科技档案电子文件归档管理办法(试行)

浙江东洲建设监理咨询有限公司文件浙东监办（2002）第4号★转发《浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）的通知》的通知公司部门、各项目监理部：经公司研究，现将《浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）的通知》转发给你们，请结合本部门、本监理部的实际情况，认真组织落实。科技档案电子文件的归档管理工作是一项十分重要的工作，随着现代科学技术迅速发展，科学管理水平日益提高，科技档案电子文件管理工作对施工监理也将发挥着积极的作用。为此，公司要求各部门、各项目监理部一定要按照通知要求，做好科技档案电子文件的归档工作。部门领导、各项目部总监（组长）为科技档案电子文件归档的第一负责人。凡是施工监理规划（细则）、监理工作报告、监理合同均要在将原稿归档的同时将存储电子文件的软盘一同交公司办公室归档。归档时，要填写《电子文件归档登记表》壹式参份（公司办公室、监理部、编写人各壹份）。附件：浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）二○○二年五月二十七日主题词：电子文件管理抄送：公司领导、总工浙江省水利水电勘测设计院科技档案电子文件归档管理办法（试行）1．总则1．1能被计算机识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序列称为电子文件。本办法涉及的电子文件是由计算机设备产生的图形文件、图像文件和文本文件等。1．2归档的电子文件与纸质文件在内容上保持一致，按照集中统一、确保安全、便于利用的原则，电子文件由技术质量信息处归口管理。1．3各部门电子文件的归档情况与纸质文件一样作为年终考核的依据。2．电子文件的归档范围出院产品：指我院在规划、勘测、设计、施工、科研、监理、咨询等活动中形成的最终成果，如各阶段规划、设计报告，专题报告和工程图纸等图形文件和文本文件。3．电子文件的备份、整理3．1备份3．1．1所有文件均以院专用文件（拟购入）服务器为临时存贮载体，在专用文件服务器上设“图纸备份”和“报告备份”目录，在该目录下为所有项目经理、工程负责人及其他有义务提供有保存价值电子文件的用户以其中文姓名建立人名目录，如姓名重名添加识别码1位。3．1．2思源科技发展公司为各用户人名目录设置密码保护，该人名目录对有权进入（有权获取密码）的用户开放所有权限，即可以进行复制、下载、修改、浏览、删除等操作，如同自己本机上的一个子目录。3．1．3各项目经理在以其名字为名的人名目录下再以各项目的中文全称（同该项目的纸质归档文件同名）建立工程项目工程子目录，否则，应以书面形式告知各份管理员（由思源科技发展公司指派）。3．1．4建立子目录后，项目经理即可把某项目所有报告和图纸COPY到该工程目录下。3．1．5思源科技发展公司根据项目经理的归档要求及时把所有内容分项目刻录光盘，经相关项目经理审核后，由备份管理员负责移交技术质量信息处存档保管，填写“电子文件登记表”（见附表1）。该登记表上档号应与纸质文件档号一致，由技术质量信息处提供。3．1．6技术质量信息处应确认项目经理签字后再接收档案。3．2整理3．2．1出院产品包括文字报告和图纸）一律按以上备份办法通过服务公司（文印部）传输给思源科技发展公司，由思源科技发展公司配合项目经理按工程项目、设计阶段、专业和归档范围所述类别整理刻录成光盘，移交技术质量信息处归档。3．2．2电子文件在积累过程中要及时登记，积累过程中的更改由项目经理告知思源科技发展公司，填写“电子文件更改登记表”（见附表2）。凡经改版的电子文件都应加版本号，原版为00版，第一次改版为01版，依郊次类推。4．归档程序1．1归档时间电子文件的图形文件和文本文件，在项目完成后1个月内完成归档。4．2归档要求4．2．1由思源科技发展公司配合项目经理填写电子文件登记表，移交技术质量信息处验收。4．2．2归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应注明。4．3归档电子文件的状态与数量4．3．1存档电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。4．3．2归档的电子文件一式两套（A、B），一套封存保管，一套供查阅使用。4．4归档检查和验收在归档交接时由交接双方进行归档检查，检查载体有无划伤、是否清洁、有无病毒及电子文件的完整性和有效性。2．电子文件的管理5．1管理要求5．1．1技术质量信息处要认真履行电子文件归口管理的职责，对电子文件定期检查，遵守保护环境的要求和管理制度。5．1．2技术质量信息处应及时对电子文件进行登记，同时建立机读目录。5．1．3存储电子文件的光盘应放在盒中存放。两套电子文件应分开保管。5．2保管环境5．2．1归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。5．2．2电子档案保存必须有符合存贮介质的环境、温度湿度等控制条件。5．3检测与维护思源科技发展公司应定期对电子文件进行有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时修复和拷贝。如软、硬平台发生改变则应及时转换。5．4利用5．4．1存档光盘不外借，只能以拷贝的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制和拷贝、修改或转让送人。5．4．2电子文件可在拟引进的档案管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子文件，如查阅超越权限的电子文件需经所在部门领导批准，若复制需经分管院领导批准，并填写“电子文件检阅复制登记表”（见附表3）。5．4．3技术质量信息处档案人员应遵守有关技术保密规定，确保电子文件的秘密与安全。5．5统计应及时地安年度对电子文件归档、利用、更改、管理、保护情况进行统计，并纳入档案统计项目。5．6销毁按电子文件保密期限的规定，经分管院领导批准后方可销毁。需要销毁的电子文件应在光盘和系统中彻底清除。6．本办法自2002年1月起试行。填写写说明表1电子文件登记表光盘编号：用项目档案号加版本号表示项目名称：课题、项目（产品）等名称档号：应与纸质文件档号一致归档部门：思源科技发展公司归档日期：向技术质量信息处移交归档的日期电子文件内容：简述光盘内包含的各文件名称、图纸编号与张数项目经理：由项目经理签字确认软硬件环境：指软硬件的技术状态使用权限：若有保护要求密级：电子文件的密级或使用权限保管期期限：光盘内存储的电子文件的保存时间表2电子文件更改记录表序号：更改顺序号电子文件名及原版号：更改后版号：更改日期：更改电子文件的日期更改者：项目经理附表1电子文件登记表光盘编号：项目名称及档号电子文件内容项目经理归档部门归档人及归档时间软硬件环境使用权限密级保管期限档案接收人备注附表2电子文件更改记录表序号项目档号电子文件名及原版式号更改后版号更改日期更改者所用软件附表3电子文件查阅复制登记表项目名称及档号项目阶段查阅□部门领导意见复制□分管院领导意见查阅复制理由及内容：查阅复制人：年月日