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汇报人：李伟一汇报日期：07.1活动计划目次一.总务课的介绍二.分析业务三.活动目标四.改善计划五.改善事例和实施情况六.效果确认七.减少时间的有效利用一、总务课的介绍1、总务课的本来业务（付加价值机能）1、防范火灾事故、交通事故、治安事故发生2、保障公司生产经营业务顺利进行3、不断提高公司环境卫生质量4、规范公司办公用品管理和档案管理一、总务课的介绍2、人员体制总务课课长1名（部长兼职）系长1名课员5名司机6名（不在活动范围内）现状分析对象人员6名平均年龄39岁二、分析业务正常上班时间=（365天／年ー年度休日）÷12个月×８小时／天217216175189186186050100150200250A人B人C人D人E人F人05年出勤小时/月正常上班小时/月正常上班时间１67hr/人･月二、分析业务课长・系长明确业务的大・中项目分类↓全课人员填写小分类业务及相应时间1419件1085小时／月・6人业务清单（盘点每个人的日常工作）050100150200250300A人B人C人D人E人F人实际上班时间申请时间正常上班时间2-1、每个人的业务量分析结果申请时间:业务清单中所有项目所花费时间的合计(含06年废弃业务和06年新增业务）正常上班时间１67hr/人･月从图中可看出，F人申请时间明显少，A、B人较多，改善空间较大。（小时/月）二、分析业务9.39%9.34%5.68%3.84%24.84%16.20%9.88%20.83%对外联络及接待办公用品管理档案管理治安保卫环境卫生及绿化费用管理改善活动其它其它类：值班、收发传真、订房、印章管理等业务2-2、业务量的把握（大分类）治安保卫、环境卫生、对外联络及办公用品、档案管理占总业务的66%二、分析业务2-3、本来业务及付带业务的分类为了提高本课的付加价值，还需继续改进本来业务30%附带业务70%二、分析业务2-4、业务清单分析结果·全课人员的业务时间调查从上图中看出，“调整确认业务”所占比例高达53%。说明有大幅度减少工作时间的可能性。附加价值29%改善1%突发5%调整确认53%帮忙5%资料制作7%（小时/月.6人）1002116910850200400600800100012001400正常上班时间实际上班时间申请时间二、分析业务2-5、课员面谈计划时间6月8日姓名下午13:30上午9：00下午13:30上午9：00下午13:30下午15:30李伟一王自青李青山王成李苏萍鲁宝全6月9日6月10日计划实际二、分析业务06年改善对象时间133小时07年改善对象时间44小时46.220.318.015.09.15.018.144.04.513.641.616.312.013.616.52.083.80.020.040.060.080.0100.0120.0自动化取消中间环节整合类似、重复业务取消附加价值小业务简单化标准化多能化其他非改善对象时间07年改善对象时间06年改善对象时间二、分析业务取消中间环节简单化标准化自动化整合类似重复业务取消付价价值小的业务多能化其它●改善对象和投入时间（360小时／月：151件）2-6、改善方向性和对象业务量／６人3601002724020040060080010001200正常上班时间申请时间●业务清单统计结果1419件1085小时1085小时/月改善的方向性三.活动目标目標：申請時間12%削減----133時間/月.6人1084976951400500600700800900100011001200時間/月.6人申請時間本課目標会社目標10%12%目標達成期間：2006年12月末会社目標：申請時間10%削減四．改善計画大分类大分类业务中分类中分类业务小分类小分类业务（=具体工作：对什改善项目问题点.目标对策案.具体内容实施现状值时间预想效果时间检讨实施期限实施对策CDCDCD么（物）做什么（事））区分难度月计(H)月计(H)担当日期No.行动计划1治安保卫5治安巡视1对公司治安重点部位进行检查鲁2每月对消防重点部位也进行巡视，且巡视部位几乎一样，属重复业务将治安巡视与消防安全重点部位巡查合并一起实施C1.00.5鲁7月下7月在每月巡视时对治安重点部位和消防安全重点部位一起实施检查22消防管理10对公司消防重点部位、设施进行检查鲁2每月对治安重点部位进行检查，且部位几乎一样，属重复业务整合类似业务C1.00.5鲁7月下7月在每月巡视时对治安重点部位和消防安全重点部位一起实施检查15司机班管理5制作司机各项费用对比图鲁5将此项工作调整为课内其他人员制作C2.00.0鲁7月下7月1、司机班班长每月将费用明细表转交给课内李伟一；2、李伟一根据费用明细表制作对比图11保安员业务2对保安员日常工作进行监督指导鲁5每天都要对要对保安员工作情况进行直到和检查，在时间上有些浪费在无特殊情况下一周对保安工作记录进行检查C10.05.0鲁7月下7月1、发生异常情况下，要求保安员随时报告；2、无异常情况下，每周一次对报案各项工作记录进行确认；3、询问存在问题点和改善对策21车辆审批手续1办理车辆出外埠审批手续鲁6每次申报都要驱车将审批单据报到总公司进行审批，占用时间较长，有些浪费将审批单据交由北陶交换人员实施C1.51.0鲁7月下7月1、将填报好的单据交由课内交换担当人；2、课内交换担当人将单据交给北陶负责与总公司交换人员；26消防器材维护管理1编制消防器材保养计划鲁2C0.70.4鲁8月下7月262交由部长批准鲁2C0.20.1鲁8月下7月263与各课联络对过期器材进行集中鲁2C1.50.7鲁8月下7月264联系维修单位运输并对器材进行年检鲁2C0.60.3鲁8月下7月265检修完毕浆器材法制各课鲁2C1.50.7鲁8月下7月266更新消防器材台帐鲁2C0.40.2鲁8月下7月担当者目前每年分4次对消防器材进行保养，相关工作都要重复进行4次，在时间上造成浪费每年集中2次对消防器材进行保养1、年初制定出上半年和下半年消防器材维修保养计划；2、将计划交由部长批准；担当(对方)上中下上中下上中下上中下上中下上中下上期下期上期下期鲁鲁李伟一保安员课内人员及北陶交换人员鲁鲁鲁及各课防火员维修单位鲁及各课防火员鲁06/8月06/9月06/10月06/12月06/7月 '07年 '08年06/11月每个人都制作“改善实施计划书”并按计划实施前台收发传真业务1-1随时收到传真2-1收到要发送传真2-4已发出传真盖章1-2随时查看是否明确收件人1-4将传真送达每位收件人座位处。是否1、收传真1-3将传真进行按课分类2、发传真2-2对方是否自动收是否2-3听到声音按发送键即可1-3从发件地址判断收件人或课名。2-3通知发件人与对方联络好改善前改善后1-1随时收到传真1-14次/日收传真1-2随时查看是否明确收件人并进行分类1-24次/日查看是否明确收件人1-3将传真进行按课分类1-3将传真进行按课分类1-4将传真送达每位收件人座位处。1-4将传真按课区分类放到文件盒中，由收件人自己取走。2-1至2-4前台代发传真总务课制作“传真机使用说明书”并张贴在传真机上，由发件人自己发传真。所需时间(小时/月)转移简化01020304050制作人:李伟一制作日期:06.6.12简化简化、转移减少18小时/月改善前：50小时/月改善后：32小时/月改善前：总务课负责收发传真工作，将收到的传真发放给各课改善后：自行发传真，将收到的传真进行分类放在各课纸盒内，由各课人员自已取放传真件改善事例1：总务课前台收/发传真业务改善五、改善事例及改善实施情况五、改善事例及改善实施情况改善事例2：值班的改善管理部有人加班总务课专人值班负责点检花费约60小时/月自行点检业务管理部点检作业指导手顺①制作流程A-1照明A-2排风扇B第二接待室B-1照明C-1照明C-2窗户D-1照明D-2复印机D-3照明D-4空调D-5窗户E-1咖啡壶E-2加湿器E-3空调E-4照明E-5窗户F-1饮水机F-2电子白板F-3空调F-4照明F-5窗户G-1空调G-2照明G-3窗户H-1照明H-2南楼梯门H-3通车间门I-1空调I-2照明J金库外J-1装订机K-1空调K-2电子白板K-3饮水机K-4照明L-1照明L-2照明M资料室M-1照明N-1饮水机N-2照明N-3排风扇O-1照明O-2排风扇P-1照明P-2排风扇Q-1男更照明Q-2中央空调照明R-1报警器R-2锁门点检人签章保安将门锁闭请关闭咖啡壶开关，将电源插销拔掉请将金属钣把向左上角钣下，门即可锁闭请用钥匙锁闭请先确认空调是否关闭，再将电源插销拔掉请将窗户关闭后，把铝合金插销扣上，彻底关闭请将电源插销拔掉请先确认空调是否关闭，再将电源插销拔掉请将电源插销拔掉请将照明开关调至关闭状态A会议室通知保安设定报警器请将电源插销拔掉计算机房C会议室请将电源插销拔掉请将照明开关调至关闭状态请将电源插销拔掉将照明开关调至关闭状态请将照明开关调至关闭状态作业要点点检部位点检项目区分请将排风扇开关调至关闭状态将排风扇开关调至关闭状态请将窗户关闭后，把铝合金插销扣上，彻底关闭请将照明开关调至关闭状态请先确认空调是否关闭，再将电源插销拔掉将照明开关调至关闭状态请将排风扇开关调至关闭状态1F大厅水房2F女厕2F男厕男更衣室第一接待室将照明开关（总控开关）调至关闭状态将排风扇开关调至关闭状态将照明开关（总控开关）调至关闭状态将照明开关（总控开关）调至关闭状态请将窗户关闭后，把铝合金插销扣上，彻底关闭将照明开关调至关闭状态将照明开关调至关闭状态请先确认空调是否关闭，再将电源插销拔掉将照明开关调至关闭状态请将电源插销拔掉请先确认空调是否关闭，再将电源插销拔掉请将电源插销拔掉请先确认空调是否关闭，再将电源插销拔掉OF序号AC备注：周一至周五2F男更衣室内中央空调和3F安全确认由总务课专人负责请将窗户关闭后，把铝合金插销扣上，彻底关闭办公区D将照明开关调至关闭状态将照明开关调至关闭状态PR请将照明开关调至关闭状态请按照复印机关闭程序关闭复印机Q请将窗户关闭后，把铝合金插销扣上，彻底关闭总经理室E将照明开关调至关闭状态办公大厅南H将照明开关调至关闭状态B会议室NL服务台请将照明开关调至关闭状态请将照明开关调至关闭状态GIK第三接待室12345678910111213141516171819202122232425262728293031√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√鲁宝全李青山王振班鲁宝全王成李青山王成王振班鲁宝全年月作出点检手顺②制作分布图明确点检项目位置、点检手顺路线③目视化8月7日-12日加班32.532.51902468107日8日9日10日11日12日小时/日9月11日-16日加班111101024681011日12日13日14日15日16日*此改善由9月份开始实施（一）（二）（三）（四）（五）（六）（一）（二）（三）（四）（五）（六）业务革新、目视化管理小时/日节约60小时/月改善事例3：前台人员转接电话的改善7476940597520102030405060708~99~1010~1111