采购流程管理

采购流程管理目的：根据公司以前采购过程中出现的问题，结合现阶段的实际情况，制定并规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司采购成本控制在合理的范围，并使产品的质量和服务满足设计和规定的要求。采购流程：采购清单→采购前准备→供应商谈判→合同签订/下单采购→订单追踪→到货检验→交货/客户签收→协调安装→支付货款采购清单：1、项目负责人（工程部）根据所实施项目的设计图纸、材料及设备清单根据工程进度编制设备材料请购单；2、请购单需详细注明所需设备和材料的品名、规格型号、数量、质量要求、交货期、交货地点等需求；3、报经工程部经理审核并签字确认，交采购部申请购买相关设备材料。采购前准备：1、采购人员接到工程部请购单后，应充分了解设备材料的品名和规格，不清楚的地方需及时与项目负责人沟通并专业化理解；2、采购人员清理库存，如请购单所列部分设备材料的规格型号和库存产品一致，则单独列出，数量不足部分再另行采购；3、急件或工程需用日期紧急的设备材料应优先办理采购；4、根据请购单按同类产品进行分类，每一类产品初选三家以上的供应商（事前需充分了解供应商的基本情况，如资质、产品认证、付款条件、售后服务、企业信誉等）；5、向初选供应商以邮件或传真的方式详细说明需采购设备材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、售后保障等相关采购信息；6、对初选供应商提供的报价进行初步地比价和议价；供应商谈判：1、经成本分析后，设定议价目标，与初选供应商分别进行质量要求、产品价格、交货期、付款方式、售后服务等重要环节的沟通谈判；2、向部门经理通报沟通协调情况，如有必要，部门经理再次与供应商分别就几个重要环节进行沟通，确保公司的成本控制在合理的范围内；3、将与供应商沟通谈判情况向总经理进行汇报，由总经理与供应商进行最后一轮的沟通，综合评估后，确定本类产品的最终供货商。合同签订/下单采购：1、向供应商再次强调产品的质量要求和供货期要求；2、合同签订时再次核对请购单上设备材料的规格型号、数量、交货期，交货地点等信息，务必做到准确无误；3、合同中需注明产品的包装，如工程业主方有明确要求的，按照业主的要求进行包装；4、明确供应商应提供的售后服务细节（包括安装调试环节）和质量保障期限和质保金额；5、在合同中明确供应商的违约后果和应承担责任，包括必要的经济处罚；6、向供应商准确无误地提供需开发票的本公司详细信息；7、供应商应准确无误地提供收款单位的详细信息；8、根据合同条款，填写请款申请单，经总经理签字确认后，向供应商支付相应货款。（注：因采购人员或财务人员自身失误，填错收款人名称，开户行或账号等，以致对方无法收到货款，无法按期交货，造成工期延误，给予相关责任人员200元—2000元的经济处罚，造成严重后果的，追究相关责任直至开除公司。）订单追踪：1、根据合同约定的交货期，采购人员在供应商生产期间应与对方联络人员经常保持电话沟通，追踪订购产品的生产进度；2、因客观因素，如原材料供应、能源紧张等原因造成供应商不能如期交货的，采购人员应及时与本公司项目负责人沟通说明原因，由项目负责人与工程业主方协调，如无法更改交货时间，采购人员应强势施压供应商，敦促对方按时保质保量出货，否则将依据合同条款追究供应商的相关责任；3、采购人员应给供货商反复强调，产品的规格型号应与合同清单一致，产品铭牌、合格证、说明书均应与签订的合同保持一致，如因对方错误而造成不良后果的，由供应商承担由此带来的一切费用和责任；3、发货前，采购人员应再次与项目负责人确认发货时间、地点、收货人及运输方式，并以传真的方式通知供应商；4、供应商承诺发货后，应立即向对方索取发货凭证，并及时追踪货物运输状况。到货检验：1、货到公司：由采购人员协同公司技术人员对产品进行开箱检查，按订货合同核对产品名称、规格型号、数量及外观是否满足合同要求；2、货到工程现场：由现场项目负责人依照合同清单复印件进行以上检验。交货/客户签收：1、交货前与甲方协调交货日期、交货地点、对方收货人等相关问题，妥善采用最优运输方式（快递/托运/公司自送/外协汽运等）；2、准备交货清单，清单上产品名称、规格型号、数量等需与合同清单保持一致，盖公司鲜章交予公司送货人员（至少一式两份，甲方保留一份，公司存档一份）；3、当外购的设备材料是多个供应商时，应充分考虑各批次产品的到货时间尽量集中在一个时间段，经检验后统一配送到工程现场，以约公司的物流成本；4、公司送货人员（工程部技术人员或现场项目负责人）在甲方指定的交货地点和业主/安装公司/监理单位办理设备材料的交接，由一方或几方对货物进行品名、规格型号、数量的确认，由对方签字后妥善保管，带回公司交予采购人员接收存档；5、按合同约定，供应商直接将所订购的设备材料发运输至工程现场的，采购人员应事前向供应商强调按照我方要求填写好送货清单，送货人将货物运送到现场，交业主/安装公司/监理公司签字确认后，以快递/挂号信的形式将送货单原件递交给公司相关采购人员保留存档。安装协调：1、现场项目负责人在收到甲方/安装单位的设备安装调试指令后，采购人员按照和供应商约订的合同条款协调供应商技术人员到现场进行安装调试；2、供应商必须严格按照采购人员指令的时间到达工程现场进行安装调试，否则采购人员以合同违约需承担相应责任后果向供应商施压；3、现场安装调试过程中如出现问题，项目负责人应及时在现场与供应商技术人员/业主/安装公司/监理公司进行几方协调沟通，力求在现场妥善解决问题，实在困难，再由采购人员出面与供应商相关部门协调沟通。支付货款：采购人员依照合同约定付款条件和方式，按照工程进度或付款时间填写请款单，经总经理签字同意后，由财务部门向供应商支付相应的货款。