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采购订单的定义采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面•综合采购订单如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。如图5-2-2所示。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。•采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪序号统一编号科号名称/规格单位数量单价金额合计兹同间依照本订购单所述条件交货签认：职称：日期：签章：签认联：编号：订购日期：预定交货日：交易条件（分批交货）交货方法：付款条件：订购单某石油公司订购单交货地点：定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。（二）接收的几个步骤：1、协商送货事宜2、货物接收入库3、货物接收过程中的问题七、开票和支付货款付款操作的具体过程是：1、查询物料入库信息2、准备付款申请单据3、付款审批4、向供应商付款5、供应商收款八、记录维护一些必须要保存的记录有以下几种：1、采购定单目录2、采购定单卷宗3、商品文件4、供应商历史文件2019/8/31采购作业流程购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段222019/8/31购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段221、确定需求2、选择采购途径内外环境和可行性分析3、编制采购计划确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间采购作业流程2019/8/31购买阶段2确定战略方案选择标准购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应商2、精选供应商3、确定供应商4、签订合同（详细购买计划和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）采购作业流程2019/8/31购后反思阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购买决策阶段221、检查合同履行情况（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评采购作业流程采购流程（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护采购流程示意图计划组织实施监控需求信息搜集市场信息采购决策采购计划编制调整采购方案采购后评价合同监督审核并付款验收入库签订合同协商谈判选择供应商物流和配送供应链供应商•采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善