部管物资计划管理及采购流程

部管物资计划管理及采购流程2009.08一部管甲供物资计划管理二部管甲供物资采购流程一部管甲供物资计划管理1.依据文件一、部管甲供物资计划管理物资集中采购依据文件铁建设[2006]217号铁建设函[2007]199号铁建设[2007]219号铁建设[2008]179号……•（1）2006年12月颁发《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》（铁建设〔2006〕217号）•（2）2007年2月颁发（关于印发《铁路建设项目甲供物资设备目录》的通知）（铁建设函[2007]199号）（九大类物资，十九个物资品种）•（3）2007年11月颁发《铁路建设项目铁道部管理的物资采购供应实施细则》（铁建设〔2007〕219号）•（4）2008年9月颁发（关于印发《铁路建设项目甲供甲控物资设备目录》的通知）（铁建设[2008]179号）一、部管甲供物资计划管理•2.招标计划的报审、抄送、实施、调整•2.1部管物资总清单•建设单位在初步设计批复后30日内，向物资管理办报送项目施组安排、部管物资总清单（建设单位按照规定格式上报的、设计单位根据定额统计的材料消耗量）。建议：以建设项目为单位一次性上报招标计划，可自行掌握批次计划、招标的时间一、部管甲供物资计划管理•2.2招标计划一、部管甲供物资计划管理招标计划管理（对部招标办）招标计划的编制（招标单位）招标计划的报审（报部招标办）招标计划的抄送（物资代理公司）招标计划的实施（分期、分批实施）招标计划的调整（报部招标办）一、部管甲供物资计划管理•2.2.1招标计划的编制•建设单位应在施工招标前，根据施组安排和审批后的物资总清单，按项目编制全部部管物资招标计划。•各建设单位在确定部管物资招标计划过程中，要加强实地调查研究，掌握编制部管物资招标计划的基本资料，并进行科学的分析，在此基础上编制符合实际的部管物资招标计划。一、部管甲供物资计划管理•2.2.2招标计划的报审建设单位应在施工招标前，根据施组安排，按项目向部招标办报送全部部管物资招标计划。--报告格式（219号附件2）--附表格式（219号附件3）一、部管甲供物资计划管理•2.2.3招标计划的抄送建设单位应将审批后的招标计划报物资管理办，同时抄送物资代理公司。•2.2.4招标计划的实施招标计划经部招标办批准后分批实施。•2.2.5招标计划的调整最后一次甲供物资招标前，建设单位应把历次招标实际数量同原招标计划进行详细对比，将对招标计划的调整，以及详细的原因书面报部招标办审批。二、部管甲供物资采购流程二、部管甲供物资采购流程采购计划管理（对部物资办）年度甲供物资采购集中采购实施计划首次采购建议计划批次采购计划1、采购计划管理二、部管甲供物资采购流程1.1年度部管物资集中采购实施计划（5步）1.1.1施工单位结合施工组织安排，根据年度施工中部管物资使用需要的情况，上报部管物资年度采购建议计划。1.1.2建设单位按项目汇总施工单位报送的部管物资年度采购建议计划，进行分析、整合后报物资代理公司。1.1.3物资代理公司及时汇总各建设单位年度采购建议计划，在满足建设需要的基础上，按经济批量和保证供应原则，合理选择招标时机和招标内容，在此基础上制定采购实施方案，连同汇总的建设单位年度采购建议计划，一并报物资管理办。二、部管甲供物资采购流程1.1.4物资管理办根据物资代理公司上报的汇总计划和采购实施方案，组织建设单位审查采购实施方案，并编制年度部管物资采购集中采购实施方案，报领导小组审批。1.1.5物资管理办将领导小组审批后的年度部管物资集中采购实施计划（方案）发各建设单位，并同时抄送物资代理公司。二、部管甲供物资采购流程1.2首次采购建议计划1.2.1建设单位应根据工程建设进度向物资管理办报送首次采购建议计划。1.2.2新开工项目首次部管物资采购纳入年度集中采购计划的相应批次。二、部管甲供物资采购流程1.3批次采购计划领导小组批准物资管理办的部管物资集中采购实施方案后，进入批次采购计划阶段。