯一的物料档案（即“物料主数据”）；③在建档中选择对应的物料组，如果没有该类型的物料组，则需要定义新的物料组，且需要设置“物料组”会计科目；④将【库存数据】中的【设置总账科目依据】设置成“物料组”⑤做购进处理按照上面的故事案例在系统中，做一下操作演示。新建固定资产档案（1）办公桌我们将其归入到了“固定资产—办公设备”；SAPBusinessOne教程——金兰田电子23（2）为每一台办公桌子建立对应的物料档案，打开【库存】模块的【物料主数据】（3）点击顶部菜单（或CTRL+A）点击添加，然后输入唯一的物料编码，将物料组类型设置成固定资产—办公设备，将右上方的物料属性中金勾选“采购物料”和“固定资产”SAPBusinessOne教程——金兰田电子24（4）点击【库存数据】选项卡，将其中的【设置总账科目依据】设置成“物料组”。（5）设置其他必填字段:采购单价、采购日期，使用年限等；将所有信息录入系统后，SAPBusinessOne教程——金兰田电子25请仔细检查是否有错误或者漏填的地方，确认之后点击添加即可。字段名类型字段用途及说明举例商品编号必需输入固定资产卡片编号或固定资产编号，建议同一类别的固定资产有相同的编码规则。如：T-0001；固定资产（选项）必需只需要勾选固定资产，采购物料选项，不必勾选库存物料、销售物料、，便于对分销门店制单时隐藏固定资产物料。默认采购价必需定义固定资产原值或重置价值，选择默认采购价。采购日期必需输入固定资产开始使用的年月。如：2011.05.18；使用年限（月）必需按月份输入固定资产的使用期限。如：固定资产使用年限是5年，在此输入60；残值率%必需按国家现行财务制度规定，各类固定资产的净残值比例统一为原价的5%。此处默认为：5。折旧科目必需该固定资产折旧时所对应的折旧科目，便于固定资产查询报表作为条件。折旧科目就是该类固定资产的汇总，商品档案就是折旧科目的明细账。*注意：此处支持格式化搜索，按Shift+F2可弹出科目表清单供定义人选择科目，需要系统管理员协助定义。如：160206；SAPBusinessOne教程——金兰田电子26物料组（产品线）可选将固定资产归属于固定资产物料组。如需要按固定资产某特征进行汇总统计分析，就该特征定义物料组。*注意：至少为固定资产定义一个物料组，与正常销售商品区分开来。新增物料组路径：SBO－管理－定义－库存－定义物料组。如：定义固定资产－办公设备，固定资产－房屋建筑等物料组，并将固定资产档案选择归属的物料组。属性可选在物料主数据的属性标签下，增加一个属性：固定资产。与正常销售商品的属性区分开来。如本身没有使用物料主数据中的属性，则不必为固定资产定义专有的属性。新增属性路径：SBO－管理－定义－库存－定义物料属性。勾选属性路径：SBO－库存－物料主数据－属性标签在固定资产属性中打勾。使用部门可选输入固定资产的使用部门。在固定资产查询报表中，可以按部门分析统计。如：业务部。使用人员可选输入固定资产的使用人员。在固定资产查询报表中，可以按人员分析统计。如：张三、李四等。折旧百分比用于查看该字段不必输入，只用于动态查看固定资产折旧百分比时，按Shit+F2看到本月的折旧百分比。*有关该字段的格式化搜索语句，请参考本说明中的《五、固定资产相关报表与格式化搜索》章节。SAPBusinessOne教程——金兰田电子27购进处理（6）物料档案建立后我们需要做购进流程，打开【采购】模块的【采购订单】打开采购订单后，首先选择供应商，然后选择对应固定资产的唯一编码，与确认价格税率等信息。做好采购订单后，根据采购订单做应付发票SAPBusinessOne教程——金兰田电子28然后系统会走应付发票的审批流程（详细请参照采购应付发票流程），当财务审批通过后，将应付发票草稿重新添加成为正式的应付发票。附录：定义新的物料组：（1）打开【管理】模块的【设置】找到【库存】中的【物料组】打开物料组，可以添加新的物料组，1）首先输入物料组的名称；2）在物料类别第一类编码中输入固定资产对应的第一类别代码；3）点击“会计”选项卡更改成该组物料的对应会计科目。SAPBusinessOne教程——金兰田电子29由于不同类型的固定资产对应的科目也不同，这里我们只做如何修改科目首先先删除要修改的原有科目代码，然后输入要挂靠到的科目代码即可。选择要输入的科目代码当所有的科目都设置好后，我们