连锁总部各岗职责、流程和应知应会(业务环节部分)

培训人：XXXXXXXX医药连锁有限公司连锁总部各岗职责、流程和应知应会（业务环节部分）采购员岗位职责1．做好市场调研，做首营企业、首营品种审批的前序工作，保障供审首企、首品信息准确、资料完整。2．在本公司批准的合格供应商范围内采购合格药品。购货合同中必须按规定明确必要的质量条款。3．与供货单位签订质量保证协议。购进药品有合法票据。药品到货有合格票据和批检验报告，运送合规。4．合理调整库存，优化药品的结构，为保证在库药品质量打好基础。5．落实购进药品的退货工作。6．掌握购销过程的质量动态，积极向质管部反馈信息。每年定期会同质管部进行药品供应商质量评审。服从质管部的质量否决。药品购进法条要求•第六十六条采购药品时，企业应当向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。•第六十七条发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。发票按有关规定保存。•第六十八条采购药品应当建立采购记录。采购记录应当有药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，采购中药饮片的还应当标明产地。•企业的采购活动应当符合以下要求：•（一）确定供货单位的合法资格；•（二）确定所购入药品的合法性；•（三）核实供货单位销售人员的合法资格；•（四）与供货单位签订质量保证协议。•采购中涉及的首营企业、首营品种，采购部门应当填写相关申请表格，经过质量管理部门和企业质量负责人的审核批准。必要时应当组织实地考察，对供货单位质量管理体系进行评价•企业应当定期对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。首营申请首营审核资信下发归档存查采购员登陆系统填写首企基本信息报审质量负责人登陆系统核对资料进行审核1、企业的合法资质生产或经营许可证复印件；营业执照及上年度企业报告公示；GMP或GSP证书复印件；相关印章、随货同行单样式；开户户名、开户银行及账号。2、销售员的合法资质法人委托书和身份证，有期限3、质量保证协议《规范》要求的七个方面质量档案通过审核未通过审核系统数据首企审核流程查验加盖其公章原印章的供审资料，保障齐全、完整，必要时进行网上查证，或实地考察。注意一致性首营申请首营审核资信下发归档存查采购员登陆系统填写首企基本信息报审质量负责人登陆系统核对资料进行审核1、药品生产或者进口批准证明文件复印件2、质量标准或说明书3、药品包装或简图质量档案通过审核未通过审核系统数据首品审核流程查验加盖其公章原印章的供审资料，保障齐全、完整，必要时进行网上查证，或实地考察。购进流程图采购记录系统数据采购计划采购订单合格供商合法产品采购员登陆系统，根据现有库存、门店需求、市场动态，制订采购计划业务负责人登陆系统，对采购计划进行审核，修改，确认后生成采购订单采购员联系供货商跟踪订单执行情况，确认已执行的采购订单，生成采购记录对未执行订单考虑重做采购计划审核不合格采购计划重新制订系统应该自动匹配本企业和供应商的经营范围，防止超范围采购的行为发生。收货环节1.与供货单位签订的质量保证协议2.向供货单位索取发票，采购员必尽职责a.发票要列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等b.发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。收货员岗位职责1.接收公司购进药品和销后退回药品，对所接收药品的数量和外观质量符合性负责。2.核实运输方式是否符合要求，并对照随货同行单（票）和采购记录核对药品，做到票、账、货相符。3.对符合收货要求的药品，应按品种特性要求放于相应待验区域，或者设置状态标志，通知验收。4.负责收货区域的卫生清洁工作。5.负责所有收货原始单据的签收、传递。