企业参展企划

能力单元二：企业参展企划教学目的：掌握企业参展的原则和要求；掌握企划的步骤和内容；熟悉参展企划范本与相关表格；掌握制作企业参展企划文案的技巧；掌握企业在国内外参展工作的步骤、要求与程序；了解国外参展的注意事项。教学重点与难点：掌握企划的步骤和内容；掌握制作企业参展企划文案的技巧；掌握企业在国内外参展工作的步骤、要求与程序；掌握国内外参展的选择与费用；教学方法与手段讲授法、讨论法、小组活动法、案例法、模拟法、课堂展示第四堂企业参展企划的步骤和内容参加展览会不是简单地派几个人带着展品和样本去展馆展是企业的产品，而应该看作是一个涉及面很广的复杂工程项目，因而制定详细的参展计划就显得十分重要，一个好的参展计划是在一定的投入下取得最大参展效益的基础。参展计划应该包括在企业的年度工作计划中，统筹安排。参展计划一般包括：展出目标。确定参加展览会的目的或预期达到的目标。选择展会。根据展出目标确定要参加的一个或数个展览的重点项目。相关活动。确定在展会期间开展的各种活动。时限要求。按展览会的时间确定各项工作的起止时间。人员安排。指定参展项目的管理人员、工作人员以及各自的分工责任。资金计划。安排全年度用于展览会的资金使用计划。筹备工作。确定与所参加展览会配套的资料准备、展品制作、运输等其他工作。展出目标是企业根据自身发展的需要和市场环境，通过参加展览会预期达到的经营或销售目标，是为企业总体经营目标服务的。企业参加展览会的主要目的可以归纳为：产品和行业的市场调研、宣传企业的新产品和新技术、联系客户和销售网络、技术和业务交流、建立或增强企业商业形象、扩大贸易机会等几种，企业应按照总体经营目标根据不同的发展阶段和市场情况来确定展出目标。展出目标可以制定成一些量化指标，使展出目标具体化和便于操作。在年度参展计划的指导下，针对每一个要参加的展览会要制订出详细的参展方案。参展方案中除了年度计划中的相应内容以外，还应包括主题、标志、色彩、文字、照片、图片、展品、布局等针对展览会的具体要求，以及对指定的展位设计和施工公司提出的要求。展览工作筹划步骤展览工作基本上可以分为两大部分：一部分是筹备工作，包括对内组展、对外联络、展品运输、设计施工、宣传广告、行政后勤、财务费用等等。这一部分工作是“后台”性质的展览工作，是“搭台”，贯彻整个展览工作过程；另一部分是展台工作，包括接待观众、介绍公司、介绍产品、散发资料、记录情况、洽谈贸易、签订合同以及开展后续工作等等。这一部分工作是“前台”性质的展览工作，是“唱戏”，基本限于展览会展出期间。两部分工作有着密不可分的联系，对展出成功都很重要，都需要认真策划。但是两部分工作的性质却有所不同，筹备工作服务于展台工作，展览有关人员必须清楚这一关系，明白这种关系将有助于有目的地做好各项展览工作，提高展出效益。具体的展览工作筹划步骤如下：第一步按实际需要将工作分为几大类：设计施工，展品运输，宣传联络，行政后勤，展台工作后续第二步在各分类之下详细列明具体事项第三步弄清楚工作之间的关系，比如A工作要在B工作完成之后方能开始。第四步要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，保证整体工作协调、正常。展出工作内容明确人员及分工人是展览工作的第一要素，是展出成功与否的决定性因素。展览工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展览工作做好，才有可能使展了成功。展览人员包括筹备人员和展台人员。人员组成从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。此机构可以大到委员会，由高级领导人挂帅，比如参加世界博览会的组织委员会多由各参展国的政府领导人挂帅挂名，也可以小到小组甚至一个人。后一种情况比较普遍，通常称为项目小组或筹备小组。此机构必须有一个负责全面工作的人员，通常称为项目经理或协调人。人员分工确定人员后，确定人员分工，制定人员分工情况联络表。联络表内容包括人员姓名、职权、联系地址。联络表可以包括外部单位比如支持单位、接待单位、运输公司、运输代理、设计施工公司、道具公司、广告代理、花草公司、电信公司等。联络表分为筹备联络表和展台联络表，分别用于筹备和展出阶段。人员管理对展览有关人员进行有效地管理是展出成功的基本保证。展览人员管理其突出的特点是临时性。