会议管理办法

-1-XX公司会议管理办法第一章总则第一条为规范XX公司（以下简称公司）会议管理，提高会议质量，降低会议成本，结合公司实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司组织召开或由公司承办的各类会议的管理。第三条综合管理部负责公司会议的统筹协调及本办法的执行监督。第二章会议分类第四条公司会议分为行政类会议、党群类会议、联席会议、上级或外单位在公司组织召开的会议以及公司在外召开的会议。第五条行政类会议指公司行政为实现其生产经营目标而组织召开的各类会议。主要包括：（一）综合性会议，如总经理办公会（或总经理办公扩大会）、年度（或半年）工作会、行政干部会等，由总经理决定召开，综合管理部负责组织。（二）专题性会议，指全公司性的技术、业务综合会，如经营活动分析会、技术分析会、质量工作会、安全工作会、评审会以及各类相关工作例会等，由主管公司领导决定召开，各业务归口管理部门负责组织。（三）部门及其班组会议，由各部门领导或班组决定召开并负责组织。（四）其它会议或培训活动由相关部门领导决定并负责组织。第六条党群系统类会议指公司党组织、工会组织、团组织等召集的会议。主要包括：（一）各类代表大会，如党员大会、工会会员代表大会（或职工代表大会）、团员大会等。会议由党群工作部按照《党章》、《工会章程》、《企业职工代表大会条例》、《团章》及其相关规定组织办理。-2-（二）各类委员会会议，如党委会（或党委扩大会）、纪委委员会、工会委员会、团委会（或团委扩大会）等。会议由党委书记（或副书记）、纪委书记（或副书记）、工会主席（或副主席）、团委书记（或副书记）主持召开，党群工作部负责组织。（三）党（团）支部书记会议、分工会主席会议，由党（团）委书记（或副书记）、工会主席主持召开，党群工作部负责组织。（四）各党（团）支部、分工会及其小组召开的会议，由支部书记、分工会主席或小组长决定召开并负责组织。第七条联席会议指公司党委、行政、工会、团委等联合召开的会议，如党政联席会、党政工联席会、党政工团联席会等，会议由党委书记主持召开，党群工作部负责组织。第八条上级或外单位在公司组织召开的各类会议中，院领导或集团公司在公司组织召开的会议，由综合管理部负责组织；院业务部门或外单位在公司组织召开的会议，由业务对口联系部门负责组织。第九条除综合性会议外，公司在外召开的会议，由业务部门负责组织；如涉及会议室、食宿安排、会议用品等事宜，可联系综合管理部协助承办。第三章会议安排第十条公司经常性的会议一律纳入例会制。各类例会原则上要按规定的例行时间、内容组织召开，遇特殊情况另行通知。（一）领导周例会：每周第一个工作日上午由综合管理部组织召开，总经理主持。参会人员主要包括高管层领导。会议主要内容：对上周工作进行总结；对本周工作进行计划和协调等。（二）月计划协调会：每月由综合管理部组织召开，归口管理部门分管领导主持。参会人员主要包括高管层领导、各部门第一负责人、综合管理部专职计划管理人员等。会议主要内容：对上月科研、生产、经营、管理等工作进行总结；对-3-下月公司重点工作进行布置；对部门月度工作进行考核、通报。（四）质量工作例会：每季度由技术质量部组织召开，分管质量工作的公司领导主持。参会人员为班组长以上人员。会议主要内容：传达学习上级质量工作相关文件及要求；对上季度质量工作进行综合分析、总结、通报考核结果；学习典型质量案例；对下季度质量工作进行布置与要求。（五）安全工作例会：每季度由技术质量部组织召开，分管安全工作的公司领导主持。参会人员主要包括班组长及以上领导、各大安全子系统管理责任人、各部门职业健康安全与环境管理体系内审员、专职安全管理人员等。会议主要内容：传达学习上级安全工作相关文件及要求；对上季度安全工作进行分析、总结、通报考核结果；对下季度安全工作进行布置与要求。（六）政工例会：每季度由党群工作部组织召开，党委书记（或副书记）主持。参会人员主要包括党支部书记、团委书记、团支部书记、分工会主席、女工主任、党群工作部全体人员等。会议主要内容：传达学习上级相关文件及要求；对上季度政工工作进行分析、总结；对下季度政工工作进行布置与要求。第十一条综合管理部接到各部门提交的临时会议或活动后，应根据会议或活动的时间、地点、内容、参加人员等进行统一平衡。第十二条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第四章会议准备第十三条会议通知遵照以下规定：（一）属于例会制度的会议，若无调整的，不再另行通知，由各部门直接通知参会人员准时参会。-4-（二）属下列情况之一者，按“谁提请，谁通知”的原则进行会议通知：1.未列入会议计划而临时提请的会议；2.需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等另作特别说明的会议；3.其它提请人认为应另行通知的情况。（三）除临时会议外，会议通知一般应提前1天进行，通知对象为参会人员、会务服务提供部门等。（四）涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，组织（或承办）部门还应编制详细的会议通知。第十四条会议的其它准备工作遵照以下规定：（一）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议题、议程、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案等）的准备工作。