收货流程图购进记录到货通知随货同行收货员在收货区工作1234检查运输方式和状态查对随货同行核对到货情况移入待验区随货同行单（票）应当包括供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货单位药品出库专用章原印章。运输方式必须符合要求，冷藏、冷冻药品到货时，应当对其运输方式及运输过程的温度记录、运输时间等质量控制状况进行重点检查并记录。不符合温度要求的应当拒收。对照随货同行单（票）和采购记录核对药品，做到票、账、货相符，登陆系统，确认数据，生成收货记录对符合收货要求的药品，应当按品种特性要求放于相应待验区域，或者设置状态标志，通知验收。冷藏、冷冻药品应当在冷库内待验。验收环节在对方随货同行单上签字，与验收员交接到货检查核对到货药品与随货同行单内容运输工具车厢是否密闭启运时间委托运输证明冷藏冷冻药品到货温度途中温度到货药品外包装核对批号、数量按照批号码放验收员岗位职责1、负责门店药品质量验收工作；2、依据总部配送中心随货同行单对门店到货进行品名、规格、产地、批号、有效期、数量相关信息进行认真核对，检查药品包装是否存在破损、污染等情况；3、验收合格的药品，验收员在“随货同行单”的验收结论处做合格标志，并签字确认。到货单据作为门店验收凭证留存；4、验收中发现有质量问题的药品，及时拒收。凡是验收不合格的药品不得入库。5、通过微机系统生成验收记录。商品验收流程图收货记录验收通知随货同行验收员在待验区工作1核对报告、实货、同行单23456报告、实货、同行单，三者批号、通用名等信息必须一致，不一致则拒收，待处理每批号检查到最小包装，破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货、拼箱的检查药品的外观、包装、标签、说明书外观异常，包装、标签、说明书内容不一致的拒收，待处理。整件货，验收结束后，应当将抽取的完好样品放回原包装箱，加封并标示。验收员登陆系统，确认验收合格品，生成验收记录。验收不合格而拒收的，在随货同行单上注明不合格事项和处理意见，情况反馈给业务部和质管部处理。经验收员确认，系统自动生成验收记录，包括药品的通用名称、剂型、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容。验收人员应当在验收记录上签署姓名和验收日期。中药饮片验收记录应当包括品名、规格、批号、产地、生产日期、生产厂商、供货单位、到货数量、验收合格数量等内容，实施批准文号管理的中药饮片还应当记录批准文号。入库环节验收查验检验报告查验实货抽样记录验收时限冷藏冷冻药品特殊管理药品普通药品15分钟入库即刻入库当天入库，大批量来货时间可顺延，但不应超过48小时验收时应索要以下证明文件：1、药品、中药饮片应随批提供同批次出厂检报；2、进口药品应提供《进口药品检验报告书》；3、以上资料需加盖供货企业质量管理原印章；检查抽样1、开箱检查；2、从每整件的上、中、下不同位置随机抽样检查至最小包装，每整件药品中至少抽取3个最小包装；封品不牢、标签污损、有明显重量差异或外观异常等情况的，应当加倍抽检查；3、对整件药品存在破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货、拼箱的，应当开箱检查至最小包装；4、同一批号的药品应当至少检查一个最小包装，但生产企业有特殊质量控制要求或打开最小包装可能影响药品质量的，可不打开最小包装，外包装及封签完整的原料药、实施批签发管理的生物制品，可不开箱检查。销后退回药品进行逐批检查验收，并开箱抽样检查，整件包装完好的应当按照前四项规定的抽样原则加倍抽样检查，无完好外包装的每件应当抽样检查至最小包装，必要应当送药品检验机构检验；药品外观检查对抽样药品的外观、包装、标签、说明书等逐一进行检查、核对药品外观检查运输储存包装最小包装的外观标签和说明书中药饮片封条是否损坏，所标示的文字是否清晰，是否按照规定标示齐全；封口是否严密、牢固，有无破损、污染和渗液，包装及标签印字是否清晰，标签粘贴是否牢固；说明书与包装标签的一致性票货一致，无变异，杂质，水份，对照标本保管员岗位职责1．按规定办理药品入库手续，正确合理分库、分类分区存放药品，实行色标管理。