1.3.1建设单位应根据年度部管物资集中采购计划，及时编制招标物资一览表和技术规格书，在每批次招标30日前报物资管理办，并抄送物资代理公司；1.3.2物资代理公司应根据年度部管物资集中采购计划，及时汇总各项目招标物资一览表和技术规格书，编制部管物资招标文件报物资管理办。二、部管甲供物资采购流程2、批次采购计划的报送批次采购的时间由部物资办传真电报确定（2009年为12个批次）根据施组安排、工程进度，向物资办报送批次计划（2009年为每月5号前）通过系统录入，同时提报技术规格书每月5号之前：由相应的代理公司受理每月5号之后：需由部物资办审批二、部管甲供物资采购流程•报表时须注意：•格式：219号文附表3第3张表二、部管甲供物资采购流程上报计划时计量单位需按219号文要求统一（依据219号文）二、部管甲供物资采购流程计量单位的不统一可能导致招标数量、概算价的不准确，影响招标结果的批复。计量单位容易混淆的物资品种：二、部管甲供物资采购流程与报价有关的项目需填写完整（到站、交货期、规格型号、图号等）；明显废止的规格、不属于甲供物资范围内的物资不需上报--水泥：P·O32.5已废止--木枕、电容枕、钢轨连接件找不到对应目录：表示方式不同：GTYZA=ZR-GTYASPTYWA23型4芯=SPTYWA23型4A属于非标准目录（与代理公司联系）增加后录入新增物资品种（与代理公司联系）增加后录入二、部管甲供物资采购流程3、编制招标文件批次采购计划录入完成并经物资办审核批准后，物资代理公司负责协助编制招标文件，由物资办和建设单位负责审核。主要工作内容：3.1编制物资一览表和技术规格书3.2合理划分包件3.3设置投标资格条件3.4编制招标文件商务部分二、部管甲供物资采购流程3.1编制物资一览表和技术规格书依据铁建设219号文附表3的格式编制，形成招标文件中投标物资报价表与物资描述表。技术规格书：根据物资的实际使用与技术要求进行编制。建设单位应在每批次招标30日前，根据年度部管物资集中采购计划及时编制招标物资一览表和技术规格书报物资管理办。建设单位在每批次招标文件发售20日前，根据项目实际情况，可以对已提报的详细技术规格书和招标物资一览表提出书面调整申请。二、部管甲供物资采购流程3.2合理划分包件包件划分原则：包件中的招标物资数量合理，对投标人具有一定的吸引力，避免流标。根据潜在投标人和生产资源的的分布情况，以及潜在投标人的生产能力，招标成功后保证物资的及时供应。供货地点相近或运输成本较低或数量过少的物资，可以组包。根据市场竞争的情况，确定包件的大小和数量。二、部管甲供物资采购流程3.3设置投标资格条件资格条件国家有关规定对不同行业及不同主体投标人的资格条件招标人根据项目本身的要求所规定的资格条件招标人不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。《中华人民共和国招标投标法》二、部管甲供物资采购流程3.4编制招标文件商务部分、形成招标文件初稿招标文件内容：①招标公告②投标人须知③合同文件④技术规格书⑤评标办法⑥投标文件格式二、部管甲供物资采购流程4、发布招标公告4.1招标公告发布的媒体①铁道工程交易中心信息网（）②中国采购与招标网()4.2招标公告经部招标办审核、盖章后，在铁道工程交易中心发布，发布时须一并提交交易表2、3。4.3招标公告在网上发布不应少于5个工作日，以使足够多的潜在投标人可以看到。招标公告发布之日起至开标，不得少于20天。二、部管甲供物资采购流程5、发售招标文件5.1开始发售时间：常规招标中，招标公告发布之日起即可发售招标文件（铁道工程交易中心规定招标公告发布5个工作日后方可出售招标文件）5.2发售地点：铁道工程交易中心5.3发售时间：不得少于五个工作日5.4招标文件开始发售之日起至开标，不得少于20天。5.5招标文件发售时应做好登记，对于报名家数可能不足的包件应及时向招标人反馈，以免流标。