货运操作规范出口流程

货运操作规范出口流程一、接待客户礼议1、接听电话现今无论国际、国内货运运作都离不开电话这一便捷的通讯工具，故更需注意你在接听客户电话时时，是否能做到彬彬有礼。1）语调的魅力用清晰而愉快的语调接听电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方客户无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳柔和、安详，这时如能面带微笑地与客户交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边吃东西。2）得体的问答来电应在第二声铃响之后立即接听，在礼貌问候对方之后应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名，如：“你好，海棋货运”，切忌拿起电话劈头就问：“喂，找谁？”或讲电话时含糊不清。结束电话交谈时，彼此客气地道别。无论什么原因电话中断，应主动重拨并向客户解释。3）电话留言接到客户咨询、投诉或所找配载正在通电话时，不能及时回电话可留下客户的姓名、单位、回电号码且尽快给予答复，不应盲目转机，这样会给客户留下不好的印象。4）礼貌用语对客户的道谢要答谢，答谢可以用“没什么，别客气”、“我很乐意帮忙”、“应该的”来回答。使用电话交谈，学会向客户道歉，是缓和双方可能产生的紧张关系的一贴灵药。道歉时最重要的是有诚意，切忌道歉时先辩解，好似推脱责任。2、着装礼则20世纪60年代，日本人提出了场合着装的“TPO（Time、Place、Object的缩写）”，其基本含义就是穿衣打扮要有章法，搞清楚穿衣的时间、地点及目的，直到今天它仍是各国人士在着装时所遵循的基本规则。穿着需注意场合且要得体保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能给人以衣冠楚楚、庄重大方的感觉。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，因此这是良好仪态的第一要件。同样在我司虽对员工的穿着没有明确要求及规定，但穿着得体不仅对自已也是对于来访客户的一种尊重。二、接单（接受货主委托）需明确的重点信息1、船期2、中转港、目的港3、件数、毛重、尺码4、箱型、箱量1）箱型：干货箱(DC)，冷藏箱(RC)，开顶箱，框架箱，挂衣箱，及其它特种箱。2）尺寸20’GP、40’GP、40’HQ、45’HQ3）容积、载重量以干货箱(DRYCONTAINERDC)为例20GP’GeneralPurpose20'x8'x8'6SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength5.89819'4.2Width2.3527'8.6Height2.3917'10DoorOpeningWidth2.3407'8Height2.2807'5.8KilogramsPoundsWeightMaxGross24,00052,910Tare2,2805,090MaxPayload21,72047,885CubeMetresCubeFeetInternalCapacity33.21,17140’GPGeneralPurpose40'x8'x8'6SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength12,04039'5.3Width2,3537'8.5Height2,3837'9.7DoorOpeningWidth2,3407'8Height2,2807'5.8KilogramsPoundsWeightMaxGross30,48067,200Tare3,8308,450MaxPayload26,65058,630CubeMetresCubeFeetInternalCapacity67.72,39040’HQHighCube40'x8'x9'6SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength12,03139'5.6Width2,3527'8.5Height2,6988'10DoorOpeningWidth2,3407'8.1Height2,5858'5.8KilogramsPoundsWeightMaxGross30,48067,200Tare3,9808,775MaxPayload26,50058,425CubeMetresCubeFeetInternalCapacity76.32,69445’HQHighCube45'x8'x9'6SteelMillimetresFeetInternalDimensionsLength13,54444'5.2Width2,3527'8.5Height2,6988'10DoorOpeningWidth2,3407'8.1Height2,5858'5.8KilogramsPoundsWeightMaxGross30,48067,200Tare4,80010,580MaxPayload25,68056,614CubeMetresCubeFeetInternalCapacity863,040以上表中数据均为理论数据，在实际工作中，一般装货容积为：20’GP29CBM、40’GP59CBM、40’HQ68CBM、45’HQ78CBM如货物包装合理，均有可能超过上述数字而更接近理论值。对于载重量，由于各家船公司的规定、各港口吊机的起吊重量不同、或公路法的规定，不同船公司，不同港口、对集装箱的载重量有不同的规定。一般的：20’GP20000KGS、40’GP26000KGS、40’HQ26000KGS、45’HQ26000KGS。（案例：某一客户要求配CMA箱种2X20GP，但传过来的托单数据为40PALLETS/46000KGS/36CBM，由于操作没注意毛重只注意尺码而配错箱)4）箱体材料：大部分集装箱为钢制，也有一些为铝制。钢制集装箱采用焊接工艺，铝制集装箱采用铆接工艺。值得注意的是：许多铝制集装箱由于使用年限较长，箱体老化，在铆钉铆合处会有渗水现象。