对大部分参加展览工作的人员而言，展览工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。筹备组、组出组也是临时组建的机构，也就是说工作是临时的、人际关系是临时的。这种临时性可能表现为当事人工作不全力以赴，同事之间、上下级之间关系松散，合作比在正常环境下可能难一些。把临时组织起来的展览人员管理好，从而将临时性的展览工作做好，需要比正常情况更下功夫。规定工作事项及顺序展览工作事项相当繁杂，工作中的衔接、交叉环节也很多。面面周到地安排展览工作有助于筹备和展出有条不紊、少疏忽、高效率。展览工作由项目经理，或由项目经理与上级领导，或由项目经理与项目组共同讨论制定；展览工作由项目经理监督实施并协调。为科学地筹划、开展展览工作，制定展览工作方案是必须的，目前对工作方案有几种表示方法：所有一切记在脑子里。这是一种原始的计划和工作方法凭经验和记忆办事。这种方法已不适应现代工作要求。列出主要工作事项和时间。这是一各初级的计划和工作方法工作仍主要靠经验，也不能适应现代工作要求。制作简单的工作日程表。这是一种中级的计划和工作方法，将所有事项分类排列，注明负责人，注明办理时间。这方法适应目前中国的管理水平。制作详细的工作日程图。比上一种方法又进了一步。用图示方法表明工作流程、关系，注明负责人，注明办理时间等有关管理因素。展览工作事项列明、列清后，再加上一些基本情况，就是一份展览工作方案。规定时间和期限时间安排也可以称作日程安排。展览筹备时间看起来可能富裕，但是实际很紧张。越拖延，展览筹备工作将越困难，而展出成功的可能性就越小。展览会上常见参展企业抱怨主办者。但是实际是参展企业本身造成的。这些公司往往把筹备工作放到不得不做时才做，导致效率和效益低下。如果筹备时间确实太大，那么只有把工作全部委托给施工公司，包括设计、制作、施工、布置等。施工公司也许会在最后一刻赶制完毕，但是质量可能要受一些影响，费用肯定要高潮少。展览许多工作看似不起眼但是筹办起来却很费时费力，因此要尽早安排。展览会日程具有不可更改性，因此展览工作日程和计划一定要严谨，执行也要认真。制定严格的工作日程将有助于提高本展览工作的效率。在展览会工作中，“按时”非常重要。展览环节多，如果一项工作未按时，一系列工作将受影响，严重的会出现混乱，甚至使展览失败。因此，做展览工作一定要严时，规定的截止期一定要遵守。不论展览会大小，参展企业都应把已定日期当作纪律来执行遵守。规定费用标准展览各项工作都需要费用。费用预算总额应在做展出决定就确定。在做出展出决定后，就应该尽快做展览的详细预算，与计划工作结合做。根据财力和工作需要安排预算，在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支做出必要的控制。没有预算，没有控制，就可能超支，甚至超支严重。费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用，提高展览工作的效率和效益。做展览费用工作，不仅要站在财务角度，精打细算，不浪费金钱；也要站在经营角度，用投资的观念有效地使用金钱，把它当作投资时，金钱才有活力，工作才具有挑战性，才能导致效果和高效益。费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等等许多技术要求和规定。展览费用应纳入参展企业的整体财务系统以及政府统计、税务等部门的标准，而各单位、各地方的差别很大，且不相容，这里只简单讲述展览预算、控制等管理方面的一些原理、方法知识、经验，为参展企业做费用工作提供帮助。展览费用一般分为直接费用和间接费用。直接费用是指为筹办展览直接开支的费用，各个展览项目之间会有比较大的差异。展览直接费用由展览项目有关人员负责管理，发球展览项目工作一部分。展览界一般将展览费用划分为四大类，并根据不同的特点、标准提出分配比例和备用比例：设计施工类费用，也有人称作展台费用。包括设计、施工、场地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电气设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电话电脑租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。这部分费用可能占总预算的35%~70%，一般需要约15%的备用。展品运输类费用。