（二）会议组织部门应根据会议内容和重要程度等提前通知摄影及照相人员到会。（三）综合管理部应配合会议组织部门提前做好会务准备工作，如落实、布置会场，备好座牌、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。第五章会议组织第十五条会议组织遵照“谁提请，谁组织”的原则。第十六条会议主持人须遵守以下规定：（一）主持人应提前到达会场，检查会务落实情况。（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限确定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进。（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对-5-需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人员明确。第十七条参会人须遵守以下规定：（一）应准时到会，并根据有关会议的要求签到。若因故无法参会的，须向会议主持人请假。（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机关闭或调至振动、静音状态，原则上不允许接听电话，如须接听，应离开会场。（六）做好本人的会议记录。第十八条会议应紧扣主题，注意提高效率，控制会议时间。第十九条主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议组织（或承办）部门负责。第二十条会议期间的茶水服务由会议组织部门负责。第六章会议记录第二十一条公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录人由会议组织（或承办）部门指定。第二十二条会议记录员应遵守以下规定：（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（四）会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人审核签名。-6-（五）做好会议原始记录的日常归档、保管工作。（六）若有需要，会议记录人应向信息收集部门提供会议情况的简要报道。第二十三条下列情况下，应整理会议纪要：（一）公司各类临时行政会议；（二）需会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；（三）其它主持人要求整理会议纪要的会议。第二十四条会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报综合管理部一份存档备查。第二十五条会议原始记录的备档按以下规定：（一）本部门负责组织的公司各类会议的会议记录，由本部门兼职资料员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转综合管理部统一归档备查。（二）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理办法的有关规定执行。第七章会议跟进第二十六条会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则，会议主持人另有指定的除外。第二十七条总经理主持的会议会后跟进工作原则上由综合管理部负责落实；另有指定的，从其指定。第二十八条会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。第八章处罚第二十九条会议提请人或主办部门有权对违反本办法的行为提出处罚。第三十条会议违纪情况描述与考核。（一）迟到。凡参会人员在会议规定召开时间未到的，记为迟到。-7-（二）早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议过程中离开会场且于会议结束时一直未归的，计为早退。（三）缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。会议组织（或承办）部门应在会议结束后，填写《会议违纪情况登记表》（见附表），经部门领导确认、会议主持人核准后，报党群工作部对会议违纪人员进行扣罚。第三十一条处罚标准。（一）无正当理由迟到、早退每次处以50元的罚款。（二）无正当理由缺席每次处以100元的罚款。(三)在会议期间未按要求将手机关闭或静音者，手机响起处以20元的罚款。（四）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由通知人或传达人承担。第九章附则第三十二条本办法附件为“会议违纪情况登记表”。第三十三条本办法由综合管理部负责解释与修订。第三十四条本办法自发布之日起施行。-8-附表会议违纪情况登记表会议名称会议组织（承办）部门会议时间序号姓名违纪情况处罚金额（单位：元）签名迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□迟到□早退□缺席□编制人：会议组织（承办）部门领导：会议主持人：