化妆品公司文件和资料管理

XX化妆品有限公司文件和资料管理1.目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。2.适用范围本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。3.术语和定义参见ISO9000:2000之规定。4.职责4.1各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；4.2各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；4.3各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；4.4各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；4.5各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；4.6全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。5.工作程序5.1文件的分类5.1.1一级文件：质量手册；5.1.2二级文件：程序文件；5.1.3三级文件：作业指导书；5.1.4记录表格5.1.5规范、标准5.1.5.1公司内部技术标准a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；b.化工原、辅料检验标准；c.成品质量标准/产品内控标准；d.已备案的企业标准；e.工艺技术文件；f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g.国家强制执行的有关标准；5.1.5.2公司外部参考标准（包括可收集到的国际、国内先进标准，同行企业标准等）；5.1.6顾客提供的文件和资料（包括图样）5.1.7法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。5.1.8公司内部各项管理规范、制度5.1.9公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。其中5.1.1-5.1.9所描述的文件为受控文件。5.2文件的编写、审核和批准5.2.1文件的编写5.2.1.1品质/技术部组织编写《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《表格管理规程》，对文件编写的格式、文件内容要求及表格格式等进行规定，并下发到各职能部门，同时组织各部门指定的文件编写人员学习以上文件。5.2.1.2各部门按照《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《记录表格管理规程》及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的设制，编写人员应熟悉ISO9001：2000标准要求和本文件所规定的内容，对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责；5.2.1.3对5.1.5.1所规定的公司内部技术标准由品质/技术部组织编写《技术文件管理规程》（或分别制定《标准管理规程》、《工艺管理规程》、《配方管理规程》等技术文件），由品质/技术部按照本规程进行相应文件的编写工作。5.2.1.4各部门依据工作需要按照公司制定的模版，自行进行日常公文的起草、审核、批准和传递工作。5.2.2文件审核5.2.2.1《质量手册》由管理者代表审核；程序文件、管理规范由各责任部门经理审核；作业指导书由各部门业务负责人审核；公司内部技术标准由品质/技术部负责人审核；审核人对所审定的文件（包括所涉及的表格）进行签名确认，同时要签具审核日期；5.2.2.2审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；5.2.2.3当文件涉及多个部门执行时，由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审，会审人员对审定通过的文件进行签名确认并签具会审日期；5.2.3文件批准5.2.3.1《质量手册》由总经理批准；程序文件、管理规范由总经理/管理者代表批准；作业指导书由各部门负责人批准；公司内部技术标准由管理者代表或指定人员批准；表格随文件的类别所规定的权限进行批准，如涉及程序文件、管理规范的表格则由总经理/管理者代表批准，以此类推。5.2.3.2批准人对文件所涉及的资源配置需要增加给予有效支持，对文件的可操作性及有效性负责。5.2.3.3公司所有质量体系文件必须按照5.2.3.1的规定进行批准，然后到品质/技术部备案后才能下发实施；5.2.3.4所有文件经规定的权限批准时，批准人必须签署本人姓名和批准日期，否则视为无效文件，执行部门有权拒绝执行。5.3文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。5.3.1文件编号5.3.1.1公司内部通用标准和产品标准编号格式为：Q/BBXXX-YYYY其中：Q-企业内部标准代号BB-公司代码：GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）XXX-顺序号（001-999）YYYY-年号（以自然年号为准）5.3.1.2一般性技术标准、管理规范和制度编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。修正号（VV）顺序号（XXX）部门下一级机构（TT）部门代号（AAA）文件类别（DD）公司代码（BB）其中：●BB—公司名称代号:GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）●DD—文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号）●AAA—提出该作业指导书的部门●TT—部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从01—99之间的任何数字●XXX顺序号，可以是从000—999之间的任何数字●VV修正号，如是新作业指导书，则定义VV为00，作业指导书每修正一次，VV则递增01，VV可以是从00—99之间的任何数字。