故部分货主拒绝用铝制集装箱，如华越、华邦、华欣等几家大客户。5、付费条款预付货在做箱前需让SALES批价、签名，特殊情况若SALES一时间还无法批价的，可待其确认后先做箱后补批运价。6、运费支付方接到客户托单时，若为预付货，则向客户了解USD及RMB的支付抬头；若为到付货则向客户了解其详细的RMB支付抬头，后输单时将此详细抬头输入电脑中。三、订舱1、缮制委托书（七联单）接到托单后第一时间输入电脑，一般不超过半个工作日。输单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改，输完单后将配载回单传真给客户，让客户能第一时间了解配船信息。2、加盖公司订舱章订舱提供订舱所需资料，应一并备齐方能去订舱。若遇到船公司舱位紧张的，则需第一时间告知SALES或客户。3、取得订舱确认回单、船公司设备交接单（即箱单）、盖有进港确认章的装箱单后可按客户要求做箱。*船公司订舱所需资料及装箱单（以下所提到的托单与配载清单均需盖订舱业务章）：1)HPD：用电脑传真提单COPY件到船公司，待船公司确认后在COPY件上注明HPD大提单号及BOOKING号，然后凭所回传的确认件及一张对外配载清单到外代开箱单。除内支线外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章。2)MOSK：凭两托单即可开箱单，若为预付货则需注明运价，除支线（内支线、釜山）船外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，紧急情况下可传真放箱。3)NYK：凭两张托单即可开箱单（随附NYK提单号标签），若为预付货注明运价，除内支线外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，紧急情况下可传真放箱。4)ZIM：凭一联托单即可开箱单，若为预付，须在托单上注明预运价，若为到付，则在托单上写上无箱贴、无佣金。除支线船外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，可以传真放箱。5)MSC：提供七联托单、一张对外配载清单及装箱单（需盖中转港确认章）即可开箱单，不可传真放箱。6)KLN：在K-LINE提供的预配清单上写明所订货物的提单号、箱型、箱数、目的港、毛重、货名、发货人、收货人及运费条款（预付还需注明运价），待船公司确认后回传预配清单及放箱单，凭确认好的预配清单并附装箱单到船代或外代盖中转港确认章，提箱时需在放箱单上盖公司业务章（需正本），不可以传真放箱。7)DSR：凭一联托单即可开箱单，除支线船外，其他航线均需提供装箱单用来盖中转港确认章，可以传真放箱（必须在船公司收到正本托单后才允许传真放箱给货代）。8)东南亚海运：用电脑传真提单COPY件到东需亚海运（若预付货须注明运价），待船公司确认后，凭其确认件、装箱单及一张对外配载清单到外运船代二部开箱单，不允许传真放箱。9)HMM：传提单COPY件到现代海运，待其确认后，凭此确认件、装箱单及一张对外配载清单到外代开箱单，不接受传真放箱。10)建恒：直接凭二联托单和装箱单到建恒开箱单，不接受传真放箱。11)MAERSK：凭二联托单及装箱单至MAERSK开箱单，不接受传真放箱。12)泛洋SOC：凭一张对外配载清单即可开箱单，可以传真放箱。13)UGMU：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函”传真放箱。14)LT：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函”传真放箱。15)EVG：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函”传真放箱。16)OOCL：凭两联托单（粘上提单号小标签）和装箱单到船公司开箱单即可，一张托单船公司留底，另一张则盖上OOCL订舱确认章用于到船代或外代订舱，除特殊情况一般不接受传真放箱。17)CSC：凭七联托单（注明品名，预付货则注明运价）和装箱单即可开箱单，CSC会在第二联和第五联上加盖签单章，凭第二联即可提箱，除特殊情况外一般不允许传真放箱。18)P&O：开箱单需提供三联托单和装箱单，P&O会在前两联上敲订舱章，一张用于船代或外代订舱，一张则用于提箱，除特殊情况外一般不允许传真放箱。19)APL：提供二联托单及装箱单即可开箱单，可传真放箱。20)SITC：凭七联单即可开箱单，可传真放箱。21)COSCO：提供七联单和一张对外配载清单即可开箱单，若为直航船还需提供装箱用来盖进港确认章，可传真放箱。22)WLN：开箱单只需提供四联托单及装箱单即可，船公司接受传真放箱。23)PIL：凭七联托单与装箱单即可开箱单，可传真放箱。24)CLANCA：先将提单COPY件传给船公司，待其确认后，凭船公司确认件、装箱单及一张对外配载清单即可，可传真放箱。25)NBOCEAN：凭一张托单及对外配载清单即可，船公司不接受传真放箱。26)CMA：提供一张托单及装箱单即可，而美线则需二张托单，其中一联船公司盖上订舱确认章，用于到船代订舱，不允许传真放箱。27)NORASIA：凭一联托单、一张对外配载清单及装箱单即可，支线船则无需提供装箱单，除特殊情况一般不接受传真放箱。28)CONTSHIP：若为一个柜子，则提供三联托单及装箱单，一张船公司留底，一张盖船公司订舱章用于到船代订舱，一张则用来放箱，若为多个柜子，则按集装箱箱数在原先的基础上增加相应的托单即可，一般可接受传真放箱。29)LYKES：若为一个柜子，则提供三联托单及装箱单即可，一张船公司留底，一张盖船公司订舱章用于到船代订舱，一张则用来放箱，若为多个柜子，则按集装箱箱数在原基础上增加相应的托单；上支线船则需凭船公司的订舱确认件和一张对外配载清单到外代开箱单，一般可接受传真放箱。30)ANL：传真提单确认COPY件到船公司，待其确认后，凭其确认件、装箱单及一张对外配载清单到外运开进场联，出场联则到ANL船公司领取，船公司不接受传真放箱。31)万海：提供两联托单即可，船公司在每一联上敲订舱章（到外运订舱用），并带回放箱通知书（有