2．严格遵守药品外包装图示标志，正确搬运和放置药品。3．采取、防鼠、防虫、防潮、防霉、防尘、防火等相应措施，保证在安全合理的条件下储存药品。4．协助养护员做好库房温、湿度的监测、调控、记录工作。5．严格按先产先出、近期先出、按批号发货的原则办理药品出库手续，并做好药品出库复核记录。6．负责药品保管卡的管理，按批正确记载药品进、出、存动态，保证账货相符，及时分析、反馈药品库存结构及适销情况。7．发出质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，并及时通知质管部处理。根据处理结果，及时采取相应措施。8．负责对仓储设施设备进行维护、保养，确保所用设施设备运行良好并做好相应的记录。商品入库流程图保管员合格品整理储存空间确定储存货位清点入库商品登陆系统确认入库数据123生成入库数据退回品验收员验收合格品验收并经确认为不合格品入合格品区入不合格品区入退货区进入退货程序进入不合格品程序药品、饮片、非药品处方药、非处方药常温、阴凉、冷藏商品储存流程图空间管理搬运堆码日常管控帐货管理色标：合格药品为绿色，不合格药品为红色，待确定药品为黄色；六防：避光、遮光、通风、防潮、防虫、防鼠等措施；盘架：托盘、货架等设施设备应当保持清洁；间距：垛间5厘米，与地面10厘米，与墙、顶、温度调控设备及管道30厘米；按包装标示的温度要求储存药品，相对湿度为35%—75%；药品与非药品、外用药与其他药品分开存放，中药饮片分库存放；拆除外包装的零货药品应当集中存放；按批号堆码，不同批号的药品不得混垛对库存药品定期盘点，做到账、货相符。未经批准的人员不得进入储存作业区，不得有影响药品质量和安全的行为；不得存放与储存管理无关的物品。无破损和杂物堆放；搬运和堆码药品应当严格按照外包装标示要求规范操作，堆码高度符合包装图示要求，避免损坏药品包装；（保管员）色标管理在人工作业和仓库储存药品，按质量状态实行色标管理；合格药品拼箱发货区合格品库区不合格药品破损过期待确定药品待验销后退回有疑问温湿度要求“阴凉处”系指不超过20℃“凉暗处”系指避光且不超过20℃“冷处”系指2-10℃常温系指10-30℃相对湿度35-75%冷藏品种冷库医疗器械库中药饮片中药饮片库医疗器械零货区整货区1、按剂型，或功能主相对集中存放；3、同一品种不同批次应相对集中，分开存放；4、整货区不能存放已拆箱品种，凡拆箱的零货均需上零货架；阴凉品种阴凉库零货，不够整箱整货，一合不缺（保管员、养护员）盘点内容全部库存（包括待验区、合格品区及不合格品区）药品的数量、品名、规格、生产厂商、药品批号、有效期等信息，核对帐货是否相符。盘点方法动货式盘点对帐式盘点地毯式盘点设施设备冷柜、空调、自动监测仪、货架、底垫、加湿器、干燥剂、保温箱、冰箱、运输车、挡鼠板、窗帘、窗纱、灭蚊灯、防爆灯、电脑、打印机、复印机、档案柜使用、维修与保养记录一个季度一次，计量检定记录半年一次。养护员岗位职责1．坚持“质量第一”原则，具体负责在库药品的养护和质量检查，对药品养护质量负直接责任；2．按照药品质量特性和库房条件、外部环境，采取正确有效的养护措施对药品进行养护，确保药品在库储存质量；3．按制度规定及时生成养护计划，按计划进行检查和养护，并将结果处理结果录入系统，生成养护记录4．对由于异常原因可能出现问题的药品，易变质药品，已发现质量问题药品的相邻批号药品、储存时间较长的药品，应加强养护；5．养护检查中发现质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，同时报质量管理部处理；6．指导并配合保管员做好库房温湿度管理工作；负责对保管、养护仪器设备的管理、维护工作，建立仪器设备管理档案；7．正确使用养护、保管、计量设备，并定期检查保养，做好计量检定记录，确保正常运行；8．每月汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时间储存药品的质量信息；商品养护工作流程日常监督检查指导温湿度监测和调控按计划检查和养护质量问题的处理汇总、分析信息储存和作业条件环境监测调