5.3.1.3公文FE字（BBBB）XXX号其中：F-部门英文缩写MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；FIN-财务部；QT-品质/技术部E-公文种类简称，如：联络书简称为联。BBBB-公元年号XXX-顺序号5.3.2文件受控状态5.3.2.1所有文件分为两种状态，即“受控”和“非受控”。所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。印章格式如下：5.3.2.2所有受控文件只能为使用者在工作岗位上使用，一律不允许对外（包括公司内与本岗位无关的人和公司外部）；非受控文件可以对外，但必须有发放登记，领取人需办理相应的签领手续。5.3.3文件有效性标识XXXX文件管理专用章受控/生效XXXX文件管理专用章非受控5.3.3.1所有文件必须到品质部备案，并在文件封面加盖文件管理专用章、同时对文件进行唯一编号方为有效。5.3.3.2若为作废文件，由各部门回收，文件管理员加盖红色“作废”章；印章格式如下：5.4文件发布、发放5.4.1所有质量体系文件必须经编写人、审核人、批准人签名确认，报品质/技术部备案对文件进行标识后才能发布，否则视为无效文件；5.4.2所有质量体系文件的发放由品质/技术部文件管理员按《文件分发清单》发放到各部门文件管理员，各部门文件管理员按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中。5.4.3所有管理文件由各部门文件管理员按《文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中；5.4.4公司所有的文件管理员必须建立文件管理台帐，发放文件时，要求文件领取人在管理台帐上完成签名及签署领取日期手续；5.4.5当文件、资料有严重的损坏等不能正常使用时，使用部门应申请更换，经部门负责人批准后交回破损文件，由原始文件发放部门文件管理员用原件复印并完成标识后按5.4.2和5.4.3规定发放，并在文件管理台帐上注明补发原因；文件发放部门的文件管理员对破损文件加盖“作废”章并妥善保存；5.4.6当使用部门丢失文件，使用者必须说明原因经部门负责人核实后提出补发申请，然XXXX文件管理专用章作废后按发放规定进行；5.5文件更改5.5.1质量体系文件、资料需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据,将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；5.5.2管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；5.5.3文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。5.5.4文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照5.4规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。5.5.5所有文件更改在未获批准前一律执行原文件的规定。5.6文件作废及处理5.6.1各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）。5.6.2作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。5.6.3各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。5.7文件保管、复制、贮存、归档5.7.1文件管理员对文件的管理必须建立《文件管理台帐》，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。5.7.2文件的复制者必须申请，填写《文件复制、补发申请表》，经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。5.7.3文件的使用者和管理者对于所有文件都必须妥善保存，确保文件完好，并注意保密工作，不得随意借与他人进行复制。5.7.4所有文件的原件都必须统一由各部文件管理员进行归档管理，文件管理员建立相应的文件档案，并有适宜的环境条件以保证归档的文件保持完好，符合国家规定的档案管理要求。5.7.5文件管理员必须坚持原则，认真管理好所有文件，确保文件的有效性，同时应注意保密工作，不得将文件任意复制和传播。5.8文件存载的媒体本公司所有文件所采用的媒体可以是计算机软件、软盘、光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。6.支持性文件6.1质量手册管理操作规程6.2作业指导书管理操作规程6.3表格管理操作规程7.质量记录标准表格7.1文件管理台帐7.2文件更改申请、审批表7.3文件作废留用销毁申请表7.4文件分发清单7.5文件复制、补发申请表7.6文件更改通知单8.引用文件ISO9001：20009.附件9.1附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号。附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号AAATTDD800-总经理办公室0001-经营决策02-市场调研03-产品销售04-广告宣传05-售后服务06-资金管理07-价格管理08-会计管理09-统计工作10-审计工作11-外事工作12-程序文件13-作业指导书14标准表格15-质量记录16-计量检测17-仪器设备18-质量信息19-质量培训20-人事管理21规章制度22-薪资劳保23-教育培训24-后勤管理25-行政事