二、部管甲供物资采购流程5.6须注意的问题：•发售招标文件时（直至投标截止时间），报名单位数目、报名单位名单、信息要保密。向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况的，给予警告，可以并处一万元以上十万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。上述行为影响中标结果的，中标无效。二、部管甲供物资采购流程6、招标文件答疑和补遗•答疑回答投标人针对招标文件提出的问题。•补遗招标人对招标文件中的遗漏、更改、词义表达不清、或对比较复杂事项进行的补充说明。二、部管甲供物资采购流程6.1招标文件发出后，无论出于何种原因，招标人可以对发现的错误或疏漏，在规定的时间内主动地或在解答潜在投标人提出的问题时进行澄清或者修改，改正错误，避免损失。6.2答疑、补遗的时间：不迟于开标前15日。（否则，应相应推迟开标时间）6.3招标公告经部招标办审核、盖章后，在铁道工程交易中心发布，发布时须一并提交交易表6。并通知所有报名的潜在投标人。6.4答疑、补遗的效力答疑补遗的内容应作为招标文件的一部分，与招标文件具有同等的法律效力。多次答疑、补遗内容不一致的，以日期在后的为准。二、部管甲供物资采购流程7、组建评标委员会7.1组建的时间：评标委员会应在开标前1~2天依法组建。评标委员会成员名单在中标结果确定前应当保密。7.2评标委员会的人员组成：部管甲供物资评标委员会人数：7人及以上单数，其中包括：①经济、技术等方面的评标专家（不少于总人数的2/3）②招标人代表二、部管甲供物资采购流程8、开标8.1开标地点：铁道工程交易中心（或经主管部门批准的其它地点）8.2开标时间：招标文件中规定的开标时间。（如果招标文件补遗中有更改，则为更改后的时间）8.3开标工作由物资代理公司协助建设单位进行，邀请部领导、各建设单位代表参加。二、部管甲供物资采购流程9、评标9.1各建设单位参加评标的通知物资代理公司负责起草《参加评标的通知》，经物资办审查并批准后，由物资代理公司通知各建设单位。通知中规定了各建设单位参加的人数及作为评委的人数。9.2评标工作的主体：评标工作由评标委员会负责，任何单位或个人不得干涉。9.3评标的依据：评标委员会应当根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行系统地评审和比较。招标文件中没有规定的标准和方法不得作为评标的依据。注意：评标委员会无权修改招标文件规定的评标标准和方法，也无权对其进行细化。二、部管甲供物资采购流程9.4须注意的问题在确定中标人之前,招标人不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。使用国有资金投资或者国家融资的项目，招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。二、部管甲供物资采购流程10、中标公示定标招标结果的批复发出中标通知书二、部管甲供物资采购流程10.1公示物资代理公司汇总评标结果及相关数据，报送物资管理办；最低价中标且不超概的包件可立即发布《评标结果的公示》物资管理办编写采购结果的报告，报工程管理中心签发工程管理中心签发后，报计划司、建设司、鉴定中心会签签报会签结束后，在铁道工程交易中心信息网上发布《评标结果的公示》部管甲供物资的评标结果应在铁道工程交易中心信息网上至少发布3天（日历日）二、部管甲供物资采购流程10.2定标评标结果公示期满，且无投标人提出异议招标人确认评标报告的推荐结果，推荐第一中标候选人为中标人招标人编写《招标结果的报告》，附上评标报告和交易表9，报部招投标办二、部管甲供物资采购流程10.3招标结果的批复招投标办收到招标人报送的招标结果报告由计划司、建设司、鉴定中心会签批准招标结果报告会签完成后，由部招标办向招标人发出电话通知二、部管甲供物资采购