包括展品的制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、运输、装卸、仓储、保险等。这部分开支因距离远近、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，可能占总额预算的10%~20%。需要留有10%的备用额。宣传公司关类费用。这是一个范围很广的开支类别，包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等。这部分开支可能占总预算的10%~30%，由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20%。有些参展企业在宣传、广告、公关、编印资料等方面有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传等工作的一部分，在这种情况下这类开支项目也可以列为间接开支项目。行政后勤类费用，也有人称作人员费用。行政或人员开支是一个比较复杂的类别。展览间接开支大部分发生在这里。比如正式筹备人员和展台人员的工资是参展企业的经常性开支，不从展览预算中开支。但是，从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。有一种计算方式称为“人员——时间核算“，。”人员——时间核算“不仅是一种时间与预算和开支挂钩，要根据参展企业具体情况决定。行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、食宿、长期职工的补贴、人员培训、人员制服、临时雇员的工资等。这部分费用可能占总预算的10%~20%，备用额10%。在人员配备上，人员配备的质量决定着决定着参展企业在会展上的成败，企业配备人员的能力及其展示反映了企业在行业中的地位。物别是服务人员的身体语言、对话和知识是否具有亲和力对会展的成功是极为重要的，服务人员在发放资料时应尽量多与观众沟通交流达到互动的效果。展台的人员配备可以从以下方面来考虑：根据展览性质选派相关部门的人员：根据工作量的大小决定人员数量：注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、能动性等：加强现场培训，如专业知识、产品性能、产品性能、演示方法等。四、展览礼仪企划核心提示：单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特，展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。如：应变能力，动听的声音，流利的解说能力，服装模特的表现能力，丰富的礼仪常识等。什么是展览礼仪企划礼仪企划既是通过专业策划公司的精心策划，为参加展览会的公司提供最完美的参展活动设计方案。它包括硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等，使公司的优势最大限度地表现出来。公司参加展览会的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作，在客户心目中树立自己良好的品牌形象。但是要达到这些目的的前提条件必须是：先把尽可能多的人吸引过来。参展企业通常把这个光荣而艰巨的任务交给展览礼仪企划公司来做。五、如何掌握报名参展的时间国外的大部分展会均在头一年的展会结束后就会开始下一年的招展。对中国的展商而言，由于牵扯到境外付款、签证申请及展品国际运输等复杂环节，最好能在展会开幕前至少半年就进行报名，热门展会的报名更是越早越好。像参加国内展一样提前一两个月报名是不可行的，首先很多持因公护照申请签证的国内主管部门审批程序就需要近两个月。另外，展品通常需要在展会前两个月就要准备出运了，如果报名太晚，势必会带来很大风险或根本就无法出运展品。六、会展行业术语的掌握标摊：又名标准展位，是指国际上通称的3*3标准展位3*2展位，即9平米与6平米的展示空间。异型展位：是指非标准的展位空间。例如：两个或两个以上的标准展位，在不破环主体结构时，将中间的隔断使几个标准展位联在一起。成为一个不规则的展示空间。或者由于场地空间问题产出的非正方形与长方形的展示空间。光地售价：是指展览场地周边或内外未搭建标准展位而进行的土地短期使用权的一种租凭行为。特装：在光地面积内通过不同的材料、