采购流程优化

创新永无止境1采购流程优化讲师：杨斌库日期：2011-2-25创新永无止境2目录采购的基本流程1价值分析2采购成本3创新永无止境3采购的基本流程•一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：•一、需求确定与采购计划的制定•二、供应商的搜寻与分析•三、定价•四、拟定并发出定单•五、定单的跟踪和跟催•六、验货和收货•七、开票和支付货款•八、记录维护创新永无止境4一、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初始环节。需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。创新永无止境5二、供应商的搜寻与分析这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。创新永无止境6三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种（一）竞争性报价竞争性报价适用下列特征：1、采购量足够大，值得进行竞争性报价2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。5、买方没有优先考虑的供应商创新永无止境7三、定价（二）谈判谈判下列情况适合：1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时3、当买方要求供应商的早期参与时4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）创新永无止境8只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：1、以高效率的方式运作2、保持价格与成本的相关性3、不利用单一供应商的优势4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整5、愿意考虑采购商的特殊情况创新永无止境9四、拟定并发出定单•采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪创新永无止境10•定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。•五、定单的跟踪和跟催•六、验货和收货•（一）货物检验的几个步骤：•1、确定检验时间和地点•2、确定检验部门及人员•3、货物检验•4、不合格货物处理定单包括的要素创新永无止境11五、定单的跟踪和跟催创新永无止境12六、验货和收货•（一）货物检验的几个步骤：•1、确定检验时间和地点•2、确定检验部门及人员•3、货物检验•4、不合格货物处理•5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。创新永无止境13•（二）接收的几个步骤：•1、协商送货事宜•2、货物接收入库•3、货物接收过程中的问题创新永无止境14七、开票和支付货款•付款操作的具体过程是：1、查询物料入库信息2、准备付款申请单据3、付款审批4、向供应商付款5、供应商收款创新永无止境15八、记录维护•1、采购定单目录•2、采购定单卷宗•3、商品文件•4、供应商历史文件创新永无止境16采购作业流程购买决策阶段2购买阶段购后反思阶段22确定战略方案选择标准创新永无止境17购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段221、确定需求2、选择采购途径内外环境和可行性分析3、编制采购计划确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间创新永无止境18购买阶段2确定战略方案选择标准购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应商2、精选供应商3、确定供应商4、签订合同（详细购买计划和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）创新永无止境19购后反思阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购买决策阶段221、检查合同履行情况（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评创新永无止境20（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护采购流程创新永无止境21采购流程示意图计划组织实施监控需求信息搜集市场信息采购决策采购计划编制调整采购方案采购后评价合同监督审核并付款验收入库签订合同协商谈判选择供应商物流和配送供应链供应商计划组织实施监控创新永无止境22采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善创新永无止境23采购业务流程改善•1传统采购的弊端•2电子化采购的含义及流程•3电子化采购的主要优势•4电子化采购的策略•5电子化采购系统创新永无止境24传统采购的弊端1．1采购成本居高不下1．2采购周期冗长1．3采购信息缺乏沟通与共享1．4采购文档处理费时费力1．5库存积压和物资短缺并存1．6采购范围受地理局限1．7采购环节监控困难1．8采购招标往往流于形式创新永无止境25电子化采购的含义及流程电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。创新永无止境26企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流程：(1)填写订购单；(2)审核订购单；(3)联系供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。创新永无止境27电子化采购的主要优势3．1显著降低采购成本3．2有效提高采购效率3．4优化采购管理3．5保证采购质量3．6增加交易的透明度3．7加强供求双方之间的业务联系3．8适应电子商务发展大潮创新永无止境28