采购管理制度

材料采购管理制度第一章总则第一条目的为加强公司规范化管理，规范采购工作，保障工程进度的正常持续进行，选择合格的供应商（厂家）并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二条适用范围本办法适用于公司各项目工程施工材料物料采购时，计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉以制度处理。第三条职责划分1、由采购部全面负责对各工程材料物料的采购工作；2、由工程部对材料清单和材料使用计划单的数量、要求进行详细审核把关；3、由分管领导对材料清单和材料使用计划单的数量、要求进行审批；4、由申购项目部对各类材料的质量、技术要求把关；第二章采购（计划）审批第一条采购计划的制定1、各项目部根据材料采购计划应根据图纸、及实际需要予以制定，确保材料规格、型号、数量无误并签字后予以申报；2、由采购部根据审批过后的材料采购计划申报表完成采购工作。第二条选择供应商根据审批后的采购计划，选择合格的供应商，进行询价、议价与项目技术人员技术沟通评选确定后，每种材料供应商不准少于三家，由采购部门领导审核。1、供应商的选择可以通过互联网、宣传册（合格供应商）厂家中选取；2、长期报价采购，凡经常性使用，且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供应价格。第三条价格调查1、已核定的材料，必须经常分析了解或收集资料，作为降低成本之依据；2、已核定之材料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；3、采购的数量或频率有明显增加时，应要求供应商（厂家）适当降低单价；第四条询价、比价和议价1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；2、采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面项目部技术人员进行核对，以保证供应商提供的物料符合实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送申购项目部确认；5、专用材料或用品，材料公司应会同申购项目部共同询价与议价；6、对厂商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。第五条购前核决及权限采购经办人员与厂商初步沟通并完成询价后，在“订购汇签单”上详细填列以下事项，呈报负责材料采购的各部门及公司经理核决：1、询价或议价结果及拟定“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”；2、注明与厂商拟定的付款条件；3、需与供应厂家签订长期合同者，采购经办人应以签呈及拟妥的长期合同书，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决；第六条价格复核与市场行情资料提供1、材料公司应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考；2、材料公司应就企业内各公司项目部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。第七条订购作业采购人员接到经核决的“定购单”后，应与供应厂商进一步接触，进行正式的质量、价格和后续服务谈判。金额较大或批量采购的应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。第八条签订采购合同1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款：（1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；（2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；（3）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；（4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款；（5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；（6）付款方式；（7）所需的质量证明（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等）；（8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法；（9）运输方式和销售发票的要求。2、采购单经部门经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，由授权代理人签字，对方签章后生效；采购单一式两份，双方各保存一份。材料公司负责采购合同的传阅会签和各部门的存档。3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。4、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。5、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。6、长期订货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行，应与供应商定买卖合同书一式两份。第一份存采购部，第二份存供应商，另需合同复印件三份分别交项目部、财务部及工程部存档。第九条紧急订货采购人员接到申购项目经理以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，迅速办理。第十条进度控制及事物联系除一般采购作业方式外，采购部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，材料公司定期集中办理采购；2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部应事先选定厂商，拟定长期供应价格，呈准后通知各申购部门依需要提出请购。第十一条退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料退货单”并见附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第三章验收与付款第一条货物进厂验收1、货物进场供应商交货时，采购人员通知项目部库管员，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，由库管员签字入库。如发现不符时，即通知采购部会同处理；2、对有专项质量要求的材料物资，通知工程部派质检员验收，验收合格后会同库管员签字入库。第二条付款结算1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由财务部统一支付；3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格按照采购合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，须提交验收报告、物资申购审批单和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：（1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续；（2）在外埠采购且供应商要求立即付款时；（3）在现场调试期间急需材料的采购；（4）1000元以下的零星采购。第三条进度控制及异常处理1、采购部应特别注意“物资申购审批单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；2、采购人员发现供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因及时处理对策，汇同相关职能部门、分管领导处理。第四条质量评价使用单位应就所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。第四章附则第一条参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害；第二条参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督；第三条超出本办法的事项呈董事长核准后实施；第四条本办法自公布日期执行。三观就是世界观、价值观、人生观，这「三观」不合的人是不太可能做朋友的，勉强不来的。物以类聚，人以群分。三观，才是人和人之间最大的障碍！三观不合的人，所说的话难有交集，更谈不上碰出火花，寒暄片刻尚可，相处时间稍长，便如鸡同鸭讲，彼此都觉得索然无味，甚至有可能互相伤害。有一则寓言说，青蛙和老鼠成了好友，想时时刻刻都在一起。于是，它们把脚绑在了一起。刚开始，它们在地面上行走正常，还能吃到谷子。当它们来到池塘边时，青蛙一下就跳进了水里，把老鼠也拖下了水。青蛙在水里玩得高兴，而可怜的老鼠不会游泳，淹死了。最后，老鼠的尸体浮上水面，它的脚仍然和青蛙绑在一起。一只老鹰发现了老鼠，便冲向水面，抓起老鼠，而青蛙也跟着被提出水面，成了老鹰的美食。三观不同的人密切来往，就像寓言中的青蛙和老鼠，只会给双方带来伤害。摸不透的心就算了，不必费力去揣摩；看不清的人就远躲，不必劳神去猜测。人生短暂，精力有限。我们应该将所有倾注于所爱的人、相处愉快的人。对于那些志不同道不合的朋友，我们大可以选择悄悄离开。毕竟，谁的生活里也不会缺了一个人就不行。所谓打交道，交在其次，重要的是有相同的道，也就是「三观」要合。二、大路朝天，各走一边人与人之间互相理解并不容易，观念差异大的人则更难。贪婪的人怎么也无法理解有些人视钱财如浮云，势利的人怎么也不会相信有些人对待别人可以做到一视同仁。人都容易以自己内心所想的为标准，以此来分析和判断他人。如果有人的言行跟自己内心的标准不一致，则认为他人是装腔作势，虚伪透顶，这实在是自以为是！在这个世界上，总有一些人是看你不顺眼的。没关系，你走你的阳关道，我过我的独木桥，相安无事便好。朋友，没有必要强求，意气相投就真心相处，看不惯的就拂袖而去，大路朝天，各走一边。不必把太多人，请进生命里。若他们走进不了你内心，就只会把你的生活搅扰得一地鸡毛。生活无需过多陪衬，三观不和的朋友多了，越热闹反而越让人感到冷清。三、圈子不同，不必强融人是群居动物，怎么可能离开群居而独自生存？这是圈子存在的必要性。对我们平常百姓来说，处世方式相近，三观较为一致的，自然就在同一个圈子，相互帮助，同进同退。如果我们一路同行，那便风雨同舟；如果我们只是彼此的过客，那便淡淡一笑，无需多言。以利相交，利尽则散；以势相交，势败则倾；以权相交，权失则弃；以情相交，情断则伤；唯以心相交，方能成其久远。朋友不在多，而在是否能同道，是否能知心。同道则能共行，知心则能互信。当然，志同道合指的并不是完全一样，而是求同存异，互相包容。人生就像一列行驶的列车，中途陆陆续续有人